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"Die Konsequenzen für Arbeitgeber bei Fehlern in der Lohnabrechnung"


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Die Konsequenzen für Arbeitgeber bei Fehlern in der Lohnabrechnung

© Stockfotos-MG – stock.adobe.com

Auch einem gewissenhaften Arbeitgeber kann es passieren, dass er einem Angestellten zu viel Lohn auszahlt. Das geschieht z. B. durch eine falsche Lohnabrechnung des Arbeitgebers oder fehlerhafte Angaben des Arbeitnehmers. Fordert der Arbeitgeber nachträglich die Gehaltsüberzahlung zurück, kommt es oft zu gerichtlichen Auseinandersetzungen. Wer haftet also für Fehler in der Lohnabrechnung und welche Verjährungsfristen gelten bei Rückforderungen?

Inhaltsverzeichnis

  1. Haftung des Arbeitgebers für die Lohnsteuer
  2. Arbeitgeber ist Schuldner für die Sozialabgaben
  3. Hat ein Arbeitnehmer eine Überprüfungspflicht der Lohnabrechnung?
  4. Wie lange kann ein Arbeitgeber die Überzahlung zurückfordern?

Haftung des Arbeitgebers für die Lohnsteuer

Der Arbeitgeber ist für das korrekte Abführen der Lohnsteuer verantwortlich. Führt er zu viel ab, kann er diesen Betrag innerhalb von drei Jahren vom Arbeitnehmer zurückfordern. Der Arbeitgeber haftet nach § 42d EStG für die korrekte Einbehaltung und Abführung der Lohnsteuer. Wird der Arbeitgeber vom Finanzamt für zu wenig einbehaltene Lohnsteuer als Schuldner in Anspruch genommen, hat er ein Rückgriffsrecht auf den Arbeitnehmer. Steuerschuldner ist stets der Arbeitnehmer.

Kommt es zu lohnsteuerlichen Zweifelsfragen, kann eine entsprechende Auskunft beim Finanzamt eingeholt werden. Arbeitgeber sollten diese Möglichkeit unbedingt nutzen, denn wenn das Finanzamt eine unangekündigte Lohnsteuer-Nachschau durchführt und Fehler entdeckt, drohen rechtliche Konsequenzen.

Produktempfehlung

Was die Finanzbehörde im Rahmen der Lohnsteuer-Nachschau prüft, warum diese ein erhebliches Risiko für ein Unternehmen mit sich bringt und wie sie sich von der Lohnsteuer-Außenprüfung unterscheidet, ist im Handbuch „Das GmbH-Recht“ ausführlich beschrieben.

Arbeitgeber ist Schuldner für die Sozialabgaben

Anders als bei der Lohnsteuer verhält es sich bei den Sozialabgaben: Hier ist der Arbeitgeber Schuldner gegenüber den Sozialversicherungsträgern. Der Arbeitnehmer ist nur beitragspflichtig und muss sich seine Arbeitnehmeranteile vom Lohn abziehen lassen. Vergisst der Arbeitgeber den Abzug der Sozialversicherungsbeiträge vom Arbeitsentgelt seines Arbeitnehmers, darf er den Betrag im Allgemeinen nur innerhalb der folgenden drei Gehaltszahlungen nachträglich abziehen.

Der Anspruch des Arbeitgebers kann er nur durch Abzug vom Arbeitsentgelt geltend machen. Danach besteht für ihn nur noch dann Hoffnung auf das Geld, wenn er selbst keine Schuld trägt.

Diese Regel gilt in folgenden Fällen nicht:

  • Der Beschäftigte kommt seinen Pflichten nach § 28o Abs. 1 SGB IV vorsätzlich oder grob fahrlässig nicht nach.
  • Der Beschäftigte trägt den Gesamtsozialversicherungsbeitrag alleine.
  • Er erhält vom Arbeitgeber nur Sachbezüge nach § 28g SGB IV.

Veranstaltungsempfehlung

→ Weitere Informationen zum aktuellen Sozialversicherungsrecht vermittelt das Online-Seminar „Update: Entgeltabrechnung“.

Hat ein Arbeitnehmer eine Überprüfungspflicht der Lohnabrechnung?

Nein, ein Arbeitnehmer ist grundsätzlich nicht verpflichtet, die Lohnabrechnung seines Arbeitgebers zu überprüfen. Ist der Mehrbetrag jedoch so groß, dass er auch ohne genauere Überprüfung auffällt, muss der Arbeitnehmer dies seinem Arbeitgeber mitteilen.

Wie lange kann ein Arbeitgeber die Überzahlung zurückfordern?

Die gesetzlichen Verjährungsfristen betragen nach § 195 BGB  drei Jahre. Nach Ablauf von drei Jahren, in dem der Anspruch entstanden ist, kann der Arbeitgeber einen Rückzahlungsanspruch nicht mehr durchsetzen.

Darüber hinaus sind in Arbeitsverträgen oder Tarifverträgen üblicherweise bestimmte Ausschlussfristen festgehalten. Auf zu viel gezahlte Entgelte finden diese Ausschlussfristen Anwendung. Sie legen fest, innerhalb welchen Zeitraums Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis schriftlich gegenüber der anderen Arbeitsvertragspartei geltend gemacht werden müssen.

Außerdem definieren die Ausschlussfristen, innerhalb welcher Zeitspanne der Anspruch unter Umständen eingeklagt werden muss. In solchen Fällen verfällt auch der Rückzahlungsanspruch des Arbeitgebers, wenn dieser ihn nicht innerhalb der vorgesehenen Fristen geltend macht.

Fazit

Die Konsequenzen einer fehlerhaften Lohnabrechnung können sehr vielschichtig sein. Der einfachste Weg ist, das Missgeschick mit dem betroffenen Mitarbeiter zu besprechen, sodass die Chance besteht, zeitnah an das Geld zu gelangen. Das setzt ein positives Betriebsklima voraus.

In dem Fall der Uneinigkeit ist oft im letzten Schritt nur noch die gerichtliche Auseinandersetzung zu bestreiten. Hier sind vor allem der zeitliche Ablauf und die Folgekosten zu beachten. Dies setzt einen erheblichen Aufwand in Gang.

Quelle: Lohndirekt GmbH

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