Zoll, Export und Internationales

Proforma-Rechnung: Definition und Pflichtangaben

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Die Proforma-Rechnung ist ein Beleg, der den Empfänger nicht zur Zahlung auffordert. Sie wird oft bei Exportgeschäften gefordert und z. B. bei kostenlosen Mustersendungen verwendet. Allerdings müssen Handelsunternehmen aufpassen. Denn die Proforma-Rechnung spiegelt nicht den tatsächlichen Warenwert wider.

Proforma-Rechnung: Definition  

Die Proforma-Rechnung löst alleine keine Zahlung aus. Dafür wird eine Handelsrechnung benötigt. Deshalb muss sie den Wortlaut "Proforma-Rechnung" oder "pro-forma-invoice" tragen. 

Diese Rechnungsart wird bei kostenlosen Muster- und Werbesendungen, beim Verfahren Carnet A.T.A. und bei kostenlosen Ersatzteillieferungen verwendet und dient hauptsächlich Zollzwecken. 

Die Proforma-Rechnung wird aber auch bei der Verzollung von gekauften Waren verwendet, wenn zum Zeitpunkt der Zollanmeldung noch keine Handelsrechnung vorliegt. 

Berichtigung einer Proforma-Rechnung

Das Kernproblem einer Proforma-Rechnung ist, dass sie nicht den tatsächlichen Warenwert widerspiegelt. Dabei ist es für den Zoll erheblich, dass der tatsächliche Warenwert immer korrekt ausgewiesen wird. 

Die Geschäftsführung des Handelsunternehmens hat also nach Erhalt einer Proforma-Rechnung die Aufgabe, den tatsächlichen Warenwert in Form einer "Berichtigung" an das zuständige Zollamt zu melden. 

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Pflichtangaben auf einer Proforma-Rechnung 

Damit die Proforma-Rechnung den zollrechtlichen Vorgaben entspricht, müssen diese Angaben unbedingt enthalten sein:

  • Vollständiger Name und Adresse des liefernden Unternehmens
  • Vollständiger Name und Adresse des Kunden
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Id.-Nr.
  • Handelsregisternummer
  • Kennzeichnung „Pro-forma-Rechnung“ oder „pro-forma invoice“
  • Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum
  • Menge und handelsübliche Warenbeschreibung
  • Lieferdatum

Es müssen außerdem Grundangaben wie Bankverbindung, Einzel- und Gesamtpreis, Transportkosten, Liefer- und Zahlungsbedingungen, Angaben zur Verschiffung, Verpackungsdaten sowie die Bankverbindung des liefernden Unternehmens angegeben werden. 

Die Proforma-Rechnung sollte im Original unterschrieben sein und keine Korrekturen enthalten. 

Muster einer Proforma-Rechnung

Zollverantwortliche müssen oft komplexe (Zoll-) Formulare erstellen oder ausfüllen – und das in vielen Fällen immer noch händisch. Um ihnen diese Arbeit zu erleichtern, wurde die Software "PC-gestützte Bearbeitung komplexer Zolldokumente" entwickelt. Warenbescheinigungen oder Lieferantenerklärungen sind damit schnell ausgefüllt. Arbeitshilfen sowie Muster erleichtern zudem den Arbeitsalltag. So ist in dem Werk auch ein Muster zur Proforma-Rechnung enthalten. 

Quelle: "PC-gestützte Bearbeitung komplexer Zolldokumente"

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