Intrastat-Meldung: Anleitung, Pflicht und aktuelle Änderungen

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Jeder Warenverkehr zwischen zwei oder mehreren EU-Staaten muss statistisch festgehalten werden. Formale Grundlage hierzu bildet die Intrastat-Meldung. Sie ist zu fixen Abgabefristen fällig und muss von allen meldepflichtigen Unternehmen an das Statistische Bundesamt übermittelt werden. Doch worauf müssen Betriebe achten, wenn sie ihre Meldung erstellen und was passiert, wenn sie ihrer Pflicht nicht nachkommen?

Inhaltsverzeichnis

  1. Erklärung: Was ist eine Intrastat-Meldung?
  2. Aktuelle Änderungen ab 2022
  3. Warum muss man eine Intrastat-Meldung machen?
  4. Wer muss eine Intrastat-Meldung abgeben?
  5. Was gehört in die Intrastat-Meldung?
  6. Wann bzw. wie oft ist eine Intrastat-Meldung erforderlich?
  7. Anleitung: Wie funktioniert die Meldung?

Erklärung: Was ist eine Intrastat-Meldung?

Der Begriff „Intrastat“ steht für die sog. „Innergemeinschaftliche Handelsstatistik“ (auch „Intrahandelsstatistik“). Die dazugehörigen Daten werden mithilfe der Intrastat-Meldungen ermittelt. Sie zeigen den tatsächlichen Warenverkehr von Gemeinschaftswaren innerhalb der EU. Hierfür müssen Unternehmen all ihre Versendungen und Eingänge eines Jahres zentral melden. In Deutschland ist dafür das Statistische Bundesamt (Destatis) zuständig. Diese Meldepflicht gilt in allen Mitgliedsstaaten.

Rechtliche Grundlage zur Intrahandelsstatistik und den dazugehörigen Meldungen bilden folgende Verordnungen:

  • Außenhandelsstatistikgesetz (AHStatG)
  • Außenhandelsstatistik-Durchführungsverordnung
  • Bundesstatistikgesetz

Sie definieren Mindeststandards zur handelsstatistischen Erfassung in Deutschland. Hinzukommen EU-weite Regelungen wie die EU-Verordnung Nr. 2019/2152 und die Durchführungsverordnung (EU) 2020/1197.

Das Pendant zum Intrastat ist die sog. Extrastat. Während bei der Intrastat ein Unternehmen seine Daten mithilfe der Intrastat-Meldung direkt an die zuständige Behörde übermittelt, kann es bei der Extrastat die Informationen im Rahmen der Zollabwicklung über die Zollverwaltung weitergeben.

Aktuelle Änderungen ab 2022

Wie jedes Jahr gibt es auch für das Berichtsjahr 2022 einige Änderungen bzgl. der Erfassung und Ausstellung von Intrastat-Meldungen. Sie werden vom Statistischen Bundesamt in einem eigenen Bericht veröffentlicht.

Zu den wichtigsten Neuerungen gehören folgende Punkte:

  • In Versendungsmeldungen sind zusätzlich folgende Angaben erforderlich:
    • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Warenempfängers
    • Ursprungsland der Ware (falls nicht bekannt das vermutliche Ursprungsland eintragen)
  • Geänderte Codierungen zur sog. „Art des Geschäfts” (AdG), z. B.:
    • Bisherige Ziffer für „Endgültigen Kauf/Verkauf“ in B2B und B2C: Code 11
    • Künftige Codierung:
      • B2B-Sendungen: Code 11
      • B2C-Sendungen: Code 12
  • Beschränkte Nutzungsmöglichkeiten von Sammelnummern.

Tipp: Ausführliche Informationen zu weiteren wichtigen Änderungen im Exportbereich bietet das Handbuch „Zoll & Export 2022“. Dort sind alle relevanten Regelungen zusammengefasst, für das schnelle Nachschlagen vor Ort.

Warum muss man eine Intrastat-Meldung machen?

Intrastat-Meldungen helfen insbesondere bei der Beantwortung unterschiedlichster Fragen zur Handels- und Entwicklungspolitik der EU. Hierfür werden die Meldungen in der Intrahandelsstatistik zusammengefasst und damit Daten über den innergemeinschaftlichen Warenverkehr Deutschlands ermittelt.

Bevor es den europäischen Binnenmarkt gab, mussten die notwendigen Informationen aus der Zollabwicklung gefiltert werden. Bei Extrastat-Meldungen läuft es bis heute so ab. Seit Abschluss des Binnenmarkts lassen sich die erforderlichen Daten für Intrastate jedoch nicht mehr aus der Zollabwicklung ermitteln. Stattdessen kommen seitdem eigene Intrastat-Meldungen zum Einsatz.

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Für jede Warensendung innerhalb der EU müssen bestimmte Daten gesammelt und Dokumente erstellt werden. Ein typisches Beispiel hierfür sind die Intrastat-Meldungen.
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Wer muss eine Intrastat-Meldung abgeben?

Generell muss jedes Unternehmen eine Intrastat-Meldung abgeben, wenn es eine innergemeinschaftliche Lieferung nach Umsatzsteuergesetz (UStG) plant. Anders herum gilt eine Auskunftspflicht für alle, die eine innergemeinschaftliche Warensendung gem. UStG erhalten.

Personell gesehen ist zunächst jede natürliche oder juristische Person meldepflichtig, die folgende Bedingungen erfüllt:

  • Sie besitzt eine deutsche (Umsatz-)Steuernummer.
  • Sie führt einen Vertrag mit einem ausländischen Geschäftspartner aus der EU. Auf dessen Basis versenden und empfangen beide Parteien untereinander Gemeinschaftswaren.
  • Gibt es keinen Vertrag, muss bei einer Versendung derjenige die Intrastat-Meldung verfassen, der die Waren verschickt und bei Empfang derjenige, der die Ware erhält.

Hinweis: Es ist möglich, sich bei der Meldung durch eine dritte Person vertreten zu lassen. Sie muss allerdings ebenfalls in der EU ansässig sein.

Wer muss keine Meldung verfassen?

Von der Meldepflicht ist ein Betrieb dann befreit, wenn sein Warenverkehr mit anderen EU-Staaten im laufenden Jahr oder Vorjahr einen Gesamtwert von maximal 500.000 Euro (Versendung) bzw. 800.000 Euro (Eingang) nicht überschreitet. In Österreich gilt eine jährliche Wertgrenze von 750.000 Euro.

Versendet oder erhält ein Unternehmer im laufenden Jahr Waren, die diese Grenzen überschreiten, muss er ebenfalls eine Intrastat-Meldung übermitteln. Als Startpunkt gilt dann der Monat, in welchem das Unternehmen die Meldeschwelle überschritten hat. In diesem Fall müssen alle meldepflichtigen grenzüberschreitenden innergemeinschaftlichen Warenbewegungen aufgelistet werden.

→ Achtung: Das Statistische Bundesamt versendet keine automatische Benachrichtigung, falls ein Unternehmen die o. g. Meldeschwellen überschreitet.

Darüber hinaus sind auch Privatpersonen und Auskunftspflichtige von der Meldepflicht befreit, wenn sie keine periodische Steueranmeldung abgeben müssen. Auch Umsätzen durch private Selbstabholer fallen nicht unter die Pflicht. Anders ist das bei Waren, die inländische Unternehmen an Privatpersonen aus anderen EU-Ländern versenden, und wenn Privatpersonen aus anderen Mitgliedstaaten Güter an deutsche Unternehmen übermitteln. In diesen Fällen muss der inländische Betrieb die Waren anmelden.

Was gehört in die Intrastat-Meldung?

Für eine vollständige Intrastat-Meldung sind folgende Informationen erforderlich:

• Meldepflichtige Warenströme:

Zunächst muss ein Unternehmen in seiner Intrastat-Meldung alle Waren erfassen, die es in einen anderen Mitgliedsstaat befördert. Für die Intrahandelsstatistik ist insbesondere der innergemeinschaftliche Warenverkehr mit Gemeinschaftswaren relevant.

Hierzu gehören folgende Güterarten:

  • Waren, die vollständig im Zollgebiet der EU gewonnen oder hergestellt wurden (ohne Waren aus Drittländern oder Gebieten außerhalb der EU).
  • Waren aus Drittländern oder Gebieten außerhalb der EU, die in einem Mitgliedstaat zollrechtlich Teil des freien Verkehrs sind.
  • Waren, deren Ursprung sich aus einer Kombination der beiden o. g. Punkte ergibt.

Ebenfalls Teil der Intrastat-Meldung sind Transaktionen, bei denen kein Eigentum übertragen wird, etwa bei Vermietung oder Leasing. Alle anderen Waren gelten als Nicht-Gemeinschaftswaren. Dazu gehören seit 2007 auch Reparaturen und Wartungsarbeiten.

• Rechnungsbeträge:

Neben den zu meldenden Waren benötigt jede Meldung entsprechende Rechnungsbeträge. Damit ist die umsatzsteuerrechtliche Bemessungsgrundlage gemeint, also das tatsächlich in Rechnung gestellte Entgelt des Senders. Hinzukommen ggf. separat aufgeführte Kosten für Versicherungen oder Transport.

• Weitere Daten:

§ 8 Abs. 1 AHStatG fordert zudem:

  • Name, Anschrift, Telefon- und Telefaxnummern + Adresse für elektronische Post
  • Steuernummer aus der Umsatzsteuer-Voranmeldung + Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Name + Kontaktdaten des Ansprechpartners des Unternehmens, die für Rückfragen zur Verfügung steht.

Wann bzw. wie oft ist eine Intrastat-Meldung erforderlich?

Jedes Unternehmen unterliegt einer festgelegten Frist, bis wann es seine Intrastat-Meldung beim Statistischen Bundesamt abgeben muss. So müssen die Daten immer monatlich ermittelt werden und bis zum zehnten Arbeitstag nach Ablauf des Berichtsmonats vorliegen, wenn im Monat die genannten Meldeschwellen überschritten wurden. Soll z. B. der Warenverkehr von Mai bestimmt werden, muss der Absender die Daten bis spätestens zum zehnten Werktag im Juni eingereicht haben.

Achtung: Es gibt keine Möglichkeit, die 10-Tage-Frist zu verlängern. Außerdem müssen Unternehmen selbständig daran denken, ihre Meldungen rechtzeitig abzugeben. Andernfalls kann ein Bußgeld in Höhe von bis zu 50.000 Euro drohen.

Um auf eventuelle Nachfragen von Destatis reagieren zu können, sollten Unternehmer die zur Meldung notwendigen Unterlagen wenigstens zwei Jahre aufbewahren.

Werden Intrastat-Meldungen geprüft?

Ja, Destatis führt regelmäßige Kontrollen durch. Dazu gehören insbesondere monatlichen Eingangskontrollen und quartalsweise umgesetzte Abgleiche mit den Daten, die das Amt von den Finanzbehörden aus der Umsatzsteuer-Voranmeldung erhält.

Anleitung: Wie funktioniert die Meldung?

Intrastat-Meldungen müssen stets elektronisch abgegeben werden. Hierfür können die Meldepflichtigen zwischen folgenden Methoden wählen:

  • IDEV-Meldesystem“ (entweder mit Online-Formularmeldung oder Datei-Upload)
    Achtung: IDEV wird eingestellt und ist nur noch für das Jahr 2022 nutzbar.
  • eSTATISTIK.core
  • Erhebungsportal der Statistischen Ämter des Bundes und der Länder
    → Ab 2022 ist ein digitaler Postaustausch möglich.

Bei allen Varianten muss sich das Unternehmen zunächst online registrieren. Nach erfolgreicher Anmeldung und Übermittlung prüft das Statistische Bundesamt die eingegangenen Daten mithilfe unterschiedlicher Plausibilitätskontrollen.

Als allgemeine Hilfestellung zur Erstellung des Berichts gibt Destatis eine jährlich aktualisierte Anleitung zur Intrastat-Meldung heraus. Weitere Anleitungen für Unternehmen bietet die „Dokumentenmappe: Zoll- und Exportabwicklung“. Sie enthält praktische Arbeitshilfen, um die täglichen Herausforderungen bei Versandverfahren, Exportkontrollen, Umsatzsteuer etc. zu bewältigen. Alle Vorlagen entsprechen den aktuellen zollrechtlichen Vorschriften – damit handeln Exporteure rechtssicher und fachgerecht.

Quellen: Handelskammer Hamburg, Statistisches Bundesamt

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