Datenschutz und IT

Unter Datenverarbeitung wird jegliche Form der Verwendung personenbezogener Daten verstanden. Weil in der DSGVO das sog. „Verbot mit Erlaubnisvorbehalt“ gilt, ist die Verarbeitung von Kundendaten z. B. zu Werbezwecken nur dann erlaubt, wenn eine Einwilligung des Betroffenen vorliegt. Hier finden Sie ein Muster für eine Einwilligungserklärung.

Muster für eine Einwilligung zur Datenverarbeitung 

Das folgende Muster zur Datenverarbeitung gemäß DSGVO dient lediglich als Orientierungshilfe für die Formulierung einer allgemein gehaltenen Einwilligungserklärung zur Verarbeitung von Kundendaten zu Werbezwecken ohne Einschaltung eines Dritten (z. B. externer Dienstleister etc.). Dieser Vorlage liegt zudem die Annahme zugrunde, dass die personenbezogenen Daten des Kunden im Rahmen eines Vertragsabschlusses erhoben wurden. 

Muster zur Datenverarbeitung 



Unser Unternehmen nimmt den Schutz der Daten der Kunden ernst. Grundsätzlich gilt, dass der Schutz Ihrer individuellen Privat- und Persönlichkeitssphäre für uns von höchster Bedeutung ist. Deshalb ist das Einhalten der gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz für uns selbstverständlich. Darüber hinaus ist es uns wichtig, dass unsere Kunden jederzeit wissen, wann wir welche Daten speichern und wie wir sie verwenden. 


Datenverarbeitung zur Vertragsabwicklung  


Die Verarbeitung der von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten (wie Name, Adresse, Geburtsdatum, Telefonnummer) durch uns ist zur ordnungsgemäßen Abwicklung des zugrunde liegenden Vertragsverhältnisses und soweit zu deren Erhebung gesetzlich verpflichtet sind, z. B. zur Einhaltung von Vorhaltefristen gegenüber dem Finanzamt, erforderlich. Sie beruht auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b und c DSGVO.  

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die vorgenannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten jedoch, solange wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, beispielsweise aufgrund von Aufbewahrungspflichten oder Verjährungsfristen noch nicht abgelaufener potenzieller Rechtsansprüche. 

Eine darüber hinausgehende Verarbeitung personenbezogener Daten, die im folgenden Abschnitt beschrieben ist, erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung (freiwillig). 


Einwilligung in die Datenverarbeitung zu Werbezwecken


◊ Ja, ich bin damit einverstanden, dass das Unternehmen (ggf. unter Einschaltung eines beauftragten Dienstleisters) meine personenbezogenen Daten zum Zweck der Werbung bis auf Widerruf verwendet.

Zu den vorgenannten Zwecken möchte ich per (Zutreffendes bitte ankreuzen, Mehrfachnennungen sind möglich)

◊ Post
◊ E-Mail
◊ Telefon
◊ Fax
◊ SMS

kontaktiert werden. Mir ist bewusst, dass diese Einwilligung freiwillig erfolgt und jederzeit widerrufbar ist. Meine im folgenden Abschnitt dargestellten Datenschutzrechte habe ich zur Kenntnis genommen. 

<Ort>, den <Datum> 

<Unterschrift des Kunden> 


Datenschutzrechte des Kunden und Kontaktdaten  


Sie können von uns jederzeit Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten erhalten (Art. 15 DSGVO), deren Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO) oder Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) verlangen sowie Ihr Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) geltend machen. Zudem können Sie Ihre Einwilligungserklärung jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft ändern oder widerrufen (Art. 21 DSGVO). Bitte beachten Sie dabei, dass Datenverarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, hiervon nicht betroffen sind. Zu den vorgenannten Zwecken wenden Sie sich bitte an eine der nachfolgenden Kontaktadressen: 

Verantwortlich für die Datenverarbeitung 

XY-AG
Geschäftsführer: Max Mustermann
11111 Musterstadt 
Telefon: 0111 1111-111
Telefax: 0111 1111-112
E-Mail: info(at)xy-ag.de

Sie erreichen unsere Datenschutzbeauftragte/unseren Datenschutzbeauftragten unter

XY-AG
Datenschutzbeauftragte/Datenschutzbeauftragter – 
Musterstraße 11
11111 Musterstadt 
Telefon: 0111 1111-111
Telefax: 0111 1111-112
E-Mail: datenschutz(at)xy-ag.de 

Des Weiteren steht Ihnen gem. Art. 77 DSGVO das Recht zu, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. 



Hinweis: Die kursiv hervorgehobenen Stellen sind durch Ihre Angaben zu ersetzen. 

Weitere Anmerkungen zum Muster sowie eine editierbare Vorlage zur Datenverarbeitung können Sie der „Dokumentenmappe: Datenschutz im Unternehmen“ entnehmen. Diese Mappe enthält praxiserprobte Vorlagen zur Umsetzung der datenschutzrechtlichen Anforderungen der DSGVO und des BDSG. 

Setzen Sie alle Datenschutzanforderungen gemäß DSGVO und BDSG schnell und rechtssicher in Ihrem Unternehmen um!

Dokumentenmappe: Datenschutz im Unternehmen

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Datenverarbeitung: Grundlagen zur Einwilligung

  • Die Rechte im Hinblick auf den Datenschutz gemäß DSGVO müssen der betroffenen Person zum Zeitpunkt der Datenerhebung mitgeteilt werden, d. h. regelmäßig bei Vertragsabschluss. 
  • Die Verwendung der personenbezogenen Daten zur Abwicklung des geschlossenen Vertrags müssen dem Kunden im Rahmen der Datenverarbeitung so transparent und ausführlich wie möglich beschrieben werden.  
  • In der Einwilligungserklärung zur Datenverarbeitung sind alle Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verwendet werden, sowie die Rechtsgrundlage für jede einzelne Verarbeitung anzugeben. Deshalb sollten Unternehmen nur die Daten vom Kunden erfragen, die für die konkrete Vertragsabwicklung tatsächlich notwendig sind (Grundsatz der Datensparsamkeit). 
  • Werden externe Dienstleister wie Auftragsverarbeiter mit der Datenverarbeitung beauftragt, müssen diese entweder konkret oder in Kategorien benannt sein. 
  • Die Einwilligung des Kunden zur Datenverarbeitung muss aktiv erfolgen
  • Das Unternehmen hat den Kunden bereits bei der Datenerhebung auf sein Widerrufsrecht hinzuweisen und entsprechende Kontaktdaten anzugeben. 
  • Erst die Unterschrift des Kunden legitimiert die Werbung. Erfolgt keine Unterschrift, liegt auch keine Einwilligung zur Datenverarbeitung vor. Somit ist es unzulässig, den Kunden zu Werbezwecken zu kontaktieren. 
  • Das Unternehmen muss die Informationen, wie z. B. beim Auskunftsrecht, grundsätzlich unentgeltlich zur Verfügung zu stellen. 

(juse) 

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