Pflichtangaben auf einer Gelangensbestätigung
Der deutsche Gesetzgeber hat in der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UstDV) die Verbringungsbelege definiert, die das umsatzsteuerfreie Liefern in andere EU-Länder ermöglichen. Das sind im Versendungsfall:
- Doppel der ordnungsgemäß erstellten Handelsrechnung sowie
- Gelangensbestätigung nach vorgeschriebenem Muster
Kernfunktion der Gelangensbestätigung, die am 1. Januar 2014 in Kraft getreten ist, ist es in erster Linie innergemeinschaftliche Liefergeschäfte abzudecken, deren Steuerfreiheit nicht durch andere Belege untermauert werden kann. Der Abnehmer erlangt so die Bestätigung, dass der Liefergegenstand in ein anderes EU-Land gelangt ist.
Die Gelangensbestätigung kann nicht mit einem amtlichen Formular gleichgesetzt werden. Sie muss aber bestimmte Pflichtangaben enthalten, die sich auch aus mehreren Lieferbelegen kumulativ ergeben können:
- Name und Anschrift des Abnehmers
- Menge und handelsübliche Bezeichnung des Liefergegenstands (bei Fahrzeugen auch die Fahrzeug-Identifikationsnummer)
- Ort (muss genau angegeben werden) und Monat (genauer Tag nicht nötig) des Erhalts des Liefergegenstands im anderen EU-Land bzw. bei Selbstabholung des entsprechenden Endes der Beförderung
- Ausstellungsdatum der Gelangensbestätigung
- Unterschrift des Abnehmers oder alternativ eines von ihm zur Abnahme Beauftragten
Damit sich im stressigen Alltag beim Erstellen der Gelangensbestätigung oder anderer komplexer Zollformulare keine Fehler einschleichen, werden Zollmitarbeiter von der Software „PC-gestützte Bearbeitung komplexer Zolldokumente“ unterstützt.
Gelangensbestätigung: Vereinfachungen
In einem Ausführungserlass zur Gelangensbestätigung hat der Gesetzgeber einige Erleichterungen erlassen. Demnach kann die Gelangensbestätigung
- aus mehreren Dokumenten bestehen, die sich aufeinander beziehen.
- in schriftlicher, aber auch in elektronischer Form abgegeben werden. Ist die Gelangensbestätigung elektronisch übermittelt worden, muss sie auch elektronisch archiviert werden. Für umsatzsteuerliche Nachweiszwecke kann sie auch ausgedruckt aufbewahrt werden.
- als Sammelbestätigung maximal für ein Quartal abgegeben werden. Pro Sendung muss der konkrete Monat des einzelnen Warenerhalts angegeben werden.
Praxistipp: Da die Gelangensbestätigung allein auf deutschem Recht basiert, sind ausländische Abnehmer nicht verpflichtet, diese auszufüllen, zu unterzeichnen und an den deutschen Lieferanten zurückzugeben. Es kann deswegen sinnvoll sein, spätestens bei der Auftragsbestätigung das Verlangen nach einer Gelangensbestätigung deutlich zu machen. Idealerweise kann die Gelangensbestätigung zu einer Bedingung des Liefervertrags gemacht oder in die Liefer-AGB integriert werden.
Gelangensbestätigung im Abhol- oder Versendungsfall
Abholfall
Mit der Gelangensbestätigung werden aber nicht nur die Beförderungsfälle abgedeckt, in denen der deutsche Lieferant die Ware mit eigenen Beförderungsmitteln zum EU-Abnehmer transportiert. Sie findet auch Anwendung, wenn der ausländische Abnehmer mit eigenen Transportmitteln die Güter beim deutschen Lieferanten abholt.
Versendungsfall
Auch in Versendungsfällen kann die Verbringung des Gegenständs durch eine Gelangensbestätigung nachgewiesen werden. Dies kann insbesondere dann sinnvoll sein, wenn Lieferant und Spediteur in keiner direkten vertraglichen Beziehung zueinander stehen. Ein Versendungsfall liegt grundsätzlich dann vor, wenn Lieferant und Abnehmer den Gegenstand durch einen selbstständigen Dritten transportieren lassen. Alternativ zur Gelangensbestätigung lässt die UStDV auch andere Belege zu, die an ihre Stelle treten können.
Welche Belege das sind, erfahren Sie im Gratis-Fachartikel „Grundsätze und Nachweispflichten der Steuerfreiheit (z. B. Gelangensbestätigung)“. Weitere Informationen rund um das Thema Außenwirtschaft sowie praktische Handlungsanweisungen erhalten Zollverantwortliche jeden Monat mit dem „Themenbrief Export & Zoll“. In jeder Ausgabe erläutern Experten ein wichtiges aktuelles Thema – leicht verständlich und kompakt.
Quelle: „Themenbrief Export & Zoll“
