Zoll, Export und Internationales

Sanktionslistenprüfung ist für jedes Unternehmen Pflicht

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Um verbotene Geschäftskontakte zu erkennen und diese zu unterbinden, hat die EU nach dem Terroranschlag auf das World Trade Center zwei Verordnungen erlassen, die jedes Unternehmen verpflichten, vorhandene und neue Geschäftskontakte anhand von Sanktionslisten zu prüfen.

Rechtsgrundlage zu den Sanktionslisten: die Antiterror-Verordnungen

Die Maßnahmen zur Bekämpfung des internationalen Terrorismus basieren in Deutschland auf zwei EU-Verordnungen: Zum einen auf der "Verordnung (EG) Nr. 2580/2001 gegen sonstige terrorverdächtige Personen und Organisationen", die unmittelbar nach dem Anschlag auf das World Trade Center im Jahr 2001 erlassen wurde.

Zum anderen auf der "Verordnung (EG) Nr. 881/2002 gegen Osama bin Laden, Al-Qaida und die Taliban", die sich gezielt gegen Personen, Organisationen, Vereinigungen und Gruppierungen richtet, welche laut des Sanktionsausschusses der Vereinten Nationen mit dem Al-Qaida-Netzwerk und den Taliban in Verbindung stehen. Die Namensliste dieser Verordnung wird fortwährend aktualisiert.

Zwar unterscheiden sich die Adressaten der Verordnungen, dennoch sind sie inhaltlich sehr ähnlich. Sie besagen, dass

  • alle Gelder, andere finanzielle Vermögenswerte sowie jegliche wirtschaftliche Ressourcen der gelisteten Personen, Organisationen und Unternehmen einzufrieren sind.
  • den gelisteten Personen und Unternehmen keine Gelder, finanziellen Vermögenswerte, andere wirtschaftliche Ressourcen und jegliche Vorteile, die zur Erzielung von Geld dienen, nicht bereitgestellt werden dürfen.
  • jede wissentliche sowie beabsichtigte Umgehung der Verordnungsvorschriften verboten ist. 

Solche Bereitstellungsverbote sind auch in den meisten länderbezogenen Embargos der EU enthalten.

Antiterror-Verordnungen: Wer ist von der Sanktionslistenprüfung betroffen?

Als Teil des nationalen Außenwirtschaftsrechts betreffen die Antiterror-Verordnungen der EU alle in der EU geschäftlich agierenden Unternehmen. Das heißt: Jedes Unternehmen muss alle Neukunden, Lieferanten sowie Dienstleister auf sogenannte Sanktionslisten (auch Compliancelisten oder Terrorismuslisten genannt) abprüfen. Bestandskunden und Lieferanten, mit denen eine längere Kooperation besteht, müssen ebenfalls in regelmäßigen Abständen überprüft werden.

Auch wenn sich die Abwehrmaßnahmen der Verordnungen auch auf Inlandsgeschäfte auswirken, wird insbesondere von exportierenden und importierenden Unternehmen erwartet, dass sie beide Verordnungen lückenlos befolgen.

Daraus ergibt sich die Pflicht, Maßnahmen und Vorkehrungen zu treffen, um die Antiterror-Verordnungen der EU einzuhalten. Da jeder Arbeitgeber darauf achten muss, dass in seinem Unternehmen die Sanktionslistenprüfung gewissenhaft durchgeführt wird, lohnt es sich, die Prüfung innerbetrieblich und verbindlich zu regeln.

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Innerbetriebliche Organisation der Sanktionslistenprüfung 

Es empfiehlt sich, die Sanktionslistenprüfung nach den einzelnen Prüfschritten und Zuständigkeiten zu organisieren. Eine Arbeits- und Organisationsanweisung sollte mindestens folgende Fragen beantworten:

  • Wer verantwortet das Antiterror-Recht? Die Verantwortung sollte auf der Geschäftsführerebene verankert sein.
  • Wer ist im operativen Geschäft für die Prüfung der Sanktionslisten zuständig und hat die Befugnis, ggf. einen Export auch stoppen zu können?
  • Welche Prüfmittel werden eingesetzt?
  • Wie werden Prüfumfang und Prüfabstände definiert?
  • Wie und in welchem Umfang wird (in Form von Audits und Revisionen) geprüft, ob die verantwortlichen Mitarbeiter ihrer Prüfpflicht nachkommen?
  • Wie und wo werden verantwortliche Mitarbeiter im Umgang mit den Sanktionslisten geschult?

Die Festlegung einer innerbetrieblichen Organisation macht natürlich nur Sinn, wenn sie eingehalten und regelmäßig überprüft wird. Gerade von exportierenden Unternehmen, die mit Zoll- und Vereinfachungsverfahren agieren, wird die Arbeits- und Organisationsweisung durchweg vom Zollamt verlangt.

Sanktionslisten: Prüfpflichten und Prüfumfang 

In welchen Zeitabständen geprüft werden muss und welche Datenbestände kontrolliert werden, regeln die beiden EU-Verordnungen nicht explizit. In der Praxis haben sich jedoch folgende Prüfabstände bewährt:

  • Vor Abschluss von Verträgen sowie vor der unmittelbaren Abwicklung des Geschäfts sollte der Geschäftskontakt generell mit der Sanktionsliste abgeglichen werden.
  • Kleine und mittlere Unternehmen könnten alle zwei bis drei Monate prüfen.
  • Dienstleister wie Spediteure oder Banken sollten mindestens ein- bis zweimal im Jahr ihre Geschäftskontakte überprüfen.

Unternehmen mit intensiven Export- und Importverbindungen stehen jedoch sehr schnell vor der Frage, wie sie eine wirklich effektive Prüfung der Sanktionslisten innerbetrieblich gewährleisten können. In den meisten Fällen wird die einzige Lösung sein, auf elektronische Hilfsmittel (EDV-Programme) zurückzugreifen.

Die Software "SanScreen" ist genau für solche Fälle entwickelt worden. Exportierende Unternehmen können mit SanScreen Personen- und Firmenadressen ohne zusätzlichen manuellen Aufwand mit den Sanktionslisten abgleichen. Die Ergebnisse werden anschließend übersichtlich dargestellt und das Protokoll dient als Nachweis bei einer Zoll- und Außenprüfung.

Quelle: "PC-gestützte Bearbeitung komplexer Zolldokumente"  

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