Zusammenfassende Meldung (ZM) gem. § 18a UStG – Grundlagen, Fristen und Ausfüllhinweise

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Alle Unternehmen und Organgesellschaften, die Waren oder Leistungen in das europäische Ausland verkaufen, müssen eine Zusammenfassende Meldung (ZM) beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) abgeben. Nur so erlangen sie eine Befreiung von der Umsatzsteuer. Dabei ist es enorm wichtig, dass die ZM korrekt und fristgerecht eingereicht wird.

Was ist eine Zusammenfassende Meldung? 

Nachdem die Grenzkontrollen innerhalb der Europäischen Union (EU) weggefallen sind, ist seitens der Finanzverwaltung der Bedarf nach anderen Kontrollmaßnahmen entstanden. Zusammenfassende Meldungen ermöglichen dem BZSt, die Übersicht über verkaufte Waren und Dienstleistungen in das EU-Ausland zu behalten und diese zu kontrollieren. 

Unternehmen und Organgesellschaften reichen eine Zusammenfassende Meldung ein, um eine Befreiung von der Umsatzsteuer zu erwirken. Liefert das Unternehmen Waren oder Leistungen in das EU-Ausland und gibt auf der Zusammenfassenden Meldung die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Empfängers an, muss es keine Steuern auf die Lieferung bzw. Verbringung zahlen, die Steuerlast geht auf den Empfänger in seinem Land über. Hierbei handelt es sich um das sog. Reverse-Charge-Verfahren. 

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Wer muss eine ZM-Meldung abgeben?  

Eine Zusammenfassende Meldung müssen grundsätzlich alle Unternehmen und Organgesellschaften (auch Freiberufler, Forst- und Landwirte oder Gewerbetreibende) abgeben, die Umsätze aus folgenden Geschäften generiert haben: 

Folglich müssen in der Zusammenfassenden Meldung alle Waren und Leistungen aufgelistet werden, für die in Deutschland keine Umsatzsteuer erhoben wurde. 

Für wen gilt die Meldepflicht beim BZSt nicht? 

Ausgenommen von der Meldepflicht sind Kleinunternehmer i. S. d. § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG). Da diese auf ihre Leistungen keine Umsatzsteuer erheben, müssen sie auch keine Zusammenfassende Meldung abgeben. 

Welche Fristen gelten für die Zusammenfassende Meldung?  

Die Zusammenfassende Meldung muss am 25. Tag nach Ablauf jedes Kalendermonats (Meldezeitraum), in dem eine innergemeinschaftliche Lieferung, innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte oder steuerpflichtige sonstige Leistungen getätigt wurden, abgegeben werden. Der Meldezeitraum ist grundsätzlich der Kalendermonat. 

In der Regel wird die Zusammenfassende Meldung zusammen mit der Umsatzsteuer-Voranmeldung beim BZSt eingereicht. Wie bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung hängt der Meldezeitraum vom Umsatz ab, der durch die Lieferungen und Dienstleistungen generiert wurde: 

  • Warenlieferungen über 50.000 Euro monatlich → bis spätestens am 25. Tag des Folgemonats
  • Warenlieferungen bis 50.000 Euro monatlich → bis spätestens zum 25. Tag des Monats nach Quartalsende 
  • Dienstleistungen → bis spätestens zum 25. Tag des Monats nach Quartalsende  

Hinweis: Sind keine innergemeinschaftlichen Lieferungen, innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte oder steuerpflichtige sonstige Leistungen erfolgt, muss das Unternehmen auch keine Zusammenfassende Meldung machen. Das heißt, es muss keine Meldung darüber erfolgen, dass nichts passiert ist. 

Wie erfolgt die ZM-Meldung? 

Die ZM-Meldung kann grundsätzlich nur elektronisch verschickt werden über das ElsterOnline-Portal oder das BZStOnline-Portal. Vorab muss sich das Unternehmen beim jeweiligen Portal registrieren, um eine Authentifizierung zu erhalten. 

Zur Vermeidung unbilliger Härten kann das Finanzamt auf Antrag aber auch auf eine elektronische Übermittlung verzichten. Dann kann das Unternehmen mittels eines amtlich vorgeschriebenen Vordrucks die Zusammenfassende Meldung abgeben.  

Welche Angaben muss die Zusammenfassende Meldung enthalten? 

Um eine Befreiung von der Umsatzsteuer zu erwirken, muss die ZM-Meldung vollständig sein und folgende Angaben enthalten: 

  • Angaben zum meldepflichtigen Unternehmen (USt-IdNr., Name, Anschrift)
  • USt-IdNr. des Empfängers der Warenlieferung bzw. der Dienstleistung, die ihm von seinem Mitgliedstaat erteilt worden ist 
  • für jeden Erwerber oder Leistungsempfänger die Summe der Bemessungsgrundlagen der an ihn ausgeführten innergemeinschaftlichen Warenlieferung bzw. an ihn erbrachten steuerpflichtigen sonstigen Leistungen 
  • bei sonstigen Leistungen ein Hinweis auf § 3a Abs. 2 UStG
  • bei Dreiecksgeschäften einen Hinweis auf das Vorliegen eines Dreiecksgeschäfts  

Wie geht die elektronische Berichtigung der ZM-Meldung?  

Wurden in der Zusammenfassenden Meldung falsche Angaben gemacht oder haben sich im Nachhinein Änderungen ergeben, muss das Unternehmen diese innerhalb eines Monats berichtigen. Für die Berichtigung der ZM-Meldung gelten dieselben Grundsätze wie für die Zusammenfassende Meldung: Sie wird grundsätzlich elektronisch übermittelt, wobei auf Antrag auch eine Ausnahmeregelung geltend gemacht werden kann. 

Das Bundeszentralamt für Steuern gibt in einem Merkblatt Hinweise zur elektronischen Berichtigung der Zusammenfassenden Meldung: 

  • Für jeden betroffenen Meldezeitraum ist eine gesonderte ZM-Berichtigung zu erstellen.
  • Das Unternehmen muss die ZM-Berichtigung als Berichtigung kennzeichnen. 
  • Angaben, die korrekt gemeldet wurden, müssen in der ZM-Berichtigung nicht mehr wiederholt werden. 
  • Die Meldezeilen, in denen die zu korrigierenden Angaben gemacht wurden, werden storniert. Hierzu werden die ursprünglichen Angaben aus der fehlerhaften Meldezeile zur USt-IdNr. und der Art der Leistung wiederholt und die Bemessungsgrundlage „0“ angegeben. 
  • Die zutreffenden Angaben werden in einer neuen Meldezeile mit der entsprechenden Bemessungsgrundlage angegeben.
  • Wurde bereits bei der ZM-Meldung eine falsche oder unvollständige Bemessungsgrundlage angegeben, ist in der Berichtigung der Zusammenfassenden Meldung die komplette Meldezeile zur betreffenden USt-IdNr. mit der zutreffenden Bemessungsgrundlage anzugeben. 
  • Zu beachten ist der richtige Aufbau der ausländischen USt-IdNr. 

ZM-Meldung vergessen oder verspätet abgegeben – Was nun? 

Wird eine Zusammenfassende Meldung vorsätzlich oder leichtfertig nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig abgegeben, gilt das als ordnungswidrig und kann mit einer Geldbuße von bis zu 5.000 € geahndet werden. Bei verspäteter Abgabe der ZM kann die Behörde einen Verspätungszuschlag festlegen. 

Gemäß Abgabenordnung (AO) kann die Abgabe einer Zusammenfassenden Meldung auch erzwungen werden. Dabei können Zwangsgelder bis zu einer Höhe von jeweils 25.000 Euro erfolgen. 

Zusammenfassende Meldung und Quick Fixes im Jahressteuergesetz 2019

Das Jahressteuergesetz 2019 sieht ab dem 01.01.2020 eine Verschärfung der Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen vor, was auch die Abgabe der Zusammenfassenden Meldung betrifft. Lesen Sie mehr dazu im Beitrag „Jahressteuergesetz 2019: Das sind die Quick Fixes für den Zollbereich“!

Quellen: Bundeszentralamt für Steuern, IHK NRW

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