BEM-Gespräch: Diskretion ist Pflicht
Liegen alle Voraussetzungen für ein BEM vor, muss der Arbeitgeber den betroffenen Mitarbeiter zu einem BEM-Gespräch, sog. Erstgespräch, einladen. Ob dies persönlich, schriftlich oder telefonisch passiert, ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Hauptsache ist, der Arbeitgeber geht dabei diskret vor und spricht den Beschäftigten nicht direkt vor den Kollegen am Arbeitsplatz darauf an.
Der Arbeitnehmer muss diesem Gespräch nicht zustimmen. Denn im Gegensatz zu seinem Vorgesetzten ist die Teilnahme am BEM für ihn freiwillig. Willigt er ein, kommt es zu einem Gespräch zwischen ihm und seinem Arbeitgeber. Mit Zustimmung des Mitarbeiters können an dieser Stelle bereits weitere BEM-Beteiligte einsteigen.
Inhalte eines BEM-Gesprächs
Am Anfang des Gesprächs sollte der Arbeitgeber sich bemühen, eine vertrauensvolle Atmosphäre zu schaffen und dem Mitarbeiter zu vermitteln, dass es nur um ihn und seine Genesung geht. Der Vorgesetzte muss den Arbeitnehmer darüber aufklären, dass das BEM für ihn freiwillig ist, und seine Bereitschaft dazu erfragen. Aus Dokumentationsgründen sollten sowohl die Zustimmung als auch die Weigerung des Beschäftigten schriftlich festgehalten werden.
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Außerdem muss der Mitarbeiter erfahren, was mit den während des BEM erhobenen personenbezogenen Daten passiert. Diese dürfen gemäß DSGVO nur im Rahmen des BEM verarbeitet werden und haben nichts in der Personalakte verloren. In dieser darf die Personalabteilung lediglich vermerken, dass das BEM angeboten wurde und wie der Beschäftigte auf das Angebot reagiert hat.
BEM-Gespräch: die häufigsten Fragen
Anschließend bespricht der Arbeitgeber den Fall gründlich mit dem Arbeitnehmer, um gemeinsam die Ursachen der Fehlzeiten zu ergründen.
Bei der Fallbesprechung sollten die Gesprächsparteien insbesondere folgende Fragen klären:
- Liegen bei dem Beschäftigten generelle Leistungseinschränkungen vor?
- Gibt es einen Zusammenhang zwischen den Fehlzeiten und dem Arbeitsplatz? Hier kann erörtert werden, welche Tätigkeiten unter welchen Bedingungen wie lange ausgeführt werden können.
- Wie kann der Arbeitsplatz umgestaltet werden (Stichwort „leidensgerechter Arbeitsplatz“)? Hilft es, den Beschäftigten einen anderen Arbeitsplatz zuzuweisen?
- Was erhofft sich der Beschäftigte vom BEM?
- Welche Stärken und Qualifikationen hat der Mitarbeiter?
Hierbei geht es in erster Linie um objektive Fragestellungen, deren Lösungen dazu beitragen, die Gesundung des Beschäftigten dauerhaft zu erreichen und weiteren Erkrankungen vorzubeugen. Um jedoch alle möglichen Faktoren abzustecken, die zur Erkrankung des Mitarbeiters geführt haben, sollte der Vorgesetzte auch die persönliche Seite nicht außer Acht lassen. Denn körperliche Erkrankungen können auch durch psychosoziale Faktoren hervorgerufen werden. Das Problem könnte also auch im privaten Bereich liegen.
Ergebnis des BEM-Gesprächs
Sind die Ursachen für die Fehlzeiten des Beschäftigten analysiert, werden am Ende des Gesprächs individuell an den Mitarbeiter angepasste Maßnahmen beschlossen. Etwas anderes ist es, wenn sich im Gespräch herauskristallisiert, dass der Arbeitnehmer das BEM nicht durchführen will. Dann ist das BEM mit seiner Weigerung beendet. Der Arbeitgeber hat seine Pflicht erfüllt.
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