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"Fuhrparkmanager – Aufgaben, Pflichten und rechtliche Grundlagen"


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Fuhrparkmanager – Aufgaben, Pflichten und rechtliche Grundlagen

© thebigticket20 – stock.adobe.com

Zwischen eigenen Fahrern und Fachabteilungen, Autoherstellern, Autohäusern, Werkstätten und Leasinggesellschaften – ein betrieblicher Fuhrpark muss stets gehegt und gepflegt werden. Für eine reibungslose und kosteneffiziente Zusammenarbeit ist mitunter der Fuhrparkmanager verantwortlich. Er ist zuständig für die Administration, Organisation, Führung und Pflege des Fuhrparks. Das umfasst viele Tätigkeitsbereiche, die unterschiedliches Fachwissen voraussetzen. Auf welche Aufgaben sollten sich Fuhrparkmanager vorbereiten? Wer kann Fuhrparkmanager werden und welche Rechte und Pflichten kommen auf ihn zu?

Inhaltsverzeichnis

  1. Was ist ein Fuhrparkleiter?
  2. Aufgaben und Pflichten des Fuhrparkmanagements
  3. Pflichten und rechtliche Grundlagen
  4. Fazit

Was ist ein Fuhrparkleiter?

Besonders in Logistikunternehmen ist Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit keine Tugend, sondern ein Muss. Damit dies funktioniert muss der Transport von der Produktion zum Lager und hin zum Kunden reibungslos, sicher und innerhalb einer bestimmten Zeitspanne ablaufen. Dazu müssen Fahrer ausgebildet und kontinuierlich geschult, Einsatzzeiten geplant und Fahrzeuge technisch einwandfrei sein.

Welch wichtige Rolle die Logistik für die Wirtschaft hat, zeigt sich, wenn es zu Komplikationen in der Lieferkette kommt. Oder kurzgesagt: ohne Logistik keine Wirtschaft und ohne Fuhrpark keine Logistik. 

Zwar agieren an jeder Stelle der Lieferkette qualifizierte Personen, den Anfang macht jedoch stets der Fuhrpark. Dabei ist der Fuhrparkmanager derjenige, der dafür Sorge zu tragen hat, dass alle Fahrzeuge und alle Prozesse erfolgreich laufen. 

Neben dieser Grundaufgabe, ist die Fuhrparkleitung nicht nur verantwortlich für ihre Mitarbeiter, sondern auch für die Wirtschaftlichkeit ihres Ressorts. Das setzt strategisches Planen und umsetzen voraus. Daneben sehen sich Fuhrparkmanager diversen, weiteren täglichen Aufgaben gegenüber.

Aufgaben und Pflichten des Fuhrparkmanagements 

Die Fuhrparkleitung und der Fuhrparkmanager sind grundsätzlich verantwortlich für die Beschaffung neuer und die Pflege bestehender Fahrzeuge. Zu den weiteren administrativen und strategischen Aufgaben gehören u.a.:

  • Fahrzeugbestandsmanagement
  • Verfügbarkeitsplanung der Fahrzeuge 
  • Angebotsmanagement/Fahrzeugbeschaffung
  • Kostenoptimierung (z.B. durch Senkung der Betriebskosten)
  • Prozessoptimierung
  • Gewährleistung der Sicherheit (z.B. anhand von Fahrzeug- und Fahrerinspektionen)
  • Kraftstoffeffizienz
  • Fahrzeugverkauf (Wiedervermarktung)
  • Dokumentation aller Managementleistungen
  • Vertrags- und Schadensmanagement

Als Schlagwort fällt in diesem Kontext immer wieder „Fuhrparkeffizienz". Dieser Begriff gibt jedoch eher ein Ziel der Aufgaben und Pflichten des Fuhrparkmanagers an.

Da unterschiedliche Unternehmen variierende Fuhrparks haben, die jeweils ihre eigenen Besonderheiten und Herausforderungen mit sich bringen, sind die zielführenden Maßnahmen oft sehr unterschiedlich – beispielsweise im Vergleich eines klassischen Logistikunternehmens mit einem spezialisierten Vertriebsdienstleister oder dem Flottenmanagement auf der Baustelle.

Fuhrparkmanagement-Software

Aufgrund der Vielzahl an Aufgaben und zu verwaltender Fahrzeuge, greifen Fuhrparkmanager i.d.R. auf Software-Lösungen zurück, um sicher und effizient planen und umsetzen zu können.

Meistens handelt es sich um eine GPS-Fuhrparkortung, die es dem Fuhrparkmanager erlaubt, jederzeit über den Verbleib des jeweiligen Fahrzeuges informiert zu bleiben. Derartige Programme sind oft Teil einer sog. Corporate-Car-Sharing-Software, die gleichzeitig den Zustand, Verbrauch und benötigte Service-Maßnahmen wiedergibt.

Mittlerweile erfreuen sich auch Apps bei Fuhrparkmanagern größerer Beliebtheit. Sie ermöglichen es Fuhrparkverantwortlichen, jederzeit und mobil auf o.g. Daten zurückzugreifen. Zusätzlich können weitere Informationen wie Stammdaten, Führerschein oder eine digitale Fahrzeugkarte abgefragt werden – das erleichtert die Koordination der Fahrzeuge und den bürokratischen Fuhrparkalltag ungemein.

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Der Einsatz von Fuhrparkmanagemet-Software erleichtert die tägliche Verwaltung und Prozessoptimierung erheblich. Auch der Fahrzeugzustand und die Wartungsintervalle kann der Fuhrparkmanager so einfach überprüfen und planen.
© Kzenon – stock.adobe.com

Mobilitätswende

Besonders hinsichtlich der bereits begonnenen und in den nächsten Jahren stark forcierten Mobilitäts- und Energiewende rückt die Position des Fuhrparkmanagers immer mehr in den Fokus nachhaltiger Unternehmenskonzepte. Besonders, wenn es um die betriebseigene Umsetzung nachhaltiger Mobilitätskonzepte geht.

Das stellt derzeit ein hohes Maß an neuen Herausforderungen an die Fuhrparkleitungen, wie z. B. neue Fahrzeug-Klassen mit alternativen Kraftstoffen und neuen Betriebssystemen. Aber besonders die schrittweise Umstellung auf Elektromobilität stellt die Fuhrparkmanager vor Strukturprobleme: Inselanlagen, Ladesäulen und Wallboxen brauchen alle zusätzlichen Platz. Auch muss die Ladezeit der unterschiedlichen Fahrzeuge mehr oder weniger auf die Minute genau geplant werden, um die Anlagen kosteneffizient zu nutzen.

Wer kann Fuhrparkleiter werden?

Diese Frage lässt sich am ehesten mit einer Aufstellung der notwendigen Kompetenzen für den Beruf des Fuhrparkmanagers beantworten. Neben Berufserfahrung im Fuhrparkmanagement gehören folgende Schlüsselfähigkeiten zu diesem Anforderungsprofil:

  • Umgang mit digitalen Programmen wie z.B. Verwaltungs- sowie Planungssoftware 
  • Betriebswirtschaftliche Grundkenntnisse (bevorzugt mit Erfahrung in der Geschäftsverwaltung)
  • Analytisches Denken und Finanzverständnis

Pflichten und rechtliche Grundlagen

Neben den betriebseigenen Richtlinien und Vorgaben sollte ein Fuhrparkmanager folgende Gesetze kennen:

Versicherungsrecht

  • Pflichtversicherungsgesetz
  • Haftpflicht
  • Teil-/Vollkasko (SB)/GAP
  • Versicherungsregress
  • Gesetz über den Versicherungsvertrag (VGG)

OWiG/Strafrecht

  • StGB, BtMG (Betäubungsmittel)
  • OWiG/BKatV
  • StVO/StVG/StVZO
  • FS-Kontrolle (§ 21 StVG)

Arbeitsrecht/BGB

  • Arbeitsvertrag §§ 611 ff. BGB
  • Dienstwagenüberlassung/CP/DWP
  • EntgFG, KSchG, BurlG, TzBfG, MuSchG, Elternzeit, Pflegezeit, BetrVG, Tarifverträge
  • BAG-Rechtsprechung

Datenschutz

  • BDSG-neu
  • DSGVO
  • Landes-DSG

Steuerrecht

  • Kfz-Steuer/KraftStG
  • EstG
  • GWV, Lohnsteuer, LStR
  • UstG
  • BMF-Schreiben
  • Fahrtenbuch

Verwaltungsrecht

  • StVO, StVG, StVZO (§ 31a Fahrtenbuchauflage)
  • FEV
  • PBefG
  • FahrpersonalVO, Lenk- und Ruhezeiten
  • ADR, Gefahrgut

 

Zivilrecht/BGB

  • Kauf
  • Leasing
  • Finanzierung/Bankgeschäfte
  • Haftung

Schadenregulierung

  • Halterhaftung §§ 7, 18 StVG
  • Schadenersatz §§ 249, 823 ff. BGB

BG-Vorschriften

  • DGUV Vorschrift 70 (ehem. BFV G 29, Fahrzeuge)
  • DGUV Vorschrift 3 (Elektrofahrzeuge, Prüfung von Anlagen)
  • Ladungssicherung
  • Arbeitsschutz

EU-Recht

  • EU-DSGVO
  • Zulassung und Steuern
  • Führerscheine
  • Dokumente

Neben den bereits angesprochenen Aufgaben gehört es z. B. zu den Pflichten eines Fuhrparkmanagers nach UVV (DUGV Vorschrift 70) mindestens einmal jährlich einen Sachkundigen zu beauftragen, der alle Fahrzeuge auf ihren betriebssicheren Zustand hin überprüft. Zusätzlich sollten alle KFZ im Zeittraum von 12 oder 24 Monate oder alle 15.000 bis 30.000 Kilometer für eine umfassende Inspektion zum Service-Partner. Praxistipp: Bei Fahrzeugen mit geringer Laufleistung kann der UVV-Termin mit dem Reifenwechsel kombiniert werden.

In der Verantwortung des Fuhrparkmanagers liegt es auch, ein-bis zweimal im Jahr eine Sichtkontrolle aller Firmenfahrzeuge durchzuführen. Das ist vor allem hinsichtlich eines möglichen Haftungsfalles wichtig, da dadurch der Kontrollpflicht nachgekommen wurde. Problematisch ist, dass in der Praxis die Kontrollpflicht oft von der Fuhrparkleitung an die Fahrer übertragen und somit der Nachweis erschwert wird.

Halterpflichten

Bei auf das Unternehmen zugelassenen Fahrzeugen liegen die Halterpflichten grundsätzlich bei der Juristischen Person, werden aber in der Praxis oft auf die Fuhrparkmanager übertragen. Um alle Anforderungen für jedes einzelne Fahrzeug übersichtlich dokumentieren und nachvollziehen zu können, bietet sich der Einsatz einer Checkliste an:

Tätigkeit Durchführungsdatum Erledigt Bemerkung
Jährliche Überprüfung der Fahrzeuge nach DGUV Vorschrift 70    ❏  
Führerscheinkontrolle (zweimal jährlich)    ❏  
TÜV-HU-Termine    ❏  
Jährliche Fahrerunterweisung    ❏  
Tägliche Abfahrtkontrolle    ❏  
Einhaltung der Lenk- und Ruhezeiten    ❏  
Schulung zur Ladungssicherung    ❏  
Saisonale Reifenwechsel (O-O Regel: Oktober bis Ostern als Faustregel)    ❏  

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein Fuhrparkmanager diverse Aufgaben zu erfüllen hat, die zwei Hauptziele verfolgen: Sicherheit und Vermeidung wirtschaftlicher Schäden. In Puncto Sicherheit sollte stets die Personensicherheit an erster Stelle stehen.

Neben den rechtlichen Grundkenntnissen muss ein Fuhrparkmanager auch über betriebswirtschaftliche Fähigkeiten verfügen. Personalverwaltung und Verhandlungen mit externen Dienstleistern kommen ebenso fast täglich auf die Fuhrparkleitung zu.

Die größte Herausforderung besteht derzeit in der Mobilitätswende: neue Kraftstoffe, neue Versorgungsstruktur und komplexere Technik. Für den Fuhrparkmanager und seine Angestellten bedeutet das, sich konstant neues Wissen und praktisches Abläufe anzueignen.

Damit diese Umstellung des Fuhrparks erfolgreich funktionieren kann, bietet sich die „Dokumentenmappe: Fuhrparkmanagement“ an. Darin sind alle wichtigen Vorlagen sowie konkrete Handlungsmöglichkeiten enthalten, die für den sofortigen Einsatz in der Praxis entwickelt wurden.

Quellen: „Dokumentenmappe: Fuhrparkmanagement“

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