Geschäftsführung und Management

Mitarbeiterjahresgespräch: Vorbereitung und Aufbau dieses wichtigen Mitarbeitergesprächs

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Das Mitarbeiterjahresgespräch wird oftmals sowohl vom Arbeitnehmer als auch vom Arbeitgeber als lästig empfunden. Jedoch ist es für den Vorgesetzten von Vorteil, sich regelmäßig mit seinen Beschäftigten auszutauschen. Und auch Arbeitnehmer sollten die Möglichkeit nutzen, um wichtige Anliegen zu äußern. Damit das Mitarbeiterjahresgespräch für beide Seiten nutzbringend verläuft, sollten insbesondere Vorgesetzte folgende Grundlagen zur Vorbereitung und zum Aufbau beachten.

Mitarbeiterjahresgespräch oder Mitarbeitergespräch? – Begriffsklärung

Alle Gespräche zwischen Vorgesetzten und Beschäftigten, die über den Austausch des täglichen Geschäfts bzw. über die Alltagskommunikation hinausgehen, werden im Allgemeinen als „Mitarbeitergespräche“ bezeichnet. Der entscheidende Unterschied zwischen einem Mitarbeitergespräch und dem Mitarbeiterjahresgespräch ist, dass Mitarbeitergespräche zu unterschiedlichen Terminen mehr oder wenig regelmäßig oder anlassbezogen stattfinden, während das Mitarbeiterjahresgespräch einmal jährlich durchgeführt wird. 

Das Mitarbeiterjahresgespräch ist demnach nur eine Form eines Mitarbeitergesprächs. Das Jahresgespräch kann jedoch überhaupt nur nutzbringend auf Grundlage regelmäßigen Austauschs zwischen Vorgesetztem und Beschäftigten im Laufe des Jahres ablaufen. Üblicherweise führt der direkte Vorgesetzte ein solches Gespräch. Gerade zu Disziplinargesprächen werden noch Personalverantwortliche und ein Betriebsratsmitglied hinzugezogen.

Mitarbeiterjahresgespräch: Vorbereitung des Vorgesetzten 

Der Erfolg des Mitarbeiterjahresgesprächs hängt wesentlich von der gründlichen Vorbereitung beider Gesprächspartner ab. Dabei sollte sich der Vorgesetzte Gedanken über den Beschäftigten machen und die Zeit zwischen dem bevorstehenden und dem letzten Mitarbeiter(jahres)gespräch reflektieren (bei einem neuen Arbeitnehmer sollte er sich den Zeitraum seit der Einstellung ansehen).

Dabei kann er z. B. folgende Fragen abarbeiten:

  • Durch welche Leistungen oder Stärken ist der Arbeitnehmer in dieser Zeit aufgefallen?
  • Gab es Beschwerden über ihn?
  • Kam er immer pünktlich zur Arbeit?
  • War er häufig krank?
  • Hat er die Ziele erreicht, die er sich im letzten Mitarbeiterjahresgespräch gesetzt hat bzw. die mit ihm vereinbart worden sind?
  • Entspricht die Stellenbeschreibung des Mitarbeiters noch der aktuellen Tätigkeit oder sind inzwischen Aufgaben weggefallen bzw. dazugekommen?

Zudem sollte der Vorgesetzte überlegen, wie sich der Beschäftigte im folgenden Jahr weiterentwickeln könnte bzw. welche Ziele vereinbart werden sollen:

  • Welche Ziele sollte der Mitarbeiter im kommenden Jahr erfüllen? (Die konkreten Zielvereinbarungen sollten Vorgesetzter und Beschäftigter jedoch zwingend gemeinsam im Gespräch erarbeiten, um die Umsetzung realistisch beurteilen zu können.)
  • Ist es möglich, dass der Beschäftigte eine Gehaltserhöhung bekommt oder bedingen seine Leistungen gar eine Beförderung?
  • Wie kann oder muss sich der Arbeitnehmer künftig entwickeln?

Ablauf eines Mitarbeiterjahresgesprächs

Erfahrene und erfolgreiche Führungskräfte haben meist ihre eigenen Methoden für den Aufbau eines Mitarbeiterjahresgesprächs entwickelt, wobei es in der Regel einem festen Schema folgt. Ein bewährtes Vorgehen beim Aufbau eines Mitarbeiterjahresgesprächs zeigt folgende Grafik:

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Vereinbarungen und Ergebnisse des Gesprächs werden schriftlich in einem Protokoll festgehalten. Der Mitarbeiter hat dabei die Möglichkeit, eine eigene Stellungnahme zu ergänzen. Nach der Unterzeichnung durch beide Gesprächspartner wird ein Exemplar zur Personalakte genommen, ein zweites Exemplar erhält der Mitarbeiter für seine Unterlagen.

Hinweis: Das heimliche Mitschneiden eines Mitarbeitergesprächs ist verboten und stellt eine Straftat dar, die zur Kündigung berechtigt.

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Häufige Fragen zum Mitarbeiterjahresgespräch

1. Müssen Beschäftigte zum Mitarbeitergespräch erscheinen?

Es kommt darauf an. Wenn es um die nähere Ausgestaltung des Arbeitsverhältnisses im Rahmen des Weisungsrechts geht (beim Jahresgespräch z. B. Bewertungen und Verhalten im Betrieb), muss der Arbeitnehmer erscheinen. Sollte er der Einladung nicht folgen, kann er abgemahnt werden.

Wenn dagegen Bestandteile eines bestehenden Arbeitsvertrags neu ausgehandelt werden (z. B. Gehaltsänderungen, Versetzungen, die nicht vom Arbeitsvertrag gedeckt sind) und der Arbeitnehmer kein Interesse am Verhandeln hat, kann dieser nicht durch eine Einladung zum Gespräch gezwungen werden.

2. Was hat im Mitarbeiterjahresgespräch nichts zu suchen?

Das Mitarbeiterjahresgespräch soll nicht dazu dienen, den Mitarbeiter die „angestaute“ und bisher nicht geäußerte Kritik eines ganzen Jahres mitzuteilen oder ihn zu schikanieren. Aktuelle Kritik oder Konflikte sollten in separaten Kritik- bzw. Konfliktgesprächen geführt werden.

Wichtig ist, dass ein handlungsrelevantes Feedback gegeben wird und keine allgemeinen Zuschreibungen zum Einsatz kommen (z. B. „Sie sind immer so unkooperativ.“). Denn mit diesen kann der Mitarbeiter keinen konkreten Bezug zu einer bestimmten Situation oder zu einem Arbeitsergebnis herstellen. Eine konkrete Beschreibung der Auswirkungen des problematischen Verhaltens auf das Arbeitsergebnis oder auf beteiligte Dritte ist also für den Mitarbeiter wichtig, damit er dieses abstellen bzw. anpassen kann.

Arten von Mitarbeitergesprächen

Das Mitarbeiterjahresgespräch ist nur eine Art von Mitarbeitergesprächen. Weitere Arten von Mitarbeitergesprächen sind z. B.:

  • regelmäßige Feedbackgespräche
    Ein konstruktives Feedbackgespräch ist ein wichtiges Werkzeug im Führungsalltag. Dabei geht es nicht nur darum, Feedback an seine Mitarbeiter geben zu können, sondern auch Feedback von diesen anzunehmen.
  • Krankenrückkehrgespräche
    Für solche Gespräche gibt es keine gesetzliche Grundlage und somit auch keine Pflicht für den Arbeitnehmer, zu diesem Gespräch zu erscheinen. Dennoch sind solche Mitarbeitergespräche in der Praxis üblich und auch sinnvoll.
  • BEM-Gespräche
    Anders als beim reinen Krankenrückkehrgespräch ist der Arbeitgeber, solange ein Beschäftigter länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt innerhalb von 12 Monaten arbeitsunfähig war, zu solch einem Gespräch BEM-Gespräch verpflichtet.

Quellen: www.karrierebibel.de, Themenbrief Arbeitsrecht (Februar 2018)

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