Personal und Arbeitsrecht

In den meisten Unternehmen stehen um diese Jahreszeit die Jahresgespräche, also die jährlichen Mitarbeitergespräche, an. Es werden die Ergebnisse von Zielvereinbarungen des vorherigen Jahres besprochen und neue Zielvereinbarungen festgelegt. Damit das Mitarbeitergespräch zielorientiert verläuft, müssen sich Personalverantwortliche und Führungskräfte gründlich auf dieses vorbereiten und typische Bewertungsfehler vermeiden.

Zweck von Mitarbeitergesprächen: Alibigespräche sind Zeitverschwendung 

Personalverantwortliche und Führungskräfte, die verstanden haben, wie ein gutes Mitarbeitergespräch zu führen ist, fördern mit dem Gespräch die Kommunikation und das Verständnis zwischen Mitarbeiter und Vorgesetztem. Da sich so die Motivation des Mitarbeiters steigern lässt, sollten sich Vorgesetzte nicht nur auf ein Gespräch pro Jahr konzentrieren. Es gilt: Um überhaupt ein fruchtbares Jahresgespräch führen zu können, sind regelmäßige Feedbackgespräche erforderlich. 

Denn wenn die Führungsperson sich nicht der Tatsache bewusst ist, dass Mitarbeiter aufgrund der Machtverteilung gehemmt sind oder gehemmt sein können, Probleme und Ängste offen anzusprechen (sog. asymmetrische Beziehung zwischen Mitarbeiter und Vorgesetztem), wird das Gespräch zur reinen Zeitverschwendung für beide Parteien. 

Vielmehr sollte der Vorgesetzte versuchen, zwischen den Zeilen zu hören und – ganz wichtig – sich auf das Mitarbeitergespräch gründlich vorbereiten. 

Mitarbeitergespräch: die Rahmenbedingungen  

Das Mitarbeitergespräch muss grundsätzlich während der vereinbarten Arbeitszeit stattfinden, denn die Aufforderung zur Teilnahme ist eine arbeitsrechtliche Weisung des Arbeitgebers (§106 GewO). Bei außerordentlichen Zuständen (z. B. wenn Mitarbeiter nur in Nachtschicht arbeiten) kann das Gespräch ausnahmsweise auch außerhalb der Arbeitszeit geführt werden. Das Gespräch muss jedoch als Überstunde angerechnet werden. 

Findet das Gespräch nicht am Arbeitsort des Mitarbeiters statt, muss der Arbeitgeber seine Reisekosten übernehmen und die Anreisezeit als Arbeitszeit vergüten. 

Hinweis: Zeit, Ort und Anlass des Gesprächs sollten dem Mitarbeiter rechtzeitig mitgeteilt werden, sodass er sich ebenfalls darauf vorbereiten kann. 

Leitfaden zum Aufbau eines Mitarbeitergesprächs 

Das Mitarbeitergespräch sollte eine feste Struktur haben. So kann der Personalverantwortliche den Beschäftigten durch verschiedene Gesprächsteile führen. Dabei sollte auch genügend Zeit eingeplant werden, in der nur der Mitarbeiter spricht. Werden Themen angesprochen, die vertieft diskutiert werden müssen, bietet es sich an, dafür einen separaten Termin zu vereinbaren.

An folgenden Stichpunkten können sich Personalverantwortliche bei der Ausgestaltung eines Mitarbeitergesprächs orientieren:

  • Gesprächsziel klären
  • Einladung /Informationen an den Beschäftigten
  • Geeigneten Ort festlegen (geschützter Raum, am Besprechungstisch)
  • Dauer des Gesprächs festlegen (Zeit für Anliegen der Beschäftigten einplanen)
  • Analyse, Feedback, Anregungen, Kritik
  • Leistung (Rückblick, Blick in die Zukunft)
  • Sozialverhalten, Soft Skills
  • Planung, Zielvereinbarung
  • Perspektive, Entwicklung
  • Motivieren
  • Kontrolle

Der Vorgesetzte sollte das Gespräch sachlich dokumentieren. Am Ende kann gemeinsam mit dem Beschäftigten ein Fazit gezogen werden. So wird sichergestellt, dass die Parteien nicht aneinander vorbeigeredet haben.  

Wichtig: Der Betriebsrat hat ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung und Ausgestaltung von Mitarbeitergesprächen, solange das Ordnungsverhalten des Mitarbeiters im Mittelpunkt steht. Geht es um Maßnahmen, die das Arbeitsverhalten betreffen, ist der Betriebsrat mitbestimmungsfrei. 

Das Jahresgespräch ist eine Art des Mitarbeitergesprächs

Das Jahresgespräch hat zum Ziel, einen Austausch zwischen dem Beschäftigten und dem Vorgesetzten zu ermöglichen, und sollte nicht nur dazu genutzt werden, den Mitarbeiter zu kritisieren. Es ist auch nicht sinnvoll, diesen Rahmen dafür zu vergeuden, über nicht erreichte Zielvereinbarungen zu diskutieren. Darunter leiden lediglich die Motivation des Mitarbeiters und die Beziehung zwischen dem Vorgesetzten und dem Beschäftigten. Um die Zeit effektiv zu nutzen, ist es beim Jahresgespräch umso wichtiger, vorher die Ziele des Gesprächs ganz konkret zu definieren

Beurteilungsfehler im Mitarbeitergespräch vermeiden

In einem Mitarbeitergespräch spielt die Beurteilung des Mitarbeiters und seiner Leistung oft eine wichtige Rolle. Und weil der Vorgesetzte auch nur ein Mensch ist, können ihm schnell Beurteilungsfehler unterlaufen, wie: 

  • Projektionsfehler – Es besteht die Gefahr, dass Beurteiler ihre eigenen Interessen und Fähigkeiten auf ihre Mitarbeiter projizieren, was dazu führen kann, dass die Mitarbeiter, die ihm ähnlich erscheinen, besser bewertet werden. 
  • Halo Effekt – Hierbei begeht der Vorgesetzte den Fehler, einen Mitarbeiter aufgrund eines einzelnen Merkmals positiv oder negativ zu beurteilen und so Rückschlüsse auf die Gesamtbeurteilung des Mitarbeiters zu ziehen. 
  • Tendenz zur Mitte – Beurteiler, die vom Charakter her eher unentschlossen sind, neigen auch im Mitarbeitergespräch dazu, durchschnittlich zu bewerten, um sich nicht entscheiden zu müssen. Gute Mitarbeiter werden so abgewertet und verlieren auf Dauer ihre Motivation. 

Welche Beurteilungsfehler Vorgesetzte noch vermeiden sollten, welche Arten von Mitarbeitergesprächen es gibt und ob der Beschäftigte der Einladung zu einem Mitarbeitergespräch überhaupt folgen muss, erfahren Personalverantwortliche und Führungskräfte im „Themenbrief Arbeitsrecht“ (Februar-Ausgabe). Als Abonnent erhalten Sie monatlich Expertenwissen zu jeweils einem arbeitsrechtlichen Thema, das unter Berücksichtigung der Rechtslage, aktuellen Fallbeispielen sowie neuesten Urteilen kompakt aufbereitet wird. 

Quelle: „Themenbrief Arbeitsrecht“ (Februar-Ausgabe)

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