Zoll, Export und Internationales

Der Arbeitsmarkt für Fachkräfte im Bereich Zoll- und Außenwirtschaft ist quasi „leergefegt“, gleichzeitig werden die Anforderungen an die Zollabteilung immer anspruchsvoller. Für viele Unternehmen ist das Grund genug, ihre Zollabwicklung an einen Zolldienstleister auszulagern. Doch was ist bei der Suche nach einem geeigneten Dienstleister zu beachten?

Kosten für Zolldienstleister: Speditionen sind billiger als Zollagenturen 

Die meisten Unternehmen haben eine gewisse Vorstellung davon, was sie von einem Zolldienstleister erwarten: Neben der verlässlichen Durchführung der Zollabwicklung, sind es oft die Kosten, die eine entscheidende Rolle bei der Auswahl spielen. Unternehmen haben dabei die Wahl zwischen Speditionen, Zollagenturen und Serviceunternehmen, die sich im Preis unterscheiden:

Speditionen bieten meist günstigere Konditionen an, weil sie die Möglichkeit haben, eine Mischkalkulation mit den ggf. vorhandenen Frachten, die für das Unternehmen gefahren werden, aufmachen zu können. 

Für Zollagenturen und Serviceunternehmen muss das Unternehmen mehr ausgeben, dafür bekommen sie meist auch mehr: Zollagenturen sind oft spezialisierter und bringen viel Fachkompetenz mit. Dadurch können Sie nicht nur Prozesse abwickeln, sondern stehen auch beratend zur Seite stehen.   

Wann ist eine Auslagerung der Zollabwicklung an einen Zolldienstleister sinnvoll?

Letztlich sollte die Entscheidung für die Auslagerung aber von der Frage abhängen, ob es sich bei der Zollabwicklung um einen Kernprozess des Unternehmens handelt. Macht die Zollabwicklung 95% des Kerngeschäfts aus, hat die Auslagerung wenig Sinn. Es gilt daher: Je geringer der Anteil an der täglichen Arbeit, desto sinnvoller kann die Auslagerung sein

Die Suche nach einem geeigneten Zolldienstleister erfolgt in einschlägigen Verzeichnissen sowie über das Internet. Wichtig ist, dass das Unternehmen vorab die eigenen Prozesse analysiert und entscheidet, welche Tätigkeiten genau ausgelagert werden. Sollen nur Zollpapiere erstellt oder ganze Prozesse permanent überwacht werden? Für das Gelingen der Auslagerung ist das ein entscheidender Schritt. 

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Kriterien für die Suche nach dem richtigen Zolldienstleister 

Danach geht es an die Kriterien, die der Zolldienstleister erfüllen muss. Neben dem persönlichen Eindruck – in erster Linie muss das Unternehmen dem Dienstleister vertrauen können – sind folgende Faktoren wichtig: 

  • Größe und Standort: Verfügt der Zolldienstleister über ausreichend Personal und kann er die Leistung an allen für das Unternehmen relevanten Standorten anbieten?
  • Finanzsituation: Kann der Dienstleister eine finanzielle Stabilität anbieten, um notfalls auch mal in Vorkasse gehen zu können? Hat er einen ausgewogenen Kundenstamm oder hängt er nur von einem Großkunden ab? 
  • Marktdurchdringung: Kann der Dienstleister auf eine solide Erfahrungsbasis zurückgreifen oder ist er erst seit Kurzem auf dem Markt vertreten? 
  • Fachkenntnisse: Verfügt das Personal des Dienstleisters nachweislich über ausreichend Fachwissen und wird es kontinuierlich fortgebildet? 
  • Strukturen/Zertifikate: Kann der Zolldienstleister nachweisen, dass er mit einem Qualitätsmanagementsystem (z. B. nach der ISO 9001) arbeitet?
  • Netzwerk: Hat sich der Dienstleister ein Netzwerk aufgebaut und kann kurzfristig auf Unterstützung in anderen Ländern zurückgreifen? 
  • Compliance/Code of Conduct: Ist der Zolldienstleister frei von Interessenskonflikten und Abhängigkeiten und erfüllt er die rechtlichen Compliance-Anforderungen? 
  • Verfügbarkeit: Ist der Dienstleister in der Lage die von Ihnen benötigten Zeiten abzudecken und kann er auch in Sondersituationen angemessen reagieren? 
  • Ansprechpartner: Wird Ihnen ein fester Ansprechpartner an die Seite gestellt, der Ihr Geschäft kennt und jederzeit Hilfestellung anbieten kann? 
  • IT/Infrastruktur: Hat der Zolldienstleister eine ausreichende IT-Infrastruktur und entsprechende IT-Sicherheitsrichtlinien?
  • Entwicklung: Bringt der Dienstleister neue Impulse ein und entwickelt er alternative Lösungen? 

Diese Kriterien alleine garantieren natürlich nicht den Erfolg der Auslagerung der Zollabwicklung, die Wahrscheinlichkeit steigt jedoch an, wenn sie bedacht werden. Grundsätzlich sollte eine Verlagerung gründlich durchdacht und vorbereitet sowie während der Einführungsphase ausreichend betreut und kontrolliert werden. (juse)

Quelle: Zeitschrift ZOLL.EXPORT (Ausgabe April 2018)

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