E-Vergabe wird noch 2018 verpflichtend
Während die E-Vergabe früher eine optionale Regelung war, ist sie seit dem 26. Februar 2014 in der europäischen Richtlinie 2014/24/EU verbindlich vorgeschrieben. Bis zum 18. April 2016 musste die EU-Richtlinie in nationales Recht umgesetzt werden. Mit diesem Tag sind die Regelungen in Deutschland in Kraft getreten.
Allerdings gibt es eine Übergangsfrist von 30 Monaten, sodass die Regelungen für alle Auftraggeber ab dem 18. Oktober 2018 verpflichtend werden. Doch welche Regelungen eigentlich?
E-Vergabe oberhalb des EU-Schwellenwerts
Für Vergaben oberhalb des EU-Schwellenwerts gelten das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkung (GWB) und die Vergabeverordnung (VgV). Demnach müssen elektronische Mittel für das Senden, Empfangen, Weiterleiten und Speichern von Daten gemäß § 97 Abs. 5 (GWB) grundsätzlich verwendet werden. Sowohl der öffentliche Auftraggeber als auch der Bewerber müssen sich unabhängig von der Art des Auftragsgegenstandes daran verpflichtend halten. Die von dieser Regelung betroffene elektronische Kommunikation umfasst
- die elektronische Erstellung und Bereitstellung der Auftragsbekanntmachung,
- die kostenlose Bereitstellung der elektronischen Vergabeunterlagen insbesondere der Leistungsbeschreibung,
- die Abgabe und Entgegennahme elektronischer Angebote sowie
- den Austausch von Informationen im Vergabeverfahren.
Dabei müssen die öffentlichen Auftraggeber ein elektronisches Kommunikationsmittel nutzen, das keine diskriminierenden Inhalte darstellt, allgemein verfügbar ist, mit der gängigen Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT) kompatibel ist und keine Zugangseinschränkungen zum Vergabeverfahren vorsieht. Dieses elektronische Mittel muss außerdem auf dem neuesten Stand der Technik sein, um die Unversehrtheit, Vertraulichkeit und Echtheit der Daten gewährleisten zu können.
Abwicklung interner Prozesse
Die Regelungen zur elektronischen Datenübermittlung betrifft lediglich die Kommunikation zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und dem Unternehmen im Vergabeverfahren, jedoch nicht die Abwicklung interner Arbeitsabläufe. Es ist dem Auftraggeber selbst überlassen, ob er für die Prozesse vor und nach dem Vergabeverfahren z. B. ein Vergabemanagementsystem nutzt. Da es keine Vorgaben hinsichtlich dieser Prozesse gibt, könnte er sie auch in Papierform vornehmen.
Detailliertes Wissen zur verpflichtenden elektronischen Kommunikation finden Sie im Werk „Das neue Vergaberecht“. Es umfasst neben allen gesetzlichen Regelungen zum Vergaberecht auch die Anforderungen an die Benutzung von elektronischen Vergabe-Plattformen, über die Vergabeverfahren vollständig elektronisch abgewickelt werden können.
E-Vergabe unterhalb des EU-Schwellenwerts
Auch die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO), die am 2. September 2017 in Kraft getreten ist, enthält Regelungen zur E-Vergabe. Sie besagt, dass Auftraggeber künftig öffentliche Aufträge immer auch im Internet veröffentlichen müssen (§ 28 UVgO). Dazu gehört auch digitale und kostenfreie Bereitstellung von Vergabeunterlagen (§ 29 UVgO).
Ab dem 1. Januar 2020 können Bewerber und Bieter zudem ihre Teilnahmeanträge und Angebote nur noch elektronisch einreichen.
E-Vergabe: Ziele und noch offene Herausforderungen
Das Ziel der Europäischen Kommission ist es, einen europaweiten elektronischen Binnenmarkt zu etablieren. So hätten Unternehmen die Möglichkeit, bspw. durch eine einfache elektronische Vergabe öffentlicher Aufträge ihre Dienstleistungen und Produkte überall in der EU anzubieten und zu verkaufen.
Ihre Strategie zur Einführung der E-Vergabe in der EU hat die Kommission in der Mitteilung vom 24. April 2014 vorgestellt. In dieser hebt sie die erwarteten Vorteile der E-Vergabe hervor:
- Vereinfachung der Vergabeverfahren
- Verkürzung der der Dauer vom Auftrag bis zur Bezahlung
- Verringerung des Verwaltungsaufwandes
- verbesserte Überprüfbarkeit
- Reporting der Vergabeverfahren durch Erstellen von Statistiken etc.
- Verbesserung des wirtschaftlichen Ergebnisses
- effizientere Verfahren, die zu Einsparungen bei den öffentlichen Auftraggebern und Unternehmen führen
Ein wesentliches Problem zur Realisierung ist die fehlende Interoperabilität der verschiedenen technischen IKT-Systeme. Gleichzeitig fehlt den Unternehmen eine Normung oder ein technischer Standard für die elektronische Kommunikation. Die EU-Kommission hat sich deshalb sog. delegierende Rechtsakte vorbehalten, um die Anwendung bestimmter technischer Standards verbindlich zu machen.
In Konsequenz heißt es, dass Folgendes noch getan werden muss:
- Entwicklung neuer europäischer Normen
- Entwicklung interoperabler Lösungen
- Empfehlungen der Kommission zur erfolgreichen Einführung der E-Vergabe
- Möglichkeit zum Erfahrungsaustausch in Form eines Stakeholder Forums
Elektronische Rechnung wird im öffentlichen Auftragswesen verpflichtend
Die Zeit drängt noch nicht so sehr, dennoch sollten sich Vergabestellen auch auf die „Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes“ einstellen, die am 18. Oktober 2017 im Bundesgesetzblatt veröffentlicht wurde.
Für Bundesministerien und Verfassungsorgane wird die Verordnung ab dem 27. November 2018 verpflichtend. Ab diesem Zeitpunkt müssen sie elektronische Rechnungen akzeptieren. Die Ausstellung elektronischer Rechnungen wird jedoch erst ab dem 27. November 2020 verpflichtend. Für alle übrigen Bundesstellen wird die Verordnung ab dem 27. November 2019 zur Pflicht.
Quellen: „Das neue Vergaberecht“, BMWi
