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Nachweisgesetz einfach erklärt: Mindestinhalte im Arbeitsvertrag, Schriftform und neuer Gesetzentwurf

© Pixel-Shot – stock.adobe.com

Am 01.08.2022 tritt die neue Arbeitsbedingungenrichtlinie in Kraft . Besonders das Nachweisgesetz (NachwG) ist von den Änderungen betroffen. Damit müssen Arbeitgeber nicht nur zusätzliche Vertragsbedingungen zu ihren Arbeitsverhältnissen schriftlich dokumentieren. Bei einem Verstoß gegen das Gesetz soll künftig auch ein Bußgeld fällig werden. Was sind die aktuellen gesetzlichen Anforderungen an den Arbeitsvertrag, welche Punkte müssen dort in jedem Fall enthalten sein und welche Änderungen kommen jetzt auf Arbeitgeber zu?

Inhaltsverzeichnis

  1. Definition: Was versteht man unter dem Nachweisgesetz?
  2. Neuer Entwurf 2022: Was ändert sich?
  3. Anwendungsbereich: Wann wird das Nachweisgesetz angewendet?
  4. Inhalt des Arbeitsvertrags: 10 wesentliche Vertragsbedingungen
  5. Schriftform und Niederschrift
  6. Bedeutung: Warum ist das Nachweisgesetz wichtig?

Definition: Was versteht man unter dem Nachweisgesetz?

Das Nachweisgesetz beschreibt, worauf Arbeitgeber achten müssen, wenn sie einen Arbeitsvertrag oder andere Niederschrift für ein neues Arbeitsverhältnis verfassen. Genauer definiert das Nachweisgesetz, welche Inhalte im Schreiben vorkommen müssen, in welcher Form es auszustellen ist und bis zu welchem Zeitraum es vollständig vorliegen muss.

So sind Arbeitgeber in Deutschland generell dazu verpflichtet, ihren Beschäftigten die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich zu bestätigen oder einen schriftlichen Arbeitsvertrag abzuschließen. Dieses Dokument muss spätestens einen Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses vorliegen. Bei Praktika muss es unverzüglich nach Abschluss des Praktikumsvertrages übergeben werden, spätestens vor Aufnahme der Tätigkeit.

Hintergrund: Grundsätzlich müssen Arbeitsverträge nicht schriftlich geschlossen werden. Auch eine mündliche oder konkludente Vereinbarung kann wirksam sein. Allerdings gibt es ein häufiges Problem bei nicht schriftlich festgehaltenen Arbeitsbedingungen: Im Streitfall wird es schwer, beschlossene Rahmenbedingungen des Arbeitsverhältnisses nachzuweisen. Um diese Problematik zu vermeiden, verabschiedete der Gesetzgeber bereits im Jahr 1995 das Nachweisgesetz. Für Beschäftigungen, die bereits vor Inkrafttreten des Gesetzes bestanden und die nicht alle dort geforderten Punkte beinhalten, mussten Arbeitgeber binnen zwei Monaten eine entsprechend ergänzte Niederschrift aushändigen (Übergangsvorschrift, § 4 NachwG).

Nun soll das Nachweisgesetz durch einen neuen Gesetzentwurf in einigen Punkten angepasst werden.

Neuer Entwurf 2022: Was ändert sich?

Das neue Nachweisgesetz 2022 ist die Antwort auf eine bereits 2019 veröffentlichte EU-Richtlinie. Genauer gaben das Europäische Parlament und der Rat am 20.06.2019 die Richtlinie (EU) 2019/1152 bekannt. Sie beschreibt, wie transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen innerhalb der EU geschaffen werden sollen. Die Mitgliedsstaaten hatten bis 31.07.2022 Zeit, diese Richtlinie in nationales Recht umzusetzen.

Hierfür verfasste die Bundesregierung in Deutschland die sog. „Arbeitsbedingungenrichtlinie“. Damit sollen mehrere Gesetze geändert werden, u. a.:

  • Nachweisgesetz
  • Arbeitnehmerüberlassungsgesetz
  • Teilzeit- und Befristungsgesetz
  • Gewerbeordnung

Die geplanten Änderungen treten nun zum 01.08.2022 in Kraft.

Was wird im Nachweisgesetz angepasst?

Änderung Beschreibung
Neue Mindestinhalte im Arbeitsvertrag Künftig sollen im Arbeitsvertrag zusätzlich folgende Punkte geregelt sein:
  • Dauer der Probezeit (falls vereinbart)
  • Bei der Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts:
    • Vergütung von Überstunden, Zuschlägen, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen
    • Andere Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind, deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung.
  • Vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten
  • Bei Schichtarbeit:
    • Schichtsystem
    • Schichtrhythmus
    • Voraussetzungen für Schichtänderungen
    • Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen (falls vereinbart)
Schriftliche Niederlegung des Vorgehens bei Kündigung

Diese Bestandteile sollen im Rahmen des Vertrags schriftlich festgehalten werden:

  • Verfahren, das bei einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhalten ist.
  • Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage.
    → Hier verweist der Entwurf auf § 7 des Kündigungsschutzgesetzes (KSchG). Demnach gilt eine Kündigung als wirksam, wenn der Arbeitnehmer die Drei-Wochen-Frist zur Erhebung der Kündigungsschutzklage verpasst.
Bußgelder bei Verstoß gegen Vertragsbedingungen

Arbeitgebern, die die wesentlichen Vertragsbedingungen gar nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig dem Arbeitnehmer aushändigen, droht ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro.

Für alle Verhältnisse, die bereits vor dem 01.08.2022 bestanden, kann der Arbeitnehmer den Arbeitgeber auffordern, ihm eine erweiterte Niederschrift auszuhändigen, die die neu geforderten Vertragsinhalte berücksichtigt. Der Arbeitgeber muss dem Verlangen des Arbeitnehmers innerhalb von sieben Tagen nachkommen. Daher sollten alle Arbeitgeber spätestens Anfang August 2022 ihre Arbeitsverträge für das neue Nachweisgesetz überarbeiten.

Um solch wichtige gesetzliche Änderungen wie beim Nachweisgesetz nicht zu verpassen, gibt es den „Themenbrief Arbeitsrecht“. In zwölf Ausgaben pro Jahr beschäftigt sich der Themenbrief jeweils mit einem arbeitsrechtlichen Thema – von Regelungen zum Mutterschutz über Beschäftigtendatenschutz bis hin zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM). Dabei sichern sich Arbeitgeber und Personalverantwortliche monatliche Tipps und Tricks von erfahrenen Arbeitsrechtsexperten.

Passend dazu können sich Verantwortliche mit dem 1-tägigen Seminar „Update: Arbeitsrecht“ über aktuelle Entwicklungen im Arbeitsrecht informieren. Dort werden die Teilnehmer auf den aktuellen Stand gebracht hinsichtlich Gesetzesänderungen und neuester Rechtsprechung. Erwähnenswert sind z. B. die Themen Homeoffice, Kurzarbeit und Entschädigungszahlungen nach dem IfSG.

Anwendungsbereich: Wann wird das Nachweisgesetz angewendet?

Gemäß § 1 Nachweisgesetz müssen Arbeitgeber das Gesetz immer dann anwenden, wenn sie ein neues Arbeitsverhältnis mit einem Arbeitnehmer abschließen. Hierzu gehören sowohl Vollzeit- als auch Teilzeitkräfte sowie Auszubildende. Seit 2014 fällt ebenso die Beschäftigung von Praktikanten, die nach § 22 Abs. 1 Mindestlohngesetz (MiLoG) als Arbeitnehmer gelten, unter das Nachweisgesetz.

Vom Geltungsbereich befreit sind lediglich solche Beschäftigten, die als vorübergehende Aushilfe für maximal einen Monat im Unternehmen angestellt werden.

Inhalt des Arbeitsvertrags: 10 wesentliche Vertragsbedingungen

Der folgende Abschnitt zeigt, welche Bestandteile gemäß Nachweisgesetz in einem Arbeitsvertrag enthalten sein müssen. Zunächst schauen wir uns den regulären Vertrag an (kein Praktikum).

Nachweisgesetz: 10 wichtige Vertragsinhalte
1. Name und Anschrift der Vertragsparteien (Arbeitgeber und Arbeitnehmer)
Tipp: Arbeitgeber sollten den Arbeitnehmer vertraglich verpflichten, Änderungen von Namen oder Anschrift unverzüglich mitzuteilen.
2. Zeitpunkt/Beginn des Arbeitsverhältnisses
3. Bei befristeten Verträgen: Geplante Dauer der Beschäftigung
Hinweis: Bei unbekannter Dauer, z. B. bei Arbeitsverhältnissen zur Vertretung eines erkrankten Beschäftigten, ist die Dauer im Vertrag nicht erforderlich. Der dazugehörige Sachverhalt (hier die Erkrankung) sollte jedoch genannt werden.
4. Arbeitsort
Hinweis: Falls Arbeitnehmer an mehreren Orten tätig ist, ist ein entsprechender Hinweis/eine gesonderte Klausel notwendig.
5. Beschreibung der anfallenden Tätigkeiten des Arbeitnehmers
Tipp: Keine zu konkrete Beschreibung, um den Beschäftigten auch mit anderen Arbeiten betrauen zu können (Versetzungsklausel). Diese müssen jedoch gleichwertig und zumutbar sein.
6. Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts (inkl. Prämien, Zuschlägen, Sonderzahlungen etc.)
Hinweis: Gibt der Arbeitgeber im Vertrag weitere Lohnbestandteile wie Zuschläge an, entsteht eine entsprechende Zahlungsverpflichtung für die Zukunft. Um das zu vermeiden, sollte im Vertrag vermerkt werden, dass es sich um eine freiwillige Leistung handelt (Freiwilligkeitsvorbehalt).
7. Arbeitszeit (pro Woche, monatlich, Gleitzeit etc.)
8. Anzahl der jährlichen Urlaubstage
9. Kündigungsfristen
10. Allgemeiner Hinweis auf für das Arbeitsverhältnis wichtige Tarifverträge sowie Dienst- und Betriebsvereinbarungen 

Soll ein Beschäftigter länger als einen Monat im Ausland arbeiten, schreibt das Nachweisgesetz vor, folgende Punkte im Vertrag zu ergänzen. Der Arbeitnehmer muss diese Ergänzung noch vor seiner Abreise erhalten:

11. Dauer der im Ausland auszuübenden Tätigkeit
12. Für die Auszahlung des Entgelts gewählte Währung
13. Zusätzliches Arbeitsentgelt für den Auslandsaufenthalt und dazugehörige zusätzliche Sachleistungen
14. Vereinbarte Bedingungen für die Rückkehr des Arbeitnehmers

Vorgaben für Praktikumsverträge

Für Praktika definiert das Nachweisgesetz ebenfalls die erforderlichen Vertragsinhalte.

Nachweisgesetz: 7 wichtige Vertragsinhalte für Praktikanten
1. Name und Anschrift der Vertragsparteien
2. Beginn und Dauer des Praktikums
3. Dauer der regelmäßigen täglichen Praktikumszeit
4.
Verfolgte Lern- und Ausbildungsziele
5. Zahlung und Höhe der Vergütung
6. Anzahl der Urlaubstage
7. Allgemeiner Hinweis auf für das Praktikum wichtige Tarifverträge sowie Dienst- und Betriebsvereinbarungen

Doch nicht nur für den Inhalt beschreibt das Nachweisgesetz bestimmte Vorgaben. Auch die Form des Arbeitsvertrags ist vorgegeben, wie der nächste Abschnitt erläutert.

Schriftform und Niederschrift

Nach § 2 Nachweisgesetz gilt für den Arbeitgeber eine entsprechende Nachweispflicht. So muss er die wichtigsten Arbeitsbedingungen in jedem Fall schriftlich festhalten, z. B. in einem Arbeitsvertrag. Außerdem muss er die Niederschrift unterzeichnen und dem Arbeitnehmer das Dokument aushändigen. Ein elektronischer Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen reicht nicht aus.

Ändert der Arbeitgeber die wesentlichen Vertragsbedingungen, muss er den betroffenen Beschäftigten spätestens einen Monat nach der Änderung schriftlich darüber informieren (§ 3 NachwG). Diese Pflicht entfällt, wenn folgende Regelwerke geändert werden:
  • Gesetzliche Vorschriften
  • Tarifverträge
  • Betriebs- oder Dienstvereinbarungen
  • Ähnlichen Regelungen, die für das Arbeitsverhältnis gelten.

Auch wenn sich der Arbeitgeber nicht an die vorgegebene Schriftform hält, gilt das geschlossene Arbeitsverhältnis als wirksam. In diesem Fall fordern die meisten Beschäftigten die Niederschrift nachträglich ein. Kommt der Arbeitgeber auch dieser Bitte nicht nach, kann er ggf. gerichtlich zur Niederschrift nach dem Nachweisgesetz verpflichtet werden. Allerdings wird diese Möglichkeit in der Praxis nur selten genutzt.

Bedeutung: Warum ist das Nachweisgesetz wichtig?

Generell ist das Nachweisgesetz wichtig, da die darin verankerte schriftliche Nachweispflicht sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer mehr Rechtssicherheit schafft. Damit wird insbesondere Beschäftigten die Beweisführung erleichtert. So lassen sich z. B. eventuelle arbeitsrechtliche Streitpunkte häufig einfacher klären. 

Zudem besagt § 5 des Nachweisgesetzes, dass der Arbeitgeber zuungunsten des Arbeitnehmers nicht von den Vorschriften des Gesetzes abweichen darf. Daher sollten alle Arbeitgeber sicherstellen, dass in ihren Arbeitsverträgen die im Gesetz genannten Vertragsbedingungen enthalten sind.

Um sich über aktuelle Änderungen wie dem Nachweisgesetz zu informieren, gibt es das 1-tägige Seminar „Update: Arbeitsrecht“ der AKADEMIE HERKERT. Dort bekommen die Teilnehmer an nur einem Tag eine Übersicht über alle wichtigen gesetzlichen und rechtlichen Neuerungen zum Personalmanagement, zur Beschäftigung von Angestellten und anderen arbeitsrechtlichen Bereichen.

Bleiben Sie jetzt auf dem aktuellsten Stand und besuchen Sie unser 1-tägiges Seminar „Update: Arbeitsrecht“!

Quellen: Nachweisgesetz (NachwG), „Themenbrief Arbeitsrecht“, „Das GmbH-Recht

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