Zoll, Export und Internationales

Prozessoptimierung: So verbessern Sie die Zollprozesse in Ihrem Unternehmen

© vege - Fotolia.com

Um eine reibungslose und rechtlich fehlerfreie Abwicklung von Außenhandelsgeschäften garantieren zu können, müssen die Zollprozesse innerhalb eines Unternehmens funktionieren. Kann dies nicht mit Sicherheit gewährleistet werden, sollte eine Prozessoptimierung in die Wege geleitet werden.

Hierzu sind drei Schritte notwendig: Die IST-Analyse, die Prozessoptimierung und die Nutzwertanalyse.  

1. Schritt der Prozessoptimierung: IST-Analyse  

Mithilfe einer Analyse und Bewertung des IST- Zustands wird untersucht, ob die bestehenden Prozesse noch den rechtlichen sowie betrieblichen Anforderungen entsprechen. Dabei sollten die betroffenen Unternehmensbereiche mitwirken. 

Zuerst werden die internen Prozesse analysiert, um anhand dessen solche Unternehmensbereiche zu definieren, die von Zollfragen und außenwirtschaftlichen Risiken betroffen sind. Bei international aufgestellten Unternehmen sind das in der Regel die Bereiche Einkauf, Produktion, Entwicklung, Vertrieb und Logistik.

Die IST-Analyse ermöglicht es, gezielt Informationen zu zollrelevanten Prozessen zu sammeln und zu strukturieren, um vorhandene Stärken und Schwachstellen zu definieren. 

2. Schritt: Prozessoptimierung 

Im Wesentlichen konzentriert sich die Prozessoptimierung auf die Fixierung von Kernprozessen und die Festlegung von Verantwortlichkeiten. Je nach Unternehmen können sich folgende Maßnahmen ergeben:

  • Umstellung und Ergänzung bestehender Bewilligungen
  • Beantragung von Verfahrensvereinfachungen
  • Überprüfung der bestehenden Logistikkette
  • Out- und Insourcing
  • Zentralisierung der Zollabwicklung
  • Erstellen einer Prozessdokumentation
  • Erstellen von internen Organisationsanweisungen
  • Gezielte fachliche Fortbildungsmaßnahmen
  • Verantwortungsbereiche klarer definieren 
  • Verantwortungsbereiche schaffen

     

Die Schulungsvideos der „Schulungs-DVD: Zollabwicklung“ vereinfachen die interne Aus- und Weiterbildung in der Zollabwicklung enorm. Jetzt bestellen!

3. Schritt der Prozessoptimierung: Nutzwertanalyse  

Die Nutzwertanalyse ist ein Bewertungsverfahren, mit dem untersucht wird, ob Zolltätigkeiten innerbetrieblich abgewickelt oder an einen Dienstleister übertragen werden sollen. Dies hängt ab vom Außenhandelsvolumen, von der fachlichen Qualifikation der Mitarbeiter, von der Inanspruchnahme von Zollvereinfachungen und vom Arbeits- und Abgabeneinsparungspotenzial.  

Bei der Nutzwertanalyse werden folgende Aspekte beleuchtet und im Vergleich betrachtet: 

  • Betriebswirtschaftliche Aspekte, also die internen und externen Dienstleistungskosten
  • Abgabenbezogene Aspekte wie Qualität der Abfertigung und Beurteilung außerwirtschaftsrechtlicher Risiken
  • Verfügbarkeit der Waren in Abhängigkeit von der Art der Zollabwicklung und der Nutzen von Regel- oder vereinfachten Verfahren
  • Dokumentenmanagement in Bezug auf die gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften und Vorlage bei Betriebs- oder Zollprüfungen

Ob die anfallenden Zolltätigkeiten reibungslos ablaufen, hängt auch von der Fachkunde der zuständigen Mitarbeiter ab. Da es jedoch schwierig ist, qualifizierte Fachkräfte für diesen Bereich zu finden, müssen viele Unternehmen ihre Mitarbeiter selbst weiterbilden. Dies ist nicht nur mit Kosten, sondern auch mit einer aufwendigen Vorbereitungszeit verbunden. Die „Schulungs-DVD: Zollabwicklung“ schafft hier Abhilfe: Sie unterstützt die interne Weiterbildung wirkungsvoll in Form vom Filmsequenzen, PowerPoint®-Präsentationen sowie leicht verständlichen Mitarbeiter-Merkblättern. 

Quelle: „Schulungs-DVD: Zollabwicklung“

Kommentar schreiben
Captcha

Bitte geben Sie die Zahlenfolge in das nachfolgende Textfeld ein

Die mit einem * markierten Felder sind Pflichtfelder.
Mehr zum Thema Zoll, Export und Internationales: