Compliance: Definition
Der Begriff Compliance hat seinen Ursprung in der amerikanischen Finanzbranche, wo er insbesondere die Vermeidung und Überwachung von Risiko- und Insidergeschäften beschreibt.
Compliance umschreibt dann die Einhaltung von Rechten, Gesetzen und Richtlinien, aber auch die eigenen unternehmensinternen Richtlinien. In Deutschland war dafür der Begriff des "Ehrbaren Kaufmanns" geläufig. Compliance beschränkt sich aber nicht auf das Wirtschaftsrecht, sondern erfasst auch andere Rechtsgebiete wie das Arbeitsrecht.
Arbeitsrechtliche Compliance
Zur arbeitsrechtlichen Compliance gehören zum einen die Einhaltung arbeitsrechtlicher Gesetze, zum anderen die Beachtung arbeitsrechtlicher Regelungen, Präventionen sowie die Kontrolle und Sanktionen von Compliance-Verstößen.
Typische compliancerelevante Themenfelder im Arbeitsrecht sind:
- Persönlichkeitsschutz der Mitarbeiter
- Diskriminierungsschutz (AGG), Schulungsverpflichtung gemäß § 12 AGG
- Beschäftigtendatenschutz
- Kontrollmaßnahmen
- Vertragsmanagement
- Scheinselbstständigkeit
- Sozialversicherungs- und Lohnsteuerrecht
- Arbeitnehmerüberlassung (AÜG)
- Ausländerbeschäftigung
- Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz
- Arbeitszeit und Überstunden
- betriebliche Mitbestimmung und Unternehmensmitbestimmung
- interne Ermittlungen durch Berater
- Wer gibt Informationen nach außen? (Presse, Social Media etc.)
Compliance im Arbeitsrecht beginnt aber nicht erst mit der Anstellung eines Mitarbeiters, sondern schon bei der Bewerberauswahl. Unternehmen müssen sich bei der Ausschreibung davor hüten, Angaben zu machen, die Bewerber diskriminieren könnten. Das gilt weiterhin für das Vorstellungsgespräch, den Inhalt des Arbeitsvertrags und das laufende Arbeitsverhältnis bis zur Vertragsbeendigung.
Implementierung von Compliance durch Kommunikation
Bei der Implementierung von Compliance-Prozessen im Unternehmen spielt die Kommunikation der Prozesse eine entscheidende Rolle. Damit Compliance zum Teil der Unternehmenskultur werden kann, müssen alle Mitarbeiter aktiv in die Prozesse eingebunden werden. Auch Kunden, Lieferanten, Kooperationspartner und Investoren sollten über die Notwendigkeit der Compliance-Regeln aufgeklärt werden.
Dabei ist es wichtig, dass alle Beteiligten die Compliance-Regeln tatsächlich verstehen, also auch die Zusammenhänge zwischen scheinbar unwichtigen Handlungen und Compliance nachvollziehen können.
Hinweis: Unternehmen können dafür mehrere Medien und Kanäle nutzen, um die Compliance zu kommunizieren: z. B. via Versammlungen, Poster und Flyer, Infografiken und -videos sowie Informationen im Intranet.
Compliance: Prävention und Handlungsmöglichkeiten
Compliance dient gleichzeitig auch der Minimierung von Risiken in Unternehmen. Um die Compliance einzuhalten, hilft es, präventive Maßnahmen zu ergreifen. Folgende Handlungsmöglichkeiten stehen dem Unternehmen dabei zur Verfügung:
Einführung eines Compliance Management Systems (CMS)
Die Einführung eines CMS betrifft zunächst die Risikoerkennung und -einschätzung im Unternehmen. Erst auf dieser Grundlage lassen sich Maßnahmen definieren, die regelmäßig überwacht und angepasst werden müssen.
IDW Prüfungsstandard (PS)
Klarheit über die Mindestanforderungen an ein CMS schaffte 2011 der IDW PS 980 des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland (IDW). Zumindest prüfungspflichtige Unternehmen müssen diese Standards beachten.
Compliance Officer (CO)
Es ist sinnvoll, eine Person zu benennen, die für die Einhaltung der Compliance-Regeln zuständig ist und die gesetzlichen sowie unternehmerischen Vorschriften kontrolliert.
Wichtig ist, dass die fachliche Unabhängigkeit des CO sichergestellt wird. Deshalb wird der Compliance Officer regelmäßig von den Weisungen des Arbeitgebers entbunden, solange seine Tätigkeit als CO davon betroffen ist. Der CO muss wiederum dem Geschäftsführer Bericht über seine Tätigkeiten erstatten.
Compliance-Richtlinien
Eine zusätzliche Ausgestaltung durch Compliance-Richtlinien ist sinnvoll, genauso wie die Vermittlung und Schulung der betroffenen Personenkreise im Unternehmen. Typische Inhalte von Compliance-Richtlinien sind Verbote für die Annahme von Geschenken, Umgang mit Lieferanten und Kunden, Sprachregelungen für Medien und Presse, Meldepflichten sowie Ethikregeln.
Außerdienstliches Verhalten kann der Arbeitgeber darin nicht regeln – es sein denn, es gibt bestimmte regelungsbedürftige Sachverhalte wie die Einhaltung der Ruhezeiten trotz Nebenjob.
In Unternehmen mit Betriebsrat muss zusätzlich an den Abschluss einer Betriebsvereinbarung gemäß §§ 77, 88 BetrVG gedacht werden.
Beschwerdestelle
Ein wesentliches Element zur Sicherung von Compliance ist die Einrichtung einer umfassenden Beschwerdestelle für die Arbeitnehmer. Rechtlich ist dies in § 13 AGG und § 84 BetrVG geregelt.
Ethik- und Whistleblowing-Hotline
Eine weitreichende Beschwerdestelle kann in Form einer Ethik- und Whistleblowing-Hotline eingerichtet werden. Hier können Mitarbeiter Missstände im Unternehmen anonym melden. Der Beschäftigtendatenschutz muss dabei besondere Beachtung finden.
Rechtsfolgen bei Verstößen gegen Compliance
Verstoßen Mitarbeiter gegen die Compliance, kann der Arbeitgeber je nach Intensität des Verstoßes arbeitsrechtliche Sanktionen ergreifen. Er kann den Mitarbeiter zu einem Mitarbeitergespräch bitten, ihn ermahnen oder abmahnen, eine Versetzung anordnen oder eine Kündigung aussprechen.
Generell kommen aber auch Ordnungswidrigkeiten und rechtliche Folgen in Betracht. Hierzu gehören §§ 30 OWiG, 93 Abs. 2 AktG, 43 Abs. 2 GmbHG. Geldbußen in Millionenhöhe sind nach diesen Gesetzen möglich.
Compliance-Verstöße werden nie völlig vermieden werden können. Es hilft also, ein grobes Handlungskonzept für verschiedene Risikobereiche zu entwickeln.
Oft wird behauptet, dass Compliance ein teurer und unnötiger Bürokratismus ist. Dabei kann das Fehlen einer Compliance noch teurer werden und bei gravierenden Verstößen sogar das Image des Unternehmens dauerhaft beschädigen. Deshalb bleibt Compliance immer Chefsache, auch wenn ein Compliance Officer bestimmt wurde.
Weitere Informationen zu aktuellen Themen im Arbeitsrecht erhalten Geschäftsführer im „Themenbrief Arbeitsrecht“. In jeder Ausgabe setzt der Themenbrief einen anderen thematischen Schwerpunkt wie „Social Media im Arbeitsrecht“, „Dienst-/Werkverträge und Scheinselbstständigkeit“ oder „Leiharbeit“.
Quelle: „Themenbrief Arbeitsrecht“, „Das GmbH-Recht“
