Sachbezugswerte 2019: Verpflegung, Unterkunft und arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten

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Mit der Änderung der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) wurden die Sachbezugswerte für Verpflegung und Unterkunft an den aktuellen Verbraucherpreisindex angepasst – und erhöht. Zudem ersetzt das BMF-Schreiben vom 18.01.2019 bzgl. der arbeitstäglichen Zuschüsse zu Mahlzeiten das Schreiben aus dem Jahr 2016.

 

Definition: Sachbezüge

Sachbezüge sind entgeltliche Leistungen, die ein Arbeitgeber seinem Beschäftigten als Teil des Arbeitslohns zuwendet, aber nicht in Barmitteln auszahlt. Solche Sachbezüge zählen zu den steuer- und sozialversicherungspflichtigen Einnahmen eines Arbeitnehmers.  

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Sachbezugswerte 2019: Sachbezüge für Verpflegung und Unterkunft steigen  

Im maßgeblichen Zeitraum von Juni 2017 bis Juni 2018 ist der Verbraucherpreisindex für Verpflegung und im Bereich Beherbergungs- und Gaststättendienstleistungen um 2,2 % gestiegen. Der Verbraucherpreis für Unterkunft bzw. Miete hat um 2,1 % zugelegt. Dementsprechend erhöhen sich auch die Sachbezugswerte 2019 für Verpflegung und freie Unterkunft: 

  • Der Monatswert für Verpflegung liegt 2019 bei 251 Euro (2018: 246 Euro). 
  • Der Sachbezugswert für verbilligte und unentgeltliche Mahlzeiten beträgt 2019
    • für ein Frühstück: 1,77 Euro (2018: 1,73 Euro),
    • für ein Mittag-/Abendessen: 3,30 Euro (2018: 3,23 Euro). 
  • Der Monatswert für Unterkunft und Miete liegt seit 2019 bundeseinheitlich bei 231 Euro (2018: 226 Euro).   

Der Sachbezug für freie Unterkunft ist nur dann anzuwenden, wenn eine Unterkunft im Sinne der Sozialversicherungsentgeltverordnung vorliegt. Handelt es sich bei der Unterkunft für den Beschäftigten um eine Mietwohnung, ist der ortsübliche Mietpreis anzusetzen.  

Nachdem dieser nicht immer einfach zu ermitteln ist, können sich Unternehmen bei der Bewertung des geldwerten Vorteils auf den bundeseinheitlich festgelegten Quadratmeterpreis stützen, der 2019 für Wohnungen mit einfacher Ausstattung bei 3,31 Euro / mund für Wohnungen mit durchschnittlicher Ausstattung bei 4,05 Euro / m2 liegt. 

Unterstützung bei der Abrechnung der Reisekosten (inklusive Bewirtungskosten) bekommen Unternehmen mit dem Online-Handbuch „Das aktuelle Reisekosten- und Bewirtungsrecht“. Neben Steuertipps von Experten bietet das Werk einsatzfertige Arbeitshilfen, die die Umsetzung im Alltag beschleunigen. 

Eine detaillierte Auflistung der Sachbezugswerte 2019 für freie Unterkunft und Verpflegung, finden Unternehmen im Buch oder auf dem „Reisekosten-Blog“

Sachbezugswerte für arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten (Essensmarken)

Außerdem hat das Bundesfinanzministerium mit seinem neuen BMF-Schreiben vom 18.01.2019 die Regelungen zur Abrechnung der arbeitstäglichen Zuschüsse für Mahlzeiten (in Form von Papier-Essensmarken oder Restaurantschecks) angepasst. Dieses Schreiben ersetzt das BMF-Schreiben aus dem Jahr 2016 und regelt Folgendes:

1. Voraussetzung für die Abrechnung mit dem Sachbezugswert 

  • Der Beschäftigte erwirbt mit den Essensmarken tatsächlich täglich eine Mahlzeit. 
  • Es muss sichergestellt sein, dass für jede Mahlzeit lediglich ein Zuschuss arbeitstäglich (ohne Krankheits-, Urlaubs- und Arbeitstage, an den der Arbeitnehmer auswärts tätig ist) beansprucht werden kann. 
  • Der Zuschuss übersteigt den Sachbezugswert der Mahlzeit um nicht mehr als 3,10 Euro. 
  • Der Wert der Essensmarke liegt unter dem tatsächlichen Preis der Mahlzeit. 
  • Beschäftigte, die eine längerfristige Auswärtstätigkeit ausüben, haben erst nach Ablauf der Dreimonatsfrist Anspruch auf den Zuschuss. 

Für die Anwendbarkeit des Sachbezugswerts für Essensmarken muss der Arbeitgeber nachweisen, dass die genannten Voraussetzungen erfüllt werden. Er kann entweder die Einzelbelegnachweise, die er vom Beschäftigten erhält, händisch prüfen oder ein entsprechendes elektronisches Verfahren einsetzen.   

Hinweis zur Abrechnung: Wurde die Leistung des Arbeitgebers vertraglich oder aufgrund einer anderen arbeitsrechtlichen Rechtsgrundlage vereinbart, ist bei der Abrechnung als Arbeitslohn die Mahlzeit des Beschäftigten und nicht der Zuschuss mit dem Sachbezugswert anzusetzen.  

2. Pauschalierung der Lohnsteuer

Erfüllt das Unternehmen die Voraussetzungen zur Anwendung des Sachbezugswerts für Essensmarken, kann es die Lohnsteuer gem. § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EStG pauschal erheben. Hierfür muss nicht zwingend eine vertragliche Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und dem Unternehmen, das die bezuschusste Mahlzeit abgibt, bestehen. 

3. Arbeitstägliche Zuschüsse für Mahlzeiten für Homeoffice-Mitarbeiter und Teilzeitkräfte  

Für Homeoffice-Mitarbeiter und Teilzeitkräfte (mit einer Arbeitszeit von täglich max. 6 Stunden) sind die arbeitstäglichen Zuschüsse für Mahlzeiten ebenfalls mit dem Sachbezugswert anzusetzen, auch wenn durch die betriebliche Arbeitszeitregelung keine Ruhepausen vorgesehen sind. 

4. Wenn Bestandteile der Mahlzeit einzeln gekauft werden

Wenn der Beschäftigte seine Mahlzeit bei unterschiedlichen „Akzeptanzstellen“ kauft, sind die arbeitstäglichen Zuschüsse für Mahlzeiten ebenfalls mit dem Sachbezugswert anzusetzen. 

5. Einkauf auf Vorrat 

Grundsätzlich gilt, dass pro Arbeitstag und bezuschusster Mahlzeit nur ein Zuschuss mit dem amtlichen Sachbezugswert angesetzt werden kann. Will der Beschäftigte Mahlzeiten auf Vorrat erwerben, sind dafür gewährte Zuschüsse als Barlohn zu erfassen. 

Hinweis: Auch für die Punkte 2 bis 5 müssen jeweils die Voraussetzungen aus Punkt 1 vorliegen.

Verpflegungsmehraufwand für Auslandsreisen

Auch neu seit 2019 zu beachten sind die modifizierten Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen bei Geschäftsreisen ins Ausland. Die überarbeitete Ländertabelle mit den angepassten Werten ab Januar 2019 erhalten Unternehmen mit dem Buch „Das aktuelle Reisekosten- und Bewirtungsrecht“. 

Quellen: „Das aktuelle Reisekosten- und Bewirtungsrecht“, Reisekosten-Blog, BMF-Schreiben vom 18.01.2019 

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