Wie erstellt man eine Gelangensbestätigung? – Definition und Muster für Unternehmen

27.02.2024 | T. Reddel – Online-Redaktion, Forum Verlag Herkert GmbH

Wer für seine Lieferungen aus Deutschland in ein anderes EU-Land keine Umsatzsteuer zahlen will, muss die Einhaltung der EU-Grenzen nachweisen können. Eine dieser Nachweismöglichkeiten ist die Gelangensbestätigung. Welchen Inhalt das Dokument aufweisen muss und wer für die Gelangensbestätigung auszufüllen hat, zeigt dieser Beitrag.

 

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist eine Gelangensbestätigung? – Bedeutung
2. Gelangensbestätigung: Gesetzliche Grundlage
3. Wer muss die Gelangensbestätigung erstellen?
4. Wie bekomme ich die Gelangensbestätigung?
5. Was passiert, wenn keine Gelangensbestätigung vorliegt?
6. Was muss in der Gelangensbestätigung stehen? – Inhalt und Muster

Was ist eine Gelangensbestätigung? – Bedeutung

Die Gelangensbestätigung ist ein Dokument für innergemeinschaftliche Lieferungen, also Sendungen zwischen EU-Staaten. Sie beweist, dass die Ware tatsächlich im angegebenen EU-Land angekommen (angelangt) ist, was wiederum für die Umsatzsteuerbefreiung wichtig ist. Denn unter bestimmten Voraussetzungen entfällt die Umsatzsteuerpflicht für Lieferungen innerhalb der EU.

Belege wie die Gelangensbestätigung müssen eindeutig und leicht nachvollziehbar zeigen, dass die Lieferung die vorgeschriebenen Anforderungen erfüllt. Dazu ist im Beförderungsfall eine Kopie der Rechnung sowie eine Bestätigung eines Angestellten vorzulegen, dass die Ware den anderen EU-Staat tatsächlich erreicht hat.

Bei der Gelangensbestätigung wird zwischen Lieferung (z. B. durch eine Spedition) und (Selbst-)Abholung unterschieden. 

Gelangensbestätigung für Selbstabholer	Gelangensbestätigung bei Versendung
Nachweis für den Fall, dass der ausländische Abnehmer die Ware mit eigenen Transportmitteln beim deutschen Lieferanten abholt.	Lieferant und Abnehmer lassen die Ware durch einen selbstständigen Dritten transportieren. Die Gelangensbestätigung hierfür kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn Lieferant und Spediteur in keiner direkten vertraglichen Beziehung zueinander stehen.

Eine Gelangensbestätigung für Lieferungen in ein Drittland, also in Nicht-EU-Mitgliedsstaaten, gibt es nicht.

Gelangensbestätigung: Gesetzliche Grundlage

Die Gelangensbestätigung ist in §§ 17a, 17b der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) geregelt. Dort wird die Gelangensbestätigung als ein notwendiger Nachweis für die Umsatzsteuerbefreiung innergemeinschaftlicher Lieferungen genannt.

Insgesamt müssen folgende Bedingungen für die Steuerbefreiung gegeben sein:

• Die Ware ist in einem EU-Land angekommen (→ Gelangensbestätigung).
• Der Käufer ist ein Unternehmen mit ausländischer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
• Der Käufer hat die Ware für sein Geschäft gekauft.
• Der Käufer muss Umsatzsteuer für den Kauf zahlen (Erwerbsbesteuerung).

Sobald all diese Voraussetzungen erfüllt sind und der Lieferant sie auch nachweisen kann, darf er die Rechnung ohne Erhebung der Umsatzsteuer ausstellen. Die Gelangensbestätigung dient als Nachweis, dass die Lieferung ausschließlich innerhalb des Gemeinschaftsgebiets versendet wurde und erfolgreich beim Empfänger ankam.

Wer muss die Gelangensbestätigung erstellen?

Alle Unternehmen, die Waren innerhalb der EU versenden und dafür von der Umsatzsteuer befreit werden wollen, müssen eine Gelangenbestätigung erstellen und beim zuständigen Finanzamt einreichen.

Das Ausfüllen und Unterzeichnen der Gelangensbestätigung obliegt dem Empfänger der Ware, also meist der Käufer. Da die Gelangensbestätigung jedoch allein auf deutschem Recht basiert, ist der ausländische Abnehmer nicht verpflichtet, diese auszufüllen, zu unterzeichnen und an den deutschen Lieferanten zurückzugeben. Daher ist es empfehlenswert, spätestens bei der Auftragsbestätigung das Verlangen nach einer Gelangensbestätigung deutlich zu machen. Idealerweise wird die Gelangensbestätigung als Bedingung des Liefervertrags gekennzeichnet oder in die allgemeinen Lieferbedingungen integriert.

Anschließend kann die Gelangensbestätigung, sofern vom Zulieferer beauftragt, direkt an die liefernde Spedition übergeben werden. Andernfalls muss sich der Zulieferer selbst darum kümmern, dass der Empfänger die Gelangensbestätigung ausfüllt und übermittelt.

Wie bekomme ich die Gelangensbestätigung?

Der Zulieferer erhält seine Gelangensbestätigung, indem er den Empfänger aktiv auffordert, das Dokument auszufüllen und zu unterschreiben. Dafür kann er fertige Muster und Vorlagen verwenden, die dem Empfänger aufzeigen, welche Daten er in der Erklärung eintragen muss.

Die Gelangensbestätigung kann entweder analog oder elektronisch ausgefüllt und übermittelt werden. Bei der elektronischen Gelangensbestätigung ist überdies eine elektronische Archivierung erforderlich (z. B. die dazugehörige E-Mail) – für mindestens zehn Jahre. Zudem kann sie als umsatzsteuerlicher Nachweis ausgedruckt aufbewahrt werden.

Des Weiteren darf die Gelangensbestätigung als Sammelbestätigung für höchstens ein Quartal abgegeben werden. Dabei ist für jede Sendung der konkrete Monat des jeweiligen Wareneingangs anzugeben. 

Was passiert, wenn keine Gelangensbestätigung vorliegt?

Der Käufer muss dem Verkäufer die Gelangensbestätigung spätestens am 10. Tag des Monats nach der Lieferung vorlegen. Ansonsten dürfen im Versendungsfall auch andere Nachweise als die Gelangensbestätigung eingereicht werden, um von der Umsatzsteuerbefreiung zu profitieren.

Folgende Alternativen zur Gelangensbestätigung sind zulässig:

• Versendungsbelege (z. B. handelsrechtliche Frachtbriefe, Konnossement)
• Sonstige handelsübliche Belege (z. B. Spediteurbescheinigung)
• Schriftliche oder elektronische Auftragserteilung und Transportprotokoll bei Kurierdiensten
• Empfangsbescheinigung des Postdienstleisters

In jedem Fall ist es wichtig, dass die Verantwortlichen mit der Handhabung relevanter Zolldokumente vertraut sind.

Was muss in der Gelangensbestätigung stehen? – Inhalt und Muster

Es gibt zwar keine gesetzlichen Formvorschriften für Gelangensbestätigungen. Allerdings muss jede Bestätigung bestimmte Pflichtangaben enthalten, ohne die das Dokument nicht gültig ist.

Die erforderlichen Angaben können sich auch kumulativ aus mehreren Lieferbelegen ergeben und lauten wie folgt:

• Name und Anschrift des Empfängers
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware
  → Bei Fahrzeugen: Auch die Fahrzeug-Identifikationsnummer nennen!
• Ort (muss genau angegeben werden), Monat (genauer Tag nicht nötig) und Erhalt der Ware im anderen EU-Land
  → Bei Selbstabholung: Ort und Datum des Endes der Beförderung
• Ausstellungsdatum der Gelangensbestätigung
• Unterschrift des Abnehmers oder alternativ eines von ihm zur Abnahme Beauftragten (+ Vertretungsberechtigung)
  → Bei elektronischer Gelangensbestätigung: Keine Unterschrift notwendig, sofern erkennbar ist, dass die elektronische Übermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmers/Beauftragten begonnen hat.

Aus diesen Daten können Unternehmen ein Muster für künftige Gelangensbestätigungen erstellen.

Gelangensbestätigung: Muster

Wie eine fertige Gelangensbestätigung zum Ausfüllen aussehen kann, zeigt folgende Vorlage:

Bestätigung über das Gelangen des Gegenstands einer innergemeinschaftlichen Lieferung in einen anderen EU-Mitgliedstaat (Gelangensbestätigung)
(Name und Anschrift des Abnehmers der innergemeinschaftlichen Lieferung, ggf. E-Mail-Adresse)
Hiermit bestätige ich als Abnehmer, dass ich folgenden Gegenstand*/dass folgender Gegenstand* einer innergemeinschaftlichen Lieferung
(Menge der Ware)
(Handelsübliche Bezeichnung der Ware; bei Fahrzeugen zusätzlich die Fahrzeug-Identifikationsnummer)
im
(Monat und Jahr des Erhalts der Ware im Bestimmungsland (EU-Staat) bei Lieferung, nicht Selbstabholung)
(Monat und Jahr des Endes der Beförderung bei Selbstabholung)
in*/nach*
(Mitgliedsstaat und Ort des Bestimmungsortes der Lieferung/Beförderung)
erhalten habe*/gelangt ist*.
(Datum der Ausstellung der Gelangensbestätigung)
(Unterschrift des Abnehmers/des Vertretungsberechtigten + Name der unterzeichnenden Person in Druckschrift)

*Je nachdem, ob die Ware vom Verkäufer geliefert oder der Käufer die Ware selbst abgeholt hat, muss eine der beiden Formulierungen gewählt werden.

→ Muster-Gelangensbestätigungen in anderen Sprachen (Englisch, Französisch etc.) müssen amtlich übersetzt sein.

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Quellen: „Themenbrief Export & Zoll“, IHK Lüneburg Wolfsburg, Merkblatt „Nachweis der Steuerfreiheit innergemeinschaftlicher Lieferungen“ (IHK Siegen)