Inhaltsverzeichnis
- Was ist ein Mitarbeitergespräch?
- Mitarbeitergespräch vorbereiten
- Wie verhält man sich bei einem Mitarbeitergespräch?
- Was gehört nicht in ein Mitarbeitergespräch?
Was ist ein Mitarbeitergespräch?
Definitionsgemäß werden alle Gespräche zwischen Vorgesetzten und Beschäftigten, die über den täglichen Austausch bzw. die Alltagskommunikation hinausgehen, als „Mitarbeitergespräche“ bezeichnet. Sie kommen zu unterschiedlichen Terminen mehr oder wenig regelmäßig zum Einsatz und werden meist anlassbezogen geführt.
Daher gibt es verschiedene Arten von Mitarbeitergesprächen:
| Art des Mitarbeitergesprächs | Definition |
| Regelmäßiges Feedbackgespräch | Konstruktives Feedbackgespräch, das je nach Anlass andere thematische Schwerpunkte aufweist. Dort können sich Vorgesetzte und Beschäftigte gleichermaßen Feedback geben. |
| Jahresgespräch | Einmal jährlich durchgeführtes Mitarbeitergespräch (meist zu Jahresbeginn) mit Rückmeldung einer Führungskraft zu bisherigen Leistungen und einer Zielsetzung für das kommende Jahr. |
| Probezeitgespräch | Gespräch zum Ende oder Mitte einer Probezeit, meist bei neu Angestellten. Hier wird die bisherige Leistung im Unternehmen reflektiert und entschieden, ob die Probezeit erfolgreich bestanden oder ggf. verlängert werden muss. |
| Krankenrückkehrgespräch | Gespräch, das den Wiedereinstieg nach (längerer) Krankheit im Unternehmen erleichtern soll. Es ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, ist in der Praxis aber meist üblich und sinnvoll. Beschäftigte können das Krankenrückkehrgespräch verweigern. |
| BEM-Gespräch | Gesetzlich vorgeschriebenes Gespräch, das im Rahmen des Betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM) angeboten werden muss, sobald Angestellte länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt innerhalb von 12 Monaten arbeitsunfähig waren. Angestellte müssen auch diesem Gespräch nicht zustimmen. |
Wie sich Vorgesetzte optimal auf regelmäßige Mitarbeitergespräche vorbereiten, erklärt der folgende Abschnitt.
Mitarbeitergespräch vorbereiten
Der Erfolg eines jeden Mitarbeitergesprächs hängt wesentlich von der gründlichen Vorbereitung aller Beteiligten ab. Dabei sollten sich die Vorgesetzten Gedanken über die Beschäftigten machen und die Zeit zwischen dem bevorstehenden und dem letzten Mitarbeitergespräch reflektieren. Bei neu eingestellten Kolleginnen und Kollegen sollte die Zeit von der Einstellung bis heute betrachtet werden.
Inhalt des Mitarbeitergesprächs
Je nach Anlass des Gesprächs können die Schwerpunktthemen voneinander abweichen. Für ein Mitarbeiterjahresgespräch beispielsweise sollten sich Führungskräfte vorab folgende Fragen stellen:
- Durch welche Leistungen oder Stärken ist die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer in dieser Zeit aufgefallen?
- Gab es Beschwerden über die Person?
- Kommt die bzw. der Beschäftigte immer pünktlich zur Arbeit?
- War die Person in der Vergangenheit häufig krank?
- Wurden die Ziele des letzten Mitarbeiter(jahres)gesprächs erreicht?
- Entspricht die Stellenbeschreibung der angestellten Person noch ihrer aktuellen Tätigkeit oder sind inzwischen Aufgaben weggefallen bzw. dazugekommen?
- Ist es möglich, dass der Beschäftigte eine Gehaltserhöhung bekommt oder bedingen seine Leistungen gar eine Beförderung?
- Wie kann oder muss sich der Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin künftig entwickeln?
- Wurde bereits eine Einladung zum Mitarbeitergespräch verschickt?
→ Die Einladung sollte frühzeitig verschickt werden, sodass sich alle Beteiligten ausreichend auf das Gespräch vorbereiten können. Es kann auch vorher schon erfragt werden, welche Themen der Mitarbeiter einbringen möchte.
Mit einer ausreichenden Vorbereitung wird aus einem verkrampft geführten Mitarbeitergespräch ein Raum für offenen und konstruktiven Austausch. Dazu gehört auch eine angemessene Verhaltensweise.
Wie verhält man sich bei einem Mitarbeitergespräch?
Neben der inhaltlichen Vorbereitung spielt auch das Verhalten während eines Mitarbeitergesprächs eine große Rolle. Trotz möglicher Nervosität ist es wichtig, souverän zu wirken und die eigenen Anliegen deutlich zu kommunizieren.
Daher ist es hilfreich, z. B. folgende Punkte beim Verhalten im Mitarbeitergespräch zu beachten:
- Zeit nehmen: Um eine vertrauensvolle Basis für das Personalgespräch zu schaffen, sollten sich Führungskräfte Zeit für das Gespräch nehmen. Länger als eine Stunde sollte die Ausnahme sein, es sollte dennoch genug Zeit eingeplant werden. Zudem sollte möglichst kein direkt anschließender Termin folgen, um das Gespräch ggf. zu verlängern.
- Ablenkung vermeiden: Das Mitarbeitergespräch sollte ungestört verlaufen. Ablenkungen durch Smartphones, unbeteiligte, aber anwesende Personen oder andere Störungen sollten deshalb möglichst vermieden werden.
- Dialog statt Monolog: Während des Mitarbeitergesprächs sollten beide Parteien ausreichend zu Wort kommen.
- Gesprächsablauf: Es ist durchaus sinnvoll, sich vorher einen roten Faden für den Ablauf des Mitarbeitergesprächs zu überlegen, der nicht zwingend eingehalten werden muss. Je besser die Parteien ihr Gegenüber kennen, desto besser können sie sich auf das Gespräch vorbereiten.
- Gemeinsames Fazit ziehen: Am Ende des Personalgesprächs sollten alle Beteiligten gemeinsam noch einmal über die Ergebnisse des Gesprächs reden. So wird sichergestellt, dass die Parteien nicht aneinander vorbeigeredet haben.
- Beurteilungsfehlern vorbeugen: In einem Mitarbeitergespräch kommt es häufig zur Beurteilung einzelner Angestellter und ihrer Leistung. Da Vorgesetzte auch nur Menschen sind, können ihnen Beurteilungsfehler unterlaufen, wie z. B.:
- Projektionsfehler – Beurteilende projizieren ihre eigenen Interessen und Fähigkeiten auf ihre Angestellten, was dazu führen kann, dass die Beschäftigten, die ihnen ähnlich erscheinen, besser bewertet werden.
- Halo Effekt – Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter wird aufgrund eines einzelnen Merkmals positiv oder negativ beurteilt, was als Rückschluss auf die Gesamtbeurteilung genutzt wird.
- Tendenz zur Mitte – Führungskräfte, die vom Charakter her eher unentschlossen sind, neigen auch im Mitarbeitergespräch dazu, durchschnittlich zu bewerten, um sich nicht entscheiden zu müssen. Besonders leistungsstarke Angestellte werden so abgewertet und verlieren auf Dauer ihre Motivation.
Daneben können Methoden wie Rollenspiele dabei helfen, eine zielgerichtete Kommunikation im Mitarbeitergespräch zu üben. Nähere Anregungen zur Führung von Feedbackgesprächen liefert der Gratis-Download „Feedback geben vs. Kritik – Was macht den Unterschied und warum ist das wichtig?“.
Protokoll
Der Vorgesetzte sollte das Mitarbeitergespräch in einem separaten Protokoll dokumentieren. Es sollte objektiv formuliert sein und anhand eines einheitlichen Schemas gestaltet sein. Vorgefertigte Vorlagen für Gesprächsprotokolle sind hier von Vorteil.
Hinweis: Das heimliche Mitschneiden eines Mitarbeitergesprächs ist verboten und stellt eine Straftat dar, die zur Kündigung berechtigt.
Mitarbeitergespräch ablehnen
Ob Angestellte die Einladung auf ein Mitarbeitergespräch ablehnen dürfen, hängt vom Inhalt und Anlass des Gesprächs ab. Wenn es um die nähere Ausgestaltung des Arbeitsverhältnisses im Rahmen des Weisungsrechts geht (z. B. bei einem Mitarbeiterjahresgespräch: Bewertungen und Verhalten im Betrieb), müssen Beschäftigte zum Gespräch erscheinen. Sollten sie der Einladung nicht folgen, können sie abgemahnt werden.
Wenn dagegen Bestandteile eines bestehenden Arbeitsvertrags neu ausgehandelt werden (z. B. Gehaltsänderungen oder Versetzungen, die nicht vom Arbeitsvertrag gedeckt sind) und der Arbeitnehmer kein Interesse am Verhandeln hat, kann dieser nicht durch eine Einladung zum Gespräch gezwungen werden.
Was gehört nicht in ein Mitarbeitergespräch?
Mitarbeitergespräche dienen nicht dazu, etwaige „angestaute“ und bisher nicht geäußerte Kritik mitzuteilen oder das Gegenüber zu schikanieren. Auch versteckte Vorwürfe oder Falschaussagen haben in keinem Personalgespräch Platz. Sollte es Konflikte im Team geben, bietet sich ein separates Kritik- bzw. Konfliktgespräch an.
Zudem ist wichtig, dass jegliches Feedback handlungsrelevant vermittelt wird und keine allgemeinen Zuschreibungen zum Einsatz kommen (z. B. „Sie sind immer so unkooperativ.“). Denn mit solch unkonkreten Aussagen können die Beteiligten keinen direkten Bezug zu einer bestimmten Situation oder einem Arbeitsergebnis herstellen. Vielmehr sollten alle Gesprächspartner im Mitarbeitergespräch erläutern, welche Auswirkungen das problematische Verhalten auf das Arbeitsergebnis oder beteiligte Dritte hat.
Ungünstige Rahmenbedingungen
Jedes Mitarbeitergespräch muss grundsätzlich während der vereinbarten Arbeitszeit stattfinden. Denn die Aufforderung zur Teilnahme ist eine arbeitsrechtliche Weisung des Arbeitgebers (§ 106 GewO). Bei außerordentlichen Umständen (z. B. wenn Angestellte nur in Nachtschicht arbeiten) kann das Gespräch ausnahmsweise auch außerhalb der Arbeitszeit geführt werden. Es muss jedoch als Überstunde angerechnet werden.
Findet das Gespräch nicht am Arbeitsort der Beschäftigten statt, müssen Unternehmen die Reisekosten der Angestellten übernehmen und die Anreisezeit als Arbeitszeit vergüten.
Wichtig: Der Betriebsrat hat ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung und Ausgestaltung von Mitarbeitergesprächen, sofern das Ordnungsverhalten der Angestellten im Mittelpunkt steht. Geht es um Maßnahmen, die das Arbeitsverhalten betreffen, ist der Betriebsrat mitbestimmungsfrei.
Weitere Hilfestellungen zum Mitarbeitergespräch liefert die Schulung „Gespräche mit MItarbeitenden souverän führen“. Dort lernen die Teilnehmenden, wie sie überzeugend kommunizieren und nachhaltig motivieren.
Und um keine aktuellen Themen im Arbeitsrecht zu verpassen, gibt es den „Themenbrief Arbeitsrecht“. Er behandelt in jeder Ausgabe ein relevantes Thema, geht auf wichtige Gesetzesurteile ein und gibt Tipps für die Praxis.
Quelle: „Themenbrief Arbeitsrecht“
