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"Röchling Automotive: Hohe Rechtssicherheit durch automatisierte Präferenzabwicklung in SAP"


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Röchling Automotive: Hohe Rechtssicherheit durch automatisierte Präferenzabwicklung in SAP

© Röchling Automotive

Eine geplante Erweiterung des SAP-Systems gab den Ausschlag bei Röchling, auch über eine neue IT-Lösung für die Präferenzabwicklung nachzudenken. Die Präferenzabwicklung erfolgte zu dieser Zeit zum Teil manuell und jeweils eigenständig in elf EU-Standorten. Ziel war es, alle Prozesse durchgängig in SAP ERP zu automatisieren. Die Entscheidung fiel auf ein SAP-basiertes Add-on, das sich voll in die SAP-ERP-Umgebung integriert und in zweieinhalb Monaten implementiert war.

Röchling Automotive: Hohe Rechtssicherheit durch automatisierte Präferenzabwicklung in SAP

Der Geschäftsbereich „Röchling Automotive“ ist mit über 6.000 Mitarbeiter*innen in 41 Standorten auf 4 Kontinenten global aufgestellt. Beim Produktions- und Lieferspektrum dreht sich alles um Kunststofflösungen wie zum Beispiel Unterbodenverkleidungen, Luftklappensysteme, Tanks oder Batterieabdeckungen.

Eine geplante Erweiterung des SAP-Systems gab den Ausschlag bei Röchling, auch über eine neue IT-Lösung für die Präferenzabwicklung nachzudenken. Die Präferenzabwicklung erfolgte zu dieser Zeit zum Teil manuell und jeweils eigenständig in elf EU-Standorten.

Markus Mann, Specialist SAP Business Application SD/HR Global bei Röchling Automotive: „Die dezentrale und teils manuelle Abwicklung führte zu immer höheren Aufwänden und es mangelte an Transparenz. Unser Ziel war es, die Prozesse durchgängig in SAP ERP zu automatisieren. Und weil die Foreign-Trade-Komponenten in SAP ERP nicht mehr weiterentwickelt wurden, musste eine neue IT-Lösung her. Wir dachten zuerst an SAP GTS. Allerdings war unser Volumen zu gering, als dass sich das gerechnet hätte.“

Präferenzabwicklung mit SPEEDI – zollkonform und voll integriert in SAP ERP

Die Entscheidung fiel nach einer Empfehlung eines externen Beraters auf das SAP-basierte Add-on SPEEDI Präferenzabwicklung von WSW Software. Die Lösung wurde in nur zweieinhalb Monaten implementiert – voll integriert in die SAP-ERP-Umgebung. Heute werden mit SPEEDIdie Präferenzabwicklungen für alle elf Standorte zentral am Standort Peine durchgeführt. Waren es früher noch über 30 Mitarbeiter, die mehr oder weniger intensiv mit Tätigkeiten rund um Langzeitlieferantenerklärungen (LLE) und Präferenzkalkulationen beschäftigt waren, sind es heute drei Mitarbeiter, die sich zu 100 Prozent auf diese Aufgaben konzentrieren. Die Prozesse beim Einholen und bei der Ausgabe von Lieferantenerklärungen für Bauteile und Materialien – 25.000 sind es bisher allein in einem Jahr – haben sich deutlich vereinfacht. Sämtliche Arbeitsschritte sind dokumentiert und damit jederzeit nachvollziehbar, sodass die Rechtskonformität sowohl gegenüber dem Zoll als auch dem Kunden gewährleistet ist. 

Folgende SPEEDI-Funktionen sind aktuell bei Röchling Automotive im Einsatz:

  • Cockpit zur Anforderung der Langzeitlieferantenerklärungen (LLE) bei Lieferanten
  • Erweiterung: LLE-Anforderung unter Verwendung von SAP Adobe Interactive Forms
  • Cockpit zur Ausgabe und Überwachung der LLE an Kunden
  • Präferenzkalkulation
  • Erweiterung: werksübergreifende Präferenzkalkulation (mit werksübergreifenden Stücklisten)
  • Möglichkeit der Neukalkulation bei nachträglich geänderten Parametern (zum Beispiel bei Produktionsverlagerungen) der ursprünglichen Präferenzkalkulation
  • Erweiterung: Präferenzkalkulation für US-Abkommen (früher NAFTA, jetzt USMCA)
  • Erklärung zum Warenursprung gemäß US-AALA (American Automobile Labeling Act)

Aus den jeweiligen Cockpits heraus steuern die Röchling-Mitarbeitenden alle LLE-Vorgänge wie zum Beispiel Anfordern, Mahnen oder Versenden. Und auch die Verarbeitung des Rücklaufs erfolgt mithilfe der interaktiven Adobe-Formulare weitgehend automatisiert. Durch den Einsatz der interaktiven Formulare entstehen auch bei den Lieferanten keine Medienbrüche mehr. Die Originaldokumente sind über Links mit dem Archiv verknüpft und jederzeit abrufbar. Alle Vorgänge werden systemgestützt durchgeführt und sind damit übersichtlich und transparent verwaltet. Bei einer Prüfung können sie auf Knopfdruck nachgewiesen werden.

Die Präferenzkalkulation erfolgt ebenso zentralisiert mit SPEEDI und das über mehrere Werke beziehungsweise Buchungskreise hinweg. Sie berücksichtigt zusätzlich individuelle USA-Spezifika wie das AALA – American Automobile Labeling Act. Speziell hierfür wurde von WSW Software SAP erweitert, sodass heute im System klar ersichtlich ist, welche prozentualen Anteile von den USA und Kanada in die gelieferten Verkaufsprodukte eingeflossen sind und welche einen anderen Ursprung hatten.

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Bild: © Röchling Automotive

Automatisierte Neukalkulation und Dokumentation der Änderungsstände

Wie bei vielen anderen Herstellern auch, müssen bei Röchling die Ersatzteile mindestens noch zehn Jahre nach Auslaufen einer Serie geliefert werden. Die Ersatzteilproduktion erfolgt dabei nicht immer im selben Werk der Serienproduktion. Änderungen der Paramater einer Präferenzkalkulation – wie zum Beispiel Verlagerung der Produktion in ein neues Land, neue Einkaufspreise für Vormaterial, ein Lieferantenwechsel oder Bauteiländerungen – machen eine Neukalkulation notwendig. Das passiert nicht selten bei Röchling Automotive. Gleichermaßen müssen die Änderungsstände dokumentiert und verwaltet werden. Beide Vorgänge – die Neukalkulation sowie die Dokumentation der Änderungsstände – erfolgen bei Röchling mit SPEEDI automatisiert und halten damit jeder Zollprüfung stand.

Roland Weinkauf, Zollbeauftragter und Exportkontrollverantwortlicher Compliance bei Röchling Automotive: „Die SPEEDI-Lösung hat uns einen hohen Automatisierungsgrad, volle Prozesstransparenz und Rechtssicherheit gebracht. Die Kolleginnen und Kollegen von WSW sind äußerst kompetent. Änderungen und Erweiterungen sind stets planmäßig umgesetzt. Und wir werden proaktiv informiert, wenn sich OEM-Listenbedingungen ändern oder neue Abkommen anstehen. Das alles schätzen wir sehr. Eine Partnerschaft, die richtig Spaß macht.“

WSW Software GmbH
Fußbergstraße 1
82131 Gauting (München)
Telefon: +49 (0) 89 895089-0
[email protected]
www.wsw.de[Werbelink]

Ansprechpartner:

Matthias Hirsch
[email protected]

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