Geschäftsführung und Management

Jedes Unternehmen kennt das: Die Regale quellen über vor lauter Aktenordnern, die aufbewahrt werden müssen. Aber wie lange müssen Geschäftsunterlagen im Unternehmen bleiben? Und was gilt für digitale Dokumente? Wir geben einen Überblick.

Aufbewahrungspflichten und -fristen nach HGB und AO 

Unternehmen, die von einem papierlosen Büro träumen, müssen nicht nur sicherstellen, dass die technischen Voraussetzungen gegeben sind, sie müssen auch die rechtlichen Aspekte beachten. 

Für die Geschäftspraxis sind in erster Linie die Aufbewahrungsfristen nach dem

relevant. Die Vorschriften stimmen zwar in weiten Teilen überein, in der Praxis müssen Unternehmen allerdings in erster Linie die steuerrechtlichen Anforderungen beachten – konkret § 147 Abgabenordnung (AO). 

Für wen gelten die Aufbewahrungspflichten? 

Die Aufbewahrungsfristen gelten für alle Unternehmen und Organisationen, die nach Steuer- bzw. Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind. 

Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO 

§ 147 AO regelt grundsätzlich, dass sämtliche Bücher und Aufzeichnungen, welche zur Besteuerung wichtig sind, aufbewahrt werden müssen. 

Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre 

Für folgende Geschäftsunterlagen gilt nach dem Steuerrecht eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren: 

  • Bücher und Aufzeichnungen 
  • Inventare
  • Jahresabschlüsse 
  • Lageberichte
  • Eröffnungsbilanzen 
  • Unterlagen, die zum Verständnis der genannten Unterlagen erforderlich sind (Arbeitsanweisungen, Organisationsunterlagen)
  • Buchungsbelege
  • ATLAS-Unterlagen, wenn die Zollbehörde auf eine Vorlage verzichtet hat oder diese nach Vorlage zurückgegeben wurden

Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre  

Für bestimmte Geschäftsunterlagen gilt eine sechsjährige Aufbewahrungspflicht. Dazu gehören Unterlagen wie 

  • empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sowie Kopien der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe und 
  • andere Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung relevant sind. 

Hinweis: Die AO verweist in § 140 darauf, dass sich die steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten nicht nur aus den Vorschriften der AO ergeben, sondern auch aus „anderen Gesetzen“, solange diese für die Besteuerung relevant sind. In erster Linie ist hier das Umsatzsteuergesetz (UStG) zu beachten. Außerdem gibt es eine Vielzahl an Gesetzen und Verordnungen für bestimmte Berufe oder Tätigkeiten. 

So muss z. B. im Personal- und Lohn- bzw. Gehaltswesen zusätzlich das Sozialrecht berücksichtigt werden. Welche Aufbewahrungspflichten in diesem Geschäftsbereich einzuhalten sind, ist im Handbuch „Das GmbH-Recht“ ausführlich dargestellt.  

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Beginn der Aufbewahrungsfrist und Aufbewahrungsort 

Die Aufbewahrungsfristen beginnen stets mit dem Schluss jenes Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung vorgenommen wurde. Beim Inventar ist also der Schluss des Kalenderjahres, in dem es aufgestellt wurde oder eine Änderung stattgefunden hat, maßgeblich. Beim Jahresabschluss und Lagebericht zählt das Ende des Jahres, in dem das Dokument erstellt wurde. 

Bei der Frage nach dem Ort der Aufbewahrung machen Handels- und Steuerrecht unterschiedliche Vorgaben: 

  • AO: Die aufbewahrungspflichtigen Dokumente müssen in Deutschland gelagert werden. 
  • HGB: Hier finden sich keine Angaben zum konkreten Aufbewahrungsort. Die Unterlagen müssen lediglich auf Anfrage in einem angemessenen Zeitrahmen vorgelegt werden können. 

Aufbewahrungspflichten für digitale Dokumente 

Grundsätzlich dürfen jene Dokumente, für die eine Aufbewahrungspflicht besteht, auch digital archiviert werden. Beachten müssen Unternehmen, dass steuerrechtlich relevante Dokumente, die bereits in digitaler Form an die Finanzbehörde übermittelt wurden, auch digital aufzubewahren sind. Es ist also nicht zulässig, einen elektronischen Kontoauszug ausgedruckt zu archivieren und das digitale Dokument zu löschen. 

Für die Aufbewahrung in digitaler Form müssen Unternehmen neben den genannten gesetzlichen Regelungen eine Vielzahl von BMF-Schreiben berücksichtigen. Die wichtigsten sind: 

  • BMF-Schreiben vom 16.07.2001 (IV D 2 – S 0316 – 136/01): „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“
  • BMF-Schreiben vom 14.11.2014 (IV A 4 – S 0316/13/10003): „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“

Die GoBD lösen die GDPdU und die Vorgängerregelung GoBS in ihrer Funktion ab und regeln die Aufbewahrungsfristen sämtlicher handels- und steuerrechtlich relevanter Daten. 

Für die Geschäftspraxis ergibt sich aus diesen Schreiben, dass Daten und Dokumente, die digital abgelegt worden sind, 

  • im Laufe der gesamten Aufbewahrungszeit jederzeit abrufbar sowie
  • unveränderbar, nachvollziehbar, vollständig und richtig verfügbar sowie maschinell auswertbar sein müssen. 

Ein im Unternehmen eingesetztes Dokumenten-Management-System muss mindestens diesen Anforderungen genügen (Stichwort „Revisionssicherheit“). 

Hinweis: Für digital archivierte Dokumente gelten dieselben Aufbewahrungsfristen von zehn oder sechs Jahren wie für Unterlagen in Papierform.

Sind digitale Aufzeichnungen beweiskräftig genug?  

Dürfen Unterlagen, die digital erfasst wurden, also vernichtet werden? Und reicht die digitale Aufzeichnung im Zweifel aus, um in einem Rechtsstreit beweiskräftig zu sein? 

  • Bei einfachen elektronischen Dokumenten, die in einem Zivilprozess vorgelegt werden, liegt es im Ermessensspielraum des Richters, ob das Dokument als Beweis zugelassen wird.
  • Ist das Dokument mit einer digitalen Signatur versehen und ist somit nachvollziehbar, wer das Dokument, wann und auf welche Weise gespeichert hat, kann dem mehr Beweiskraft beigemessen werden. Eine Garantie, dass der Richter das genauso sieht, gibt es aber nicht. Vom Gesetz her hat eine elektronische Signatur nicht die gleiche Beweiskraft wie eine Urkunde.  

Hinweis: Unternehmen sollten auch deshalb mit der Vernichtung der eingescannten Unterlagen warten, weil Originale erst nach einer Datensicherung vernichtet werden dürfen. Zu berücksichtigen sind dabei die §§ 239 Abs. 4 bzw. 257 Abs. 3 HGB sowie § 147 Abs. 2 AO. Bei bestimmten Urkunden wie Versicherungsscheinen oder Hypothekenbestellungsurkunden führt allerdings kein Weg daran vorbei: Sie müssen im Original aufbewahrt werden. 

In jedem Fall sollten Unternehmen beim Scannen der Dokumente die Anforderungen der Technischen Richtlinie „BSI TR-03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN)“ einhalten, die das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) im März 2017 veröffentlicht hat. 

Allgemeine Aufbewahrungsfristen

Der Logistikdienstleister Rhenus Logistics hat eine übersichtliche Tabelle erstellt, in der die allgemeinen Dokumentenaufbewahrungsfristen dargestellt sind. 

Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre 

Dokument   Jahre  Dokument  Jahre 
Abrechnungsunterlagen  10 Konzernabschluss / Konzernlagebericht  10
Änderungsnachweis der EDV-Buchführung  10 Kostenpläne / -planänderungen  10
Anlagevermögensbücher und -karteien  10 Krankmeldungen  10
Anlieferungsscheine  10 Kreditunterlagen  10
Arbeitsanweisungen  10 Lieferscheine / Leistungsnachweise  10
Aufträge / Auftragsannahme  10 Lohnbelege / Lohnscheine  10
Ausfuhrunterlagen  10 Lohnlisten  10
Ausgangsrechnungen  10 Magnetbänder mit Buchfunktion  10
Außendienstabrechnungen 10 Mahnbescheide  10
Bankbelege  10 Mietunterlagen  10
Bankbürgschaften  10 Nachnahmebelege  10
Begleitscheine  10 Nebenbücher  10
Beitragsabrechnung  10 Organisationsunterlagen / EDV-Buchführung  10
Belege mit Buchfunktion  10 Pachtunterlagen  10
Bestandsaufnahmen und -meldungen  10 Personalakten  10
Betriebsabrechnungsbögen  10 Prozessakten  10
Betriebskostenabrechnung  10 Prüfungsberichte  10
Betriebsprüfungsberichte  10 Quittungen  10
Betriebstagebuch  10 Rechnungen  10
Bewertungsunterlagen  10 Reisekostenabrechnungen  10
Bewirtungsunterlagen  10 Sachkonten  10
Bilanzen (Jahresbilanzen)  10 Saldenbilanzen  10
Bilanzunterlagen  10 Scheck- und Wechselunterlagen  10
Buchungsanweisungen / Buchungsbelege  10 Speicherbelegungsplan / EDV-Buchführung  10
Darlehensunterlagen  10 Spendenbescheinigungen  10
Dauerauftragsunterlagen  10 Steuerunterlagen  10
Debitorenlisten  10 Stundennachweise  10
Handelsregisterauszüge  10 Tagesberichte  10
Hauptabschlussübersicht (an Bilanz-Stelle)  10 Überstundenlisten  10
Inventare  10 Urlaubsanträge  10
Investitionszulage  10 Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)  10
Jahresabschlüsse  10 Verkaufsbücher  10
Jahresabschlusserläuterungen  10 Vermögensverzeichnis  10
Journale  10 Vermögenswirksame Leistung (Unterlagen)  10
Kalkulationsunterlagen  10 Versicherungspolicen  10
Kassenberichte  10 Verträge  10
Kassenbücher, -blätter, -belege  10 Wareneingang- und Zahlungsausgangsbücher  10
Kassenzettel  10 Zahlungsanweisungen  10
Kontenpläne  10 Zwischenbilanz  10
Kontoauszüge  10    

Quelle (Tabelle): Rhenus Logistics

Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre 

Dokument  Jahre  Dokument  Jahre 

Abtretungserklärungen

6 Preislisten 6

Akkreditive

6 Protokolle 6

Aktenvermerke

6

Prüfbücher / Wartungsbücher Kfz

6

Angebote

6 Reklamationen 6

Einfuhrunterlagen

6

Schulungs- und Ausbildungsnachweise

6

Exportunterlagen

6 Statistiken  6

Frachtbriefe

6 Unfallanzeige / Unfallprotokoll 6

Geschäftsbriefe

6

Versand- und Frachtunterlagen 

6
Gutachtliche Stellungnahmen 6 Zollbelege 6
Handelsbriefe 6    

Quelle (Tabelle): Rhenus Logistics

(juse)

Quelle: „Das GmbH-Recht“ 

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