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Digitale Verwaltung: Beispiele, Vorteile und Gesetz

© Andrey Popov – stock.adobe.com

Bis Ende des Jahres 2022 müssen Bund, Länder und Kommunen alle Verwaltungsleistungen auch digital anbieten. Das schreibt das Onlinezugangsgesetz (OZG) vor. Zudem trieb die Corona-Pandemie die digitale Verwaltung in Ämtern, Behörden und öffentlichen Institutionen voran. Aber was zeichnet eine digitale Verwaltung aus und welche Bedeutung hat sie für Unternehmen, Verbraucher und Kommunen?

Inhaltsverzeichnis

  1. Was ist digitale Verwaltung?
  2. Digitale Verwaltung: Beispiele der Länder
  3. Warum digitale Verwaltung? – Vorteile
  4. Aktuelle Probleme für Verwaltungen und Bauhöfe
  5. Digitale Verwaltung: Gesetz
  6. Fazit: Was bedeutet digitale Verwaltung heute?

Was ist digitale Verwaltung?

Eine digitale Verwaltung ist eine Form der internen Weiterentwicklung von Ämtern, Behörden oder öffentlichen Institutionen. Überall dort, wo offiziell Daten von Personen aufbewahrt und weitergegeben werden, lassen sich digitale Verwaltungsprozesse einrichten. Das kann von Bürgerbüros über kommunale Bauhöfe bis hin zu staatlichen Hochschulen unterschiedlichste Einrichtungen betreffen.

Bei Bauhöfen lässt sich u. a. die Grünflächenpflege oder Straßenbewirtschaftung im Rahmen der digitalen Verwaltung optimieren. Möglich ist das etwa in folgenden Punkten:

  • Umsetzung anfallender Aufgaben durch geeignete Software
  • Digitale Abbildung von Arbeitsabläufen
  • Ressourcenverwaltung von z. B. Fahrzeugen, Lagerbeständen und Personalplanung

Insgesamt zeichnet sich eine digitale Verwaltung dadurch aus, dass analoge Vorgänge, Verfahren und Abläufe durch digitale Alternativen sinnvoll ergänzt oder ersetzt werden. Es müssen also nicht zwingend alle Prozesse rein digital stattfinden. Vielmehr sollen sie durch elektronische Möglichkeiten vereinfacht werden – und je nach Bedarf fallen manche analogen Aufgaben somit ganz weg.

Elektronische Dokumente für digitale Verwaltung

Oberstes Ziel einer digitalen Verwaltung ist es, möglichst viele Behördengänge für möglichst viele Menschen auf digitalem Weg zu vereinfachen. Als zentrales Instrument hierfür gilt der amtliche Personalausweis: In ihm ist eine elektronische Identifizierung (eID) eingebaut. Damit erstellt jede Person eine elektronische bzw. digitale Identität von sich und kann zusätzliche Online-Funktionen nutzen. Darüber hinaus tragen amtliche Dokumente wie der elektronische Reisepass oder der elektronische Aufenthaltstitel zur digitalen Verwaltung bei.

Allerdings ist die digitale Transformation in der öffentlichen Verwaltung bislang in jedem Bundesland unterschiedlich weit fortgeschritten. Lediglich Vorgänge wie die Zulassung eines KFZ lassen sich bereits bundesweit online durchführen. Immerhin ermöglicht es dieser Umstand, sich von den bisherigen Umsetzungsideen der Länder inspirieren zu lassen.

Einige erfolgreiche Beispiele zeigt der nächste Abschnitt.

Digitale Verwaltung: Beispiele der Länder

Viele Länder erzielten bereits große Fortschritte in der digitalen Verwaltung. Wie eine erfolgreiche Transformation gelingen kann, erläutern die folgenden Beispiele.

NRW: QR-Codes zur Inventarisierung von Verkehrsschildern

In der Stadt Bedburg wurde 2020 ein Projekt zur digitalen Inventarisierung neuer Verkehrsschilder durchgeführt. Das „KIV-digital“ ermöglicht es Kommunen und Bauhöfen ihre Verkehrszeichen und anderes Stadtmobiliar digital zu verwalten. Hierfür erhalten jedes Schild bzw. jeder Gegenstand einen individuellen QR-Code. Dort sind Daten wie Standort, Typ, Größe und andere Herstellerinformationen gespeichert. Mithilfe einer speziellen KIV-App lassen sich weitere Daten kombinieren und Kontrollen dokumentieren.

Neu hergestellte Verkehrsschilder sollen während ihrer Produktion mit einem QR-Code unter ihrer vorderseitigen Schutzfolie bedruckt werden. Bei bereits stehenden Schildern wird auf deren Rückseite der jeweilige Code aufgeklebt. Einmal angebracht können mithilfe der App jederzeit Daten zu Status, Standort und Kommune eingeholt werden.

Niedersachsen: Masterplan Digitalisierung

Das Land Niedersachsen hat etwa einen eigenen „Masterplan Digitalisierung“, der bis Ende 2022 folgende Projekte vorsieht:

  • Aufbau eines neuen Verwaltungsportals mit allen Verwaltungsleistungen des Landes
  • Ausbau der bisherigen Online-Dienste, die noch nicht digital möglich sind.
  • Einführung eines neuen Nutzerkontos für Unternehmen und Privatpersonen zur Anmeldung an Online-Verfahren
  • Ausbau der Online-Bezahlmöglichkeiten für Verwaltungsdienstleistungen (ePayment)
  • Einführung einer elektronischen Akte (eAkte)

Mithilfe dieser Maßnahmen soll in Niedersachen künftig z. B. das Anmelden eines Gewerbes oder das Beantragen von Wohngeld rein digital möglich sein.

Bayern: Dashboard Digitale Verwaltung

Das Digitalministerium Bayern bietet mit dem sog. „Dashboard Digitale Verwaltung“ eine interaktive Überblickskarte, auf der Interessierte erfahren, welche Kommunen welche Online-Verfahren anbieten. So hat die Stadt Nürnberg mit derzeit 243 Online-Angeboten die größte Auswahl virtueller Dienstleistungen im Rahmen der digitalen Verwaltung.

Zu den elektronischen Services der Stadt Nürnberg gehören beispielsweise:

  • Anmeldung und Abwesenheitsmitteilung an verschiedenen (Berufs-)Schulen
  • Digitale Terminvereinbarung zu Angelegenheiten bzgl. des Führerscheins
  • Gewerbeanzeige und Gewerbeauskunft
  • Meldebescheinigung und Melderegister bzgl. Wohnungen
  • Anmeldung zur standesamtlichen Eheschließung
  • Beantragen zur Briefwahl

Auch in den anderen kreisfreien Städten und Landkreisen Bayerns ist die digitale Verwaltung bereits unterschiedlich weit ausgebaut. Das macht deutlich, dass die digitale Transformation in der öffentlichen Verwaltung einige Vorteil mit sich zu bringen scheint. Aber was bietet sie im Detail?

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Mithilfe der digitalen Verwaltung lassen sich verschiedenste Behördengänge bequem von zu Hause erledigen. (Bild: © bnenin – stock.adobe.com)

Warum digitale Verwaltung? – Vorteile

Für viele mögen die Vorteile einer digitalen Verwaltung bereits auf der Hand liegen. Dennoch ist es wichtig, sich vor der Umsetzung mit den Chancen und Risiken einer digitalen Transformation in der Verwaltung auseinanderzusetzen. 

Zunächst schauen wir uns die Vorteile einer digitalen Verwaltung für Behörden, Unternehmen und Privatpersonen an. Hierzu gehören folgende Punkte:

  • Zeit, Arbeit und weitere Ressourcen sparen: Daten werden einmalig eingegeben und können danach von überall dort abgerufen werden, wo und in welcher Form sie benötigt werden.
  • Vereinfachte Prozesse: Benötigte Nachweise für behördliche Verfahren, z. B. für Spielplatzkontrollen, können „auf Knopfdruck“ digital erstellt werden.
  • Kosten reduzieren: Daten können zentral für alle damit verbundenen Prozesse bereitgestellt werden. Das spart zusätzliche Verwaltungsgebühren.
  • Prestige und Ansehen: Jede Behörde, die vorweisen kann, dass sie sich der Digitalisierung anpasst und zeitgemäße Verfahren nutzt, steigert ihre Attraktivität – sowohl für die Gemeinde als auch für neue Beschäftigte. Außerdem wird sie gegenüber Bürgschaften als modern wahrgenommen.

Soweit zur Theorie. In der Praxis kann es sinnvoll sein, nicht sofort alle verwaltungsinternen Vorgänge zu digitalisieren. Oftmals ist dies organisatorisch oder finanziell gar nicht möglich. Vielmehr ist hier das Feingefühl der Kommunen und Gemeinden gefragt, an welcher Stelle eine digitale Verwaltung bereits Vorteile bringt und wo diese vielleicht zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen sollte.

Entscheiden sich kommunale Einrichtungen oder Bauhöfe für eine entsprechende Weiterentwicklung, stoßen sie häufig noch immer auf Hürden bei der Umsetzung.

Aktuelle Probleme für Verwaltungen und Bauhöfe

Eine Umfrage des Verbands kommunaler Unternehmen (VKU) aus dem Jahr 2020 untersuchte u. a., welche Hindernisse es gibt, die die Weiterentwicklung einer digitalen Verwaltung verlangsamen.

Zu den häufigsten Ursachen gehören laut den Befragten folgende Punkte:

  • Fehlendes Budget (28 %)
  • Fehlende Software (22 %)
  • Fehlende Bereitschaft der Mitarbeitenden (18 %)
  • Fehlende finanzielle Förderung (11 %)

Des Weiteren sollten sich die Verantwortlichen im Klaren sein, dass der Weg hin zu einer digitalen Verwaltung nicht nur Geld, sondern auch Zeit kostet. So ist u. U. weiteres Personal erforderlich oder die derzeitigen Beschäftigten müssen Zeit für das neue Projekt investieren. Steht der Entschluss, kommen noch weitere Aufgaben hinzu, etwa das Überzeugen der Gemeindeverantwortlichen, das Aussuchen geeignet Software oder die Evaluation während und nach der Umsetzung.

Um diese Probleme zu beheben und langfristig zu vermeiden, sind entsprechende rechtliche Regelungen erforderlich. Daher verabschiedete die Bundesregierung bereits einige Gesetze für digitale Verwaltungsleistungen.

Digitale Verwaltung: Gesetz

Für eine bundesweite digitale Verwaltung gibt es mehrere Gesetze und Verordnungen. Zu den Wichtigsten gehören die folgenden Vorschriften:

Gesetz Beschreibung
Onlinezugangsgesetz (OZG)

Mit dem OZG (auch „Digitalisierungsgesetz Verwaltung“) soll der Bedarf festgestellt werden, der notwendig ist, um alle Verwaltungen nutzerorientiert und bedarfsgerecht zu digitalisieren.

Zu den zentralen Regelungen gehören folgende Bereiche:

  • Bis Ende 2022 sollen Bund, Ländern und Kommunen ihre Verwaltungsleistungen über Verwaltungsportale digital anbieten.
    → Alle notwendigen behördlichen Informationen und Kontaktmöglichkeiten zu direkten Ansprechpartnern müssen künftig online zur Verfügung stehen.
  • Es gibt einen sog. „OZG-Umsetzungskatalog“, in dem die Leistungen des Gesetzes gebündelt sind.
  • Die OZG-Leistungen werden im Rahmen von zwei Digitalisierungsprogrammen umgesetzt:
    • „Digitalisierungsprogramm Bund“
    • „Digitalisierungsprogramm Föderal“
E-Government-Gesetz

Seit August 2013 soll das E-Government-Gesetz sowohl dem Bund als auch den Ländern und Kommunen einfachere, nutzerfreundlichere und effizientere elektronische Verwaltungsdienste ermöglichen.

Das sind die wichtigsten Vorhaben des Gesetzes:

  • Verwaltungen sind in der Pflicht, einen elektronischen Zugang zu eröffnen.
  • Die Bundesverwaltung muss einen De-Mail-Zugang (besonderer E-Mail-Dienst) schaffen.
  • Das Erbringen elektronischer Nachweise sowie elektronische Bezahlungen in Verwaltungsverfahren sollen vereinfacht werden.
  • Es werden Grundsätze zu elektronischer Aktenführung und ersetzendem Scannen definiert.
Verordnung zum Single Digital Gateway (SDG)

Die 2018 verabschiedete Verordnung zum SDG (SDG-VO) soll die digitale Verwaltung auf EU-Ebene vorantreiben. Sie basiert auf der Verordnung (EU) 2018/1724 zur Einrichtung eines einheitlichen digitalen Zugangstors zu Informationen, Verfahren, Hilfs- und Problemlösungsdiensten.

Für Deutschland und andere Mitgliedsstaaten gelten folgende Fristen:

  • Dezember 2020: Die Umsetzung der SDG-VO wurde gestartet. Hierfür wurden Informationen über allgemeine Rechte und Vorschriften, On- und Offline-Verfahren sowie über Unterstützungsdienste bereitgestellt.
  • Dezember 2022: Alle Kommunen müssen Informationen über ihre Leistungen teilen.
  • Dezember 2023: Die wichtigsten Verfahrensbündel der SDG-VO sowie Leistungen aus vier EU-Richtlinien müssen in allen Mitgliedstaaten vollständig digital und grenzüberschreitend zur Verfügung stehen. Außerdem sollen sie an das europaweite Once-Only-Technical-System (OOTS) angeschlossen sein.

Daneben gelten noch weitere Vorschriften, die die digitale Verwaltung in Deutschland vorantreiben sollen. Gleichzeitig müssen Behörden, Ämter und Bauhöfe alle wichtigen Gesetze und rechtlichen Änderungen im Blick behalten.

Für kommunale Bauhöfe gibt es die Fachzeitschrift „der bauhofLeiter“. Sie informiert in sechs Ausgaben pro Jahr über aktuelle Themen zu Haftung und Recht im Bauhof. Außerdem enthält sie Erfahrungsberichte und Tipps von Experten aus der Branche, auch zum wichtigen Thema digitaler Bauhof. So erleichtern sich Beschäftigte im Bauhof den Arbeitsalltag und verpassen gleichzeitig keine wichtigen Neuerungen.

Fazit: Was bedeutet digitale Verwaltung heute?

Sowohl die Digitalisierung als auch entsprechende Gesetze sorgen dafür, dass sich die Verwaltung in Deutschland immer stärker von analog zu digital entwickelt. Das bietet einige Vorteile, sowohl für Privatpersonen als auch für Unternehmen und die Verwaltungen selbst. Viele Verfahren können vereinfacht werden und es lassen sich Zeit sowie Geld sparen.

Allerdings gibt es in Deutschland auch immer noch Luft nach oben: Bislang existieren einige Hindernisse, die den Weg zur digitalen Verwaltung erschweren. Gleichzeitig sollten die Kommunen darauf achten, zunächst nur dort die Digitalisierung voranzutreiben, wo es organisatorisch und wirtschaftlich sinnvoll ist. Im Bauhof beispielsweise lassen sich viele Abläufe digitalisieren, genauso wie im kommunalen Meldewesen oder bei anderen behördlichen Anträgen. Entscheidend dabei ist auch die Größe des Bauhofs bzw. der Umfang der übertragenen Verantwortungsbereiche.

In jeden Fall bleibt abzuwarten, wie sich digitale Verwaltungsprozesse in Zukunft weiter ausbauen lassen. Hierfür ist sowohl die Unterstützung der Bundesregierung als auch der Einsatz der Länder und Kommunen gefragt.

Quellen: „der bauhofLeiter“, „Der Hausmeister“, Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI), Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI)

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