Geschäftsführung und Management

Weihnachtsfeier im Betrieb: So wird die Firmenfeier nicht zur Steuerfalle

© Janina Dierks - Fotolia.com

Viele Unternehmen stecken mittendrin in den Vorbereitungen für die betriebliche Weihnachtsfeier. Dabei müssen sie folgende Regelungen beachten, damit die Firmenfeier am Ende nicht zur Steuerfalle für die Mitarbeiter wird.

Weihnachtsfeier darf Freibetrag von 110 Euro nicht übersteigen 

Eine Weihnachtsfeier sorgt für gutes Betriebsklima und stärkt den Zusammenhalt innerhalb der Belegschaft. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer profitieren davon. Allerdings müssen sich die Planer bei der Ausgestaltung der Firmenfeier zügeln. Denn fallen die Kosten für die Weihnachtsfeier zu üppig aus, fordert das Finanzamt von den Beschäftigten Steuern ein. 

Damit die Feier also lohnsteuerfrei bleibt, muss der Arbeitgeber so planen, dass nicht mehr als 110 Euro (inkl. Umsatzsteuer) pro Mitarbeiter und pro Veranstaltung anfallen. Dieser Freibetrag gilt als "übliche Zuwendung" für alle üblichen Betriebsveranstaltungen. Darüber hinausgehende Aufwendungen des Arbeitgebers stellen einen lohnsteuerpflichtigen geldwerten Vorteil für die Arbeitnehmer dar, der von diesen besteuert werden muss. 

Weihnachtsfeier gilt als "übliche" Betriebsveranstaltung 

Als "übliche" Betriebsveranstaltung gelten insbesondere Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern oder Jubiläumsfeiern, an denen alle Betriebsangehörigen teilnehmen können. Ob eine Betriebsfeier als üblich angesehen wird, kommt darauf an, wie häufig diese durchgeführt wird und wie sich die besondere Ausgestaltung der Firmenfeier darstellt. In Bezug auf die Häufigkeit geht die Finanzverwaltung von zwei Veranstaltungen pro Kalenderjahr aus. 

Zu den Zuwendungen, die das Finanzamt als "üblich" einstuft und die in den Freibetrag in Höhe von 110 Euro fallen, gehören z. B.: 

  • Speisen, Getränke und Süßigkeiten 
  • Übernachtungs- und Fahrtkosten 
  • Eintrittsgelder
  • Zuwendungen an Begleitpersonen 
  • Ausgaben für äußeren Rahmen wie Räume, Beleuchtung, Eventmanager etc. 
  • Kosten für anwesende Sanitäter
  • Sachgeschenke bis zu einem Wert von 60 Euro inkl. Umsatzsteuer (Aufmerksamkeitsgrenze) 

Natürlich wird keine Liste darüber geführt, wie viel genau der einzelne Mitarbeiter und seine Begleitperson essen und trinken. Vielmehr werden die Aufwendungen zu gleichen Teilen auf alle bei der Weihnachtsfeier anwesenden Personen aufgeteilt. 

Rechnerische Selbstkosten des Arbeitgebers wie die anteiligen Kosten für die Buchhaltung oder Ausgaben für Wasser- und Energieverbrauch gelten nicht als "übliche" Zuwendungen

Praxishinweis: Um die Anzahl der Teilnehmer auch noch für eine spätere Lohnsteuer-Außenprüfung nachweisen zu können, ist es empfehlenswert, Teilnehmerlisten zu erstellen und diese als Beleg zum Lohnkonto zu nehmen. 

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Wenn die Weihnachtsfeier mehr kostet als 110 Euro pro Kopf 

Sollten die Aufwendungen für die Weihnachtsfeier doch einmal die 110 Euro pro Beschäftigten übersteigen, kann der Arbeitgeber die Versteuerung des geldwerten Vorteils beim Arbeitnehmer vermeiden, indem er die anfallende Lohnsteuer pauschal mit 25% übernimmt (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG). 

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Quelle: "Das aktuelle Reisekosten- und Bewirtungsrecht"

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