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"Handelsrechnung („commercial invoice“): Definition, Pflichtangaben und Muster"


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Im internationalen Handel sind Handelsrechnungen die am häufigsten vorkommenden Dokumente. Durch die Vorlage einer Handelsrechnung wird der Warenwert beim Zoll belegt. Um Rückfragen durch die Zollbehörde zu vermeiden – was Zeit und Geld kostet – müssen Handelsunternehmen genau darauf achten, dass alle nötigen Angaben enthalten sind.

Handelsrechnung: Definition 

Eine Handelsrechnung (engl.: „commercial invoice“) wird immer dann benötigt, wenn Waren, die zollpflichtig sind, aus einem Land oder in ein Land außerhalb der EU importiert oder exportiert werden. Die Handelsrechnung bildet die Grundlage für die Einfuhrverzollung im Bestimmungsland und dient häufig der statistischen Erhebung. 

Neben den allgemeinen Angaben in einer Rechnung, muss die Handelsrechnung alle wichtigen Angaben zur Ware enthalten. 

Inhalte einer Handelsrechnung  

Pflichtangaben

  • Vollständiger Name und Adresse des liefernden Unternehmens
  • Vollständiger Name und Adresse des Kunden
  • Umsatzsteuer-Id.-Nr.
  • EORI-Nr.
  • Handelsregisternummer
  • Kennzeichnung „Handelsrechnung“ oder „invoice“
  • Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum
  • Menge und handelsübliche Warenbeschreibung
  • Zolltarifnummer
  • Lieferdatum oder Leistungsdatum
  • Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
  • Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie Hinweis auf Steuerbefreiung
  • Evtl. Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers

Weitere Grundangaben

  • Bankverbindung
  • Einzel- und Gesamtpreis
  • Transportkosten inkl. Versicherung
  • Lieferbedingung (Incoterm®-Klausel)
  • Zahlungsbedingungen
  • Angaben zur Transportart (Schiffsname, Flugnummer etc.)
  • Verpackungsdaten, u. a. für die Identifizierung der Ware
  • Bankverbindung des liefernden Unternehmens

Zusätzliche Angaben

  • Eides- und Schwurklauseln, sofern vom Bestimmungsland gefordert
  • Herstellererklärungen

Zahlreiche Staaten verlangen zudem bei der Wareneinfuhr besondere Angaben bzw. die Legalisierung von Handelsabrechnungen. Die zuständige Industrie- und Handelskammer kann Handelsunternehmen in diesen Punkten beraten. 

Muster Handelsrechnung 

Wie eine Handelsrechnung letztendlich aussehen kann, können Sie der Mustervorlage entnehmen, die die Software „PC-gestützte Bearbeitung komplexer Zolldokumente“ für Sie bereithält. Mit dieser Software können Sie komplexe Zolldokumente wie Warenverkehrsbescheinigungen, Lieferantenerklärungen oder CMR-Frachtbriefe schnell und rechtssicher ausfüllen. Mehr als 50 Arbeitshilfen erleichtern zudem den Exportalltag. 

Quelle: „PC-gestützte Bearbeitung komplexer Zolldokumente“

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