Diesen Artikel als PDF beziehen?
Laden Sie kostenlos den Artikel herunter:
"Wie sollte ich ein Arbeitszeugnis schreiben? – Formulierungen, Beispiele und rechtliche Vorgaben"


Anmelden
* Pflichtfeld

Bitte geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein.

Wir erheben Ihre Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. b) und f) DSGVO zur ordnungsgemäßen Abwicklung unserer Geschäftsvorgänge sowie zur Mitteilung von Produktinformationen. Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung: forum-verlag.com/datenschutz Wir informieren Sie regelmäßig über aktuelle, themenbezogene, kostenpflichtigen Verlagsprodukte per E-Mail, Fax, Telefon oder Post. Sie können jederzeit der Verwendung Ihrer Daten für Werbezwecke zu den ortsüblichen Basistarifen widersprechen, indem Sie den Abmeldelink nutzen, der am Ende einer jeden E-Mail enthalten ist. Oder schreiben Sie eine E-Mail an service@forum-verlag.com.

Vielen Dank für Ihr Interesse !

Im nächsten Schritt erhalten Sie eine Bestätigungsmail an die angegebene E-Mail-Adresse. Hiermit wird geprüft, ob es sich um eine korrekte E-Mail-Adresse handelt.Um Ihnen die gewünschten Informationen zukommen lassen zu können, klicken Sie bitte jetzt den in der Bestätigungsmail enthaltenen Link.Falls die Bestätigungsmail Ihr Postfach nicht erreicht hat, kann es sein, dass diese irrtümlicherweise in Ihrem Spam-Ordner gelandet ist. Überprüfen Sie daher Ihren Spam-Ordner und Ihre Spam-Einstellungen.

Um Sie gezielter beraten zu können, würden wir uns freuen, wenn Sie uns folgende Informationen zukommen lassen. Alle Angaben sind freiwillig.

Um Ihre Daten abzusenden, sollte mindestens ein Feld befüllt sein. Vielen Dank

Wie sollte ich ein Arbeitszeugnis schreiben? – Formulierungen, Beispiele und rechtliche Vorgaben

© fizkes – stock.adobe.com

Ein gutes Arbeitszeugnis ist oft Voraussetzung für eine erfolgreiche Bewerbung in einem neuen Unternehmen. Allerdings kommt es beim Wortlaut des Zeugnisses immer wieder zu Streitigkeiten zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern, wie aktuelle Gerichtsurteile belegen. Wie müssen Arbeitgeber ein Arbeitszeugnis schreiben, damit es wohlwollend und gleichzeitig wahrheitsgemäß ist? Und wie lassen sich die Formulierungen im Zeugnis entschlüsseln?

Inhaltsverzeichnis

  1. Was ist ein Arbeitszeugnis? – Definition
  2. Einfaches und qualifiziertes Arbeitszeugnis schreiben
  3. Wer darf bzw. muss das Arbeitszeugnis schreiben?
  4. Wie lange hat der Arbeitgeber Zeit, ein Arbeitszeugnis zu schreiben?
  5. Arbeitszeugnis schreiben: Formale Vorgaben
  6. Darf der Arbeitgeber ein schlechtes Arbeitszeugnis schreiben?
  7. Was sind Geheimcodes im Arbeitszeugnis? – Formulierungen und Beispiele

Was ist ein Arbeitszeugnis? – Definition

Ein Arbeitszeugnis ist eine offizielle Urkunde, die die Kenntnisse und Fähigkeiten eines Arbeitnehmers nachweist. Es wird v. a. genutzt, wenn sich Beschäftigte bei einem anderen Arbeitgeber bewerben wollen. Daher müssen insbesondere Arbeitgeber beim Schreiben des Arbeitszeugnisses einige formale und gesetzliche Vorgaben beachten.

Neben stetig neuen Gerichtsurteilen bildet § 109 Gewerbeordnung (GewO) die rechtliche Grundlage des Arbeitszeugnisses.

Einfaches und qualifiziertes Arbeitszeugnis schreiben

Arbeitnehmer und Auszubildende haben nach Beendigung ihres Arbeits- bzw. Ausbildungsverhältnisses Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Dabei können sie gemäß § 109 GewO zwischen mehreren Arten des Arbeitszeugnisses wählen.

Einfaches Arbeitszeugnis

Das einfache Zeugnis muss Angaben zu Art, Dauer und Ziel des Arbeits- bzw. Ausbildungsverhältnisses enthalten. Bei Auszubildenden sind zusätzlich Informationen über die erworbenen beruflichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten erforderlich. 

Einfaches Arbeitszeugnis schreiben: Beispiel für Formulierung

„Herr/Frau ________, geboren am ________ in _________, stand in der Zeit vom _______ bis _______ in unseren Diensten. Sie erledigte die gesamte Korrespondenz und schrieb die Auftragsbestätigungen und Rechnungen für unseren Betrieb.

Ort/Datum: ___________________

Arbeitgeber: _____________________“

Qualifiziertes Arbeitszeugnis

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis umfasst, neben den Inhalten des einfachen Arbeitszeugnisses, noch Angaben über Verhalten und Leistung des Arbeitnehmers. In der Praxis fordern die meisten Beschäftigten ein qualifiziertes Arbeitszeugnis vom Arbeitgeber. Es muss jedoch explizit vom Arbeitnehmer angefordert werden.

Qualifiziertes Arbeitszeugnis schreiben: Beispielhafter Aufbau

  • Überschrift: Zeugnis, Arbeitszeugnis, Zwischenzeugnis oder Ausbildungszeugnis
  • Einleitung: Name, Eintrittsdatum, Austrittsdatum, Berufsbezeichnung und Werdegang des Arbeitnehmers
  • Unternehmensdarstellung
  • Einleitung zur Tätigkeitsbeschreibung
  • Tätigkeitsbeschreibung (Aufzählung nach absteigender Priorität)
  • Leistungsbeurteilung
  • Sozialverhalten
  • ggf. Grund zur Ausstellung des Arbeitszeugnisses
  • Schlussformel (Dankes-, Bedauerns- oder Wunschformel)
  • Unterschrift

Hinweis: Arbeitnehmer besitzen keinen Anspruch auf eine Schlussformel im Arbeitszeugnis. So entschied der BAG in einem Urteil vom 25.01.2022 (Az. 9 AZR 146/21). Dieser Anspruch besteht jedoch, wenn ein Zeugnis berichtigt wurde und in der ersten Fassung eine Schlussformel enthalten war, die in der Berichtigung fehlte (LAG Niedersachsen, Az. 10 Sa 1217/21).

→ Beispielhafte Formulierungen, wie Arbeitgeber ein qualifiziertes Arbeitszeugnis schreiben, zeigt dieser Abschnitt des Beitrags.

Zwischenzeugnis

Während des bestehenden Arbeitsverhältnisses können Mitarbeiter auch Anspruch auf ein Zwischenzeugnis haben. Das ist der Fall, wenn sich der Tätigkeitsbereich verändert, die Person einen neuen Vorgesetzten bekommt oder das Arbeitsverhältnis in absehbarer Zeit beendet wird.

Inhaltlich unterscheidet sich ein Zwischenzeugnis nicht vom regulären Arbeitszeugnis. Der Hauptunterschied liegt im rechtlichen Anspruch der Beschäftigten.

Wer darf bzw. muss das Arbeitszeugnis schreiben?

Grundsätzlich muss der Arbeitgeber das Arbeitszeugnis schreiben und ausstellen. Er kann diese Aufgaben jedoch delegieren, etwa an den direkten Vorgesetzten des Arbeitnehmers. Häufig wird es auch von der Personalabteilung des Unternehmens ausgestellt.

In jedem Fall muss am Ende des Zeugnisses die Person unterschreiben, die es erstellt hat. Falls nicht der Arbeitgeber unterschreibt, muss die stellvertretend beauftragte Person das Vertretungsverhältnis und ihre Funktion bei der Unterschrift angeben.

→ Auf welche weiteren rechtlichen Vorgaben Arbeitgeber achten müssen, wenn sie ein Arbeitszeugnis schreiben, erfahren sie im 3,5-stündigen Online-Live-Seminar „Arbeitszeugnisse rechtssicher formulieren und gestalten“. Jetzt anmelden!

Kann ich mir selbst ein Arbeitszeugnis schreiben?

Ja, es besteht die Möglichkeit, dass Arbeitnehmer ihr eigenes Arbeitszeugnis schreiben – oder wenigstens einen ersten Entwurf dafür anfertigen. In der Praxis kommt es immer wieder vor, dass Arbeitgeber ihren Beschäftigten diese Möglichkeit bieten. Damit können sie z. B. Fähigkeiten, die ihnen besonders wichtig sind, im Zeugnis hervorheben.

Allerdings ist am Ende weiterhin der Arbeitgeber dazu verpflichtet, das Arbeitszeugnis zu verfassen und auszustellen.

Darf ChatGPT ein Arbeitszeugnis schreiben?

Grundsätzlich kann künstliche Intelligenz wie ChatGPT und Co. Arbeitgeber dabei unterstützen, Arbeitszeugnisse zu schreiben oder zu berichtigen. Wie in den meisten Fällen kann KI diese Prozesse jedoch (bislang) nicht vollständig übernehmen.

Außerdem sind Mitarbeiter nach Art. 22 DSGVO davor geschützt, dass sie ausschließlich KI-basierten Entscheidungen unterworfen sind. Somit darf ein Arbeitszeugnis nicht nur auf Basis von ChatGPT oder anderer KI geschrieben werden. Denn in diesem Fall würde alleine die KI eine Entscheidung über den Arbeitnehmer treffen, ohne das Zutun menschlicher Entscheidungskompetenz – was wiederum einen Verstoß gegen Art. 22 DSGVO bedeuten würde.

Darüber hinaus sollten Arbeitgeber beachten, dass die Daten, die sie in ChatGPT eingeben, in den Algorithmus der KI eingebaut werden, um deren Funktion zu verbessern. So könnten sowohl sensible Daten über die Angestellten als auch Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse in fremde Hände gelangen, wenn ChatGPT ein Arbeitszeugnis schreiben soll.

Wie lange hat der Arbeitgeber Zeit, ein Arbeitszeugnis zu schreiben?

Der Arbeitgeber muss das Arbeitszeugnis innerhalb von zwei Wochen schreiben und aushändigen.

Der gesetzliche Anspruch auf ein Arbeitszeugnis vonseiten des Arbeitnehmers verfällt grundsätzlich nach drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist kann sich jedoch auf sechs bis zwölf Monate nach Ausscheiden aus dem Unternehmen verkürzen, wenn der Arbeitnehmer seinen Anspruch für längere Zeit nicht geltend macht und dem Arbeitgeber die Zeugnisausstellung nicht mehr zumutbar ist (§ 242 BGB).

Will der Arbeitnehmer, dass das Arbeitszeugnis berichtigt wird, muss er dies dem Arbeitgeber ebenfalls rechtzeitig mitteilen. In einem Urteil vom 31.05.2023 (Az. 4 Sa 54/22) entschied das LAG Baden-Württemberg, dass ein Arbeitnehmer die Zeugnisberichtigung noch zwei Jahre nach Aushändigung verlangen durfte. 

Arbeitszeugnis schreiben: Formale Vorgaben

Ein Arbeitszeugnis muss folgende formale Anforderungen erfüllen:

  • Schriftliche Erstellung (mittels eines Textverarbeitungsprogramms)
    → Erteilung in elektronischer Form ist nach § 109 GewO ausgeschlossen!
  • Formulierungen in deutscher Sprache
  • übliche Schriftgröße (z. B. 12 Pt.)
  • Druck auf Geschäftspapier
  • Begriff „Zeugnis“ in der Überschrift
  • Unterschrift vom Aussteller mit Tinte oder Kugelschreiber (nicht mit Bleistift)
  • Ausstellungsdatum (= Datum des Ausscheidens, auch wenn das Zeugnis erst Wochen nach der Beendigung ausgestellt wird) 

Bei den inhaltlichen Formulierungen im Arbeitszeugnis kommt es immer wieder zu Unstimmigkeiten zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern.

Darf der Arbeitgeber ein schlechtes Arbeitszeugnis schreiben?

Nein, der Arbeitgeber darf kein schlechtes bzw. negativ formuliertes Zeugnis schreiben. Denn grundsätzlich gilt, dass der Arbeitgeber das Arbeitszeugnis wohlwollend formulieren muss. Das bedeutet, dass es den Arbeitnehmer nicht in seinem weiteren beruflichen Werdegang belasten darf.

Allerdings gibt es gleichzeitig keinen Rechtsanspruch auf ein positives Arbeitszeugnis. Denn „wohlwollend“ bedeutet nicht gleich positiv, wie die Rechtsprechung immer wieder belegt. Stattdessen muss das Zeugnis in erster Linie wahrheitsgemäß formuliert sein. Daher kann und muss es nur im Rahmen der Wahrheit wohlwollend gestaltet sein. Hier gelten die Grundsätze zur Zeugniswahrheit und Zeugnisklarheit.

Da es in der Praxis oft schwierig ist, die passenden Formulierungen für das Arbeitszeugnis zu finden, hat sich über die Jahre eine sog. Zeugnissprache herausgebildet. Sie ermöglicht es den Arbeitgebern, negative Aspekte wohlwollend zu umschreiben, ohne sie außen vorzulassen. Mittels spezielles Codes können so Informationen vermittelt werden, die vom neuen Arbeitgeber entsprechend verstanden und gewürdigt werden.

Was sind Geheimcodes im Arbeitszeugnis? – Formulierungen und Beispiele

Generell dürfen in Arbeitszeugnis keine Geheimzeichen wie vermeintliche Ausrutscher vor der Unterschrift, Smileys o. Ä. vorkommen. Das bestätigt ein Urteil des Arbeitsgerichts Kiel vom 18.04.2013 (Az. 5 Ca 80b/13).

Allerdings dürfen Arbeitgeber sehr wohl bestimmte Codes zur Formulierung der Leistungsbeurteilung nutzen. Sie orientieren sich oftmals an Schulnoten und spiegeln die Qualität der Arbeitsleistung des Arbeitnehmers wider. Hierbei sollten alle Formulierungen so verständlich gewählt sein, dass der Mitarbeiter keine nachträgliche Berichtigung verlangt.

Mit den folgenden Tabellen lassen sich Formulierungen für Arbeitszeugnisse schreiben und entschlüsseln.

Fachwissen/Fachkompetenz

Formulierung Note
 „ ... verfügt aufgrund seiner hervorragenden Ausbildung und seines vielfältigen Fachwissens über eine große Fachkompetenz.“ 1
 „ .... verfügt über vielseitige Fachkenntnisse.“ 2
 „ ... verfügt über ein solides Fachwissen und ist in der Lage, die ihm übertragenen Aufgaben zu erledigen.“ 3
 „ ... verfügt über Kenntnisse seiner Aufgaben, die sich durch ständige Fortbildung entwickeln lassen.“ 4
 „ ... hatte bei ihrer/seiner Tätigkeit stets die Möglichkeit, sich die erforderlichen Kenntnisse zu erarbeiten.“ 5

Eigeninitiative/Einsatzbereitschaft

Formulierung Note
 „ ... zeigte stets große Eigeninitiative und überzeugte durch sein/ihr vorbildliches  Verhalten.“ 1
 „ ... ergriff von sich aus Initiative und setzte sich stets überdurchschnittlich für unser Unternehmen ein.“ 2
 „ ... zeigte stets Initiative und arbeitete engagiert an seinen Aufgaben.“ 3
 „ ... hat der eingeforderten Einsatzbereitschaft entsprochen.“ 4
 „ ... hat sich bemüht, der für seine/ihre Aufgaben geforderten Einsatzbereitschaft zu entsprechen.“ 5

Zuverlässigkeit

Formulierung Note
 „ ... arbeitet stets zuverlässig und sehr genau.“  1
 „ ... arbeitete sehr zuverlässig und genau.“ 2
 „ ... erledigte die gestellten Aufgaben zuverlässig.“  3
 „ ... arbeitete in der Regel zuverlässig und gewissenhaft mit.“  4
 „ ... stellte sich bei ihrer/seiner Arbeit den Herausforderungen, genau und zuverlässig zu sein.“  5

Teamfähigkeit

Formulierung Note
 „ ... arbeitete gern stets in einem Team mit.“  1
 „ ... war auf Teamarbeit gut eingestellt.“ 2
 „ ... fügte sich in das Arbeitsteam gut ein.“ 3
 „ ... integrierte sich in das jeweilige Arbeitsteam.“  4
 „ ... arbeitete im Team auf jeweilige Anweisung sachgerecht mit.“  5

Belastbarkeit/Flexibilität

Formulierung Note
 „ ... zeichnete sich durch große Flexibilität und Belastbarkeit aus.“  1
 „ ... war bei der Erledigung ihrer/seiner Aufgaben flexibel und belastbar.“  2
 „ ... stellte sich stets flexibel und belastbar auf ihre/seine Aufgaben ein.“ 3
 „ ... es war ihr/ihm bewusst, dass gestellte Aufgaben nur flexibel zu bewältigen sind.“  4
 „ ... war bemüht sich ihrer/seiner Arbeitsweise flexibel den Belastungen zu stellen.“ 5

Leistungsbeurteilung

Formulierung Note
 „ ... hat alle gestellten Aufgaben und Projekte immer zur vollsten Zufriedenheit erfüllt.“  1
 „ ... hat die gestellten Aufgaben zur vollen Zufriedenheit ausgeführt.“ 2
 „ ... wir waren mit den Leistungen voll zufrieden.“ 3
 „ ... hat die übertragenen Aufgaben zu unserer Zufriedenheit erledigt.“ 4
 „ ... hat unseren Erwartungen im Wesentlichen entsprochen.“ 5

Persönliches Verhalten

Formulierung Note
 „ ... Ihr/Sein persönliches Verhalten war stets vorbildlich.“  1
 „ ... Ihr/Sein persönliches Verhalten war stets einwandfrei.“  2
 „ ... Ihr/Sein persönliches Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden war höflich und   korrekt.“ 3
 „ ... Das persönliche Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Kollegen war ohne Beanstandung.“ 4
„ ... Es fiel ihm/ihr schwer, sich in die betriebliche Ordnung einzufügen.“ 5

Wie Sie diese Formulierungen in der Praxis korrekt anwenden, zeigt Ihnen das Online-Live-Seminar „Arbeitszeugnisse rechtssicher formulieren und gestalten“. Damit können Sie möglichen Streitigkeiten bei der Zeugniserstellung vorbeugen und Haftungsrisiken vermeiden.

Weitere hilfreiche Informationen rund um das Thema Arbeitsrecht bietet der gleichnamige „Themenbrief Arbeitsrecht“. Jeden Monat behandelt er ein arbeitsrechtliches Thema – von Recruiting über Betriebsrat bis hin zur Kündigung von Beschäftigten. Auf jeweils acht Seiten teilen Experten aus der Branche ihr Fachwissen und unterstützen damit Arbeitgeber, Führungskräfte und Personalverantwortliche.

Welche arbeitsrechtlichen Vorgaben während der Ausbildung gelten, zeigt das Buch „Das neue Berufsbildungsrecht“. Damit sind Ausbilder bestens informiert und profitieren von zahlreichen qualifizierten Praxistipps für den Ausbilderalltag.

Quellen: „Das neue Berufsbildungsrecht“, „Themenbrief Arbeitsrecht“, „Abmahnung und Kündigung“, spiegel.de

Sie wollen mehr Fachwissen, Praxistipps und kostenlose Arbeitshilfen zum Bereich Personal und Arbeitsrecht erhalten? Dann melden Sie sich gleich zu unserem kostenlosen Fach-Newsletter an!

Das könnte Sie auch interessieren

Die mit einem * markierten Felder sind Pflichtfelder.