Erste Tätigkeitsstätte: Definition und Zuordnung

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Was gilt als erste Tätigkeitsstätte und wie erfolgt die Zuordnung, wenn mehrere Tätigkeitsstätten vorliegen? Die Beantwortung dieser Fragen ist für die steuerliche Absetzung von Fahrtkosten / Reisekosten entscheidend. Seit dem 25.11.2020 gibt es Neuerungen zu beachten, denn das Bundesfinanzministerium hat ein aktualisiertes BMF-Schreiben zum Reisekostenrecht veröffentlicht.

Erste Tätigkeitsstätte: Definition 

Der Begriff „erste Tätigkeitsstätte“ ist seit 2014 im deutschen Einkommensteuergesetz (EStG) zu finden. Nach § 9 EStG „Werbungskosten“ ist sie gesetzlich definiert als die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten, die einem Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Dauerhaft bedeutet, dass der Arbeitnehmer unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus an einer solchen Tätigkeitsstätte tätig werden soll.  

Fehlt im Arbeits- oder Dienstvertrag eine Regelung zur ersten Tätigkeitsstätte, ist die Tätigkeitsstätte als erste Tätigkeitsstätte anzusehen, an der der Arbeitnehmer typischerweise

  • arbeitstäglich oder
  • je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder
  • mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit 

tätig werden soll. 

Ein Arbeitnehmer kann je Dienstverhältnis nur eine erste Tätigkeitsstätte haben. Der Arbeitgeber legt dabei fest, was die erste Tätigkeitsstätte ist. 

Tätigkeitsstätte: Definition wurde im November 2020 angepasst 

Das Bundesfinanzministerium hat am 25.11.2020 das BMF-Schreiben „Steuerliche Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern“ in aktualisierter Fassung veröffentlicht. Es ersetzt das Schreiben aus dem Jahr 2014. Neuerungen sind im BMF-Schreiben fett markiert. 

Neu

  • Charakteristisch für eine Tätigkeitsstätte ist seit 2020 auch, dass diese räumlich zusammengefasste Sachmittel umfasst, die der Tätigkeit des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten dienen. Diese sollen mit dem Erdboden verbunden oder zumindest dazu bestimmt sein, überwiegend standortgebunden genutzt zu werden – wie z. B. Baucontainer von Großbaustellen. 
  • Erste Tätigkeitsstätte können nun auch infrastrukturell erschlossene Gebiete wie Werksanlagen, Betriebsgelände, Zechengelände, Bahnhof oder Flughafen sein. 

Alle aktuellen steuerrechtlich relevanten Informationen rund um die (erste) Tätigkeitsstätte sowie Handlungsanweisungen und Tipps für die rechtssichere Abrechnung enthält das digitale Praxishandbuch „Das aktuelle Reisekosten- und Bewirtungsrecht“

Mehrere Tätigkeitsstätten: Wer legt die erste Tätigkeitsstätte fest? 

Ist ein Arbeitnehmer zwar beim selben Arbeitgeber jedoch in mehreren Tätigkeitsstätten beschäftigt, kann der Arbeitgeber eine Einrichtung als erste Tätigkeitsstätte dienst- und arbeitsrechtlich im Arbeitsvertrag festlegen. Im Zweifelsfall ist die Tätigkeitsstätte, die der Wohnung des Arbeitnehmers am nächsten liegt, erste Tätigkeitsstätte. 

Der Arbeitgeber kann frei entscheiden; es ist nicht relevant, an welcher Tätigkeitsstätte der Beschäftigte öfter tätig ist. Die zeitliche Zuordnung wird erst dann interessant, wenn der Arbeitgeber keine Entscheidung trifft. Denn er ist nicht dazu verpflichtet, bei mehreren Tätigkeitsstätten eine davon als erste Tätigkeitsstätte festzulegen. 

Neu: 

  • Für die Zuordnung der ersten Tätigkeitsstätte durch den Arbeitgeber ist nur entscheidend, ob der Arbeitnehmer bei einer in die Zukunft gerichteten Prognose nach den dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen an einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten tätig werden soll.
  • Es reicht, wenn der Arbeitnehmer auch nur in geringem Maße berufliche Tätigkeiten an dieser Tätigkeitsstätte ausführt (also dort auch persönlich erscheint). 
  • Seine Zuordnungsentscheidung muss der Arbeitgeber nicht dokumentieren.
  • Eine Zuordnungsentscheidung kann sich auch aus Regelungen im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag, aus Protokollnotizen, dienstrechtlichen Verfügungen, Einsatzplänen, Reiserichtlinien, Reisekostenabrechnungen oder aus dem Ansatz eines geldwerten Vorteils für die Nutzung eines Dienstwagens ergeben. 

Die Zuordnung eines Arbeitnehmers zu einer betrieblichen Einrichtung allein aus tarifrechtlichen, mitbestimmungsrechtlichen oder organisatorischen Gründen (z. B. für die Personalaktenführung), ohne dass der Arbeitnehmer in dieser Einrichtung tätig werden soll, ist keine Zuordnung i. S. d. § 9 Abs. 4 EStG.

Homeoffice: Kann die eigene Wohnung erste Tätigkeitsstätte sein?  

Die eigene Wohnung kann niemals erste Tätigkeitsstätte sein – daran ändert sich auch 2020 nichts. Denn das Homeoffice des Arbeitnehmers ist keine betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers oder eines Dritten – auch nicht, wenn der Arbeitgeber Räume in der Wohnung des Arbeitnehmers als Arbeitsräume anmietet. In diesem Fall handelt es sich bei einem häuslichen Arbeitszimmer um einen Teil der Wohnung des Arbeitnehmers. 

Gelten Bildungseinrichtungen als erste Tätigkeitsstätten von Studenten?  

Bildungseinrichtungen können erste Tätigkeitsstätten sein, wenn diese zum Zwecke eines Vollzeitstudiums oder einer vollzeitigen Bildungsmaßnahme aufgesucht werden. Bei Werkstudenten kann die erste Tätigkeitsstätte also auch im Unternehmen statt in der Bildungseinrichtung liegen.  

Neu: Für die Einordnung einer Bildungseinrichtung als erste Tätigkeitsstätte ist die Dauer der vollzeitigen Bildungsmaßnahme unerheblich. 

Steuer und erste Tätigkeitsstätte 

Die Zuordnung der ersten Tätigkeitsstätte ist vor allem für die steuerliche Absetzung der Fahrtkosten des Arbeitnehmers von Bedeutung. Diese werden in der Steuererklärung unter den Werbungskosten als Pendlerpauschale abgesetzt. Davon getrennt zu betrachten sind die Verpflegungskosten (Verpflegungsmehraufwand), die der Arbeitnehmer oder Arbeitgeber von der Steuer absetzen kann. Auch dabei ist entscheidend, wo die erste Tätigkeitsstätte ist ist bzw. wann ein Arbeitnehmer auswärtig tätig wird. 

Dieser Beitrag bietet dabei nur eine allgemeine Übersicht. Es gibt zahlreiche Sonderfälle, bei denen die Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte komplexer ausfällt. Hierfür ist eine tiefere Recherche der gesetzlichen Regelungen erforderlich. Das digitale Buch „Das aktuelle Reisekosten- und Bewirtungsrecht“ ist dabei ein wertvoller Ratgeber, insbesondere für Arbeitgeber. 

Quellen: „Das aktuelle Reisekosten- und Bewirtungsrecht“, BMF-Schreiben vom 25.11.2020

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