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"Bewirtungsbeleg: Diese Angaben müssen zwingend enthalten sein"


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Ein Geschäftsessen kann den richtigen Rahmen schaffen, um Kontakte mit Kunden, Geschäftspartnern oder Lieferanten zu pflegen oder neue Geschäftsideen in einer angenehmen Atmosphäre zu erörtern. Damit Sie als Gastgeber die Bewirtungskosten für das Geschäftsessen steuerlich absetzen können, brauchen Sie einen Bewirtungsbeleg, der korrekt ausgefüllt ist.

Was kann bei einem Geschäftsessen abgesetzt werden?

Bevor Sie den Bewirtungsbeleg schreiben, sollten Sie sich im Klaren sein, was mit diesem überhaupt abgegolten werden kann: Sie können die Bewirtungskosten zu 70 % als Betriebsausgaben absetzen. 30 % sind nicht abzugsfähige Betriebsausgaben, die den Gewinn nicht mindern dürfen. Die Umsatzsteuer, die in der Bewirtungsrechnung des Restaurants enthalten ist, ist in voller Höhe zu 100 % absetzbar. 

Auch das Trinkgeld oder Gebühren für die Garderobe können Sie berücksichtigen. Die 70%-Regelung gilt auch in diesem Fall. 


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Bewirtungsbeleg: Diese Angaben dürfen nicht fehlen 

Die Bewirtungskosten müssen Sie durch eine maschinell erstellte Rechnung des Restaurants nachweisen, ein Eigenbeleg reicht nicht. Zudem müssen Sie zwingend darauf achten, den Bewirtungsbeleg richtig auszufüllen, damit das Finanzamt diesen anerkennt.

Diese Angaben müssen enthalten sein: 

Ort

Sie müssen den genauen Ort der Bewirtung angeben. Der Name des Restaurants sollte maschinell auf der Rechnung gedruckt sein. Stempel oder handschriftliche Notizen werden häufig nicht akzeptiert. 

Tag

Auch das Datum sollte auf der maschinell erstellten Rechnung zu finden sein. Es darf nicht nachträglich aufgedruckt oder handschriftlich eingefügt werden. 

Teilnehmer

Sie müssen sämtliche Gäste sowie Gastgeber aufführen. Bei Rechnungen über 250 Euro müssen Sie den Gastgeber (als Rechnungsempfänger) separat auf der Rechnung mit Adresse angeben. 

Anlass 

Sie sollten so genau wie möglich beschreiben, warum es zu dieser Bewirtung gekommen ist. Allgemeine Bemerkungen wie „Geschäftsessen“ genügen nicht. Da die Höhe der Bewirtungskosten in einem gesunden Verhältnis zum Anlass stehen muss, will das Finanzamt bei höheren Rechnungen ganz genau über den Anlass informiert werden. 

Höhe der Bewirtungskosten 

Sie müssen auf dem Bewirtungsbeleg jedes Gericht und jedes Getränk aufführen. Rechnungen ab 250 Euro müssen zudem die Umsatzsteuersätze und die Berechnung der konkreten Summen aufweisen. Das Restaurant muss zudem seine Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer ausweisen. 

Unterschrift

Der Gastgeber muss den Bewirtungsbeleg unterschrieben an die Finanzbehörde senden. 

Reisekosten- und Bewirtungsrecht 

Die Abrechnung von Einzelfällen im Bewirtungs- und auch im Reisekostenrecht hat es oft in sich. Um Unternehmer und Reisekostenabrechner zu entlasten, gibt es das Praxishandbuch „Das aktuelle Reisekosten- und Bewirtungsrecht“. Es beinhaltet einen kompletten Überblick über alle Gesetzesänderungen, BMF-Schreiben sowie einschlägigen Urteile, und dient als Grundlage, um alle diese rechtlichen Anforderungen sicher in die Praxis umzusetzen. Steuerliche Haftungsrisiken können so vermieden werden.

Quelle: „Das aktuelle Reisekosten- und Bewirtungsrecht“

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