Inhaltsverzeichnis
- Was ist eine Sanktionslistenprüfung?
- Sanktionslistenprüfung: Rechtsgrundlage
- Ist eine Sanktionslistenprüfung Pflicht?
- Wie führt man eine Sanktionslistenprüfung durch?
- Wie oft ist eine Sanktionslistenprüfung nötig?
- Sanktionslistenprüfung: Software
Was ist eine Sanktionslistenprüfung?
Eine Sanktionslistenprüfung (auch Sanktionslistenscreening) ist ein Abgleich von Daten über Geschäftspartner oder Mitarbeiter mit Personen, die in den internationalen Sanktionslisten geführt sind. Diese Listen werden auch Compliance-Listen oder Terrorismuslisten genannt und umfassen Personen, Gruppen, Organisationen oder Wirtschaftsgüter, für die wirtschaftliche bzw. rechtliche Einschränkungen gelten (sog. Sanktionen).
Mit diesen Parteien dürfen Unternehmen keine Rechtsgeschäfte tätigen. Das kommt daher, dass sie in der Vergangenheit gegen ein Gesetz, eine Verordnung oder eine gerichtliche Anordnung verstoßen haben. Dafür wurde ihnen eine solche Strafe bzw. Sanktion auferlegt.
Durch eine Sanktionslistenprüfung stellen Unternehmen sicher, dass sie die geltenden Verbote der personenbezogenen Sanktionsverordnungen einhalten. Das ist wichtig, um die Sicherheit im internationalen Handel zu gewährleisten und den Terrorismus in diesem Bereich zu bekämpfen. Denn in Sanktionslisten stehen nur solche Personen oder Organisationen, die geltendes Recht missachtet haben.
Sanktionslistenprüfung: Rechtsgrundlage
Es gibt mehrere Verordnungen und Gesetze, die den Umgang mit Sanktionslisten und ihre Prüfung regeln. Hierzu gehören insbesondere die Antiterror-Verordnungen der EU. So beschreibt z. B. die Verordnung (EG) 881/2002, dass Personen, Gruppen und Organisationen, die im Anhang der Verordnung aufgeführt sind, mit bestimmten Sanktionen belegt werden – etwa einem Verfügungsverbot. Auch die Verordnung (EG) Nr. 2580/2001 enthält spezielle restriktive Maßnahmen, die sich gegen bestimmte Personen und Organisationen richten.
Hinzu kommen weitere EU-Sanktionsverordnungen, die entsprechende Verfügungsverbote gegen die darin genannten Personen, Gruppen und Organisationen definieren. Sie sollen u. a. bei der Durchsetzung von Embargos und der Bekämpfung des Terrorismus helfen.
Hinweis: Sanktionslisten umfassen nicht nur die Listen und Anhänge der EU-Sanktionsverordnungen. Auch Listen mit sanktionierten Personen, die durch Rechtsverordnungen aus Drittstaaten sanktioniert wurden (sog. sekundäre Sanktionen), gehören dazu und sind bei der Sanktionslistenprüfung zu berücksichtigen.
Ist eine Sanktionslistenprüfung Pflicht?
Jein – die geltenden Sanktionsverordnungen beschreiben keine direkte Pflicht zur Durchführung von Sanktionslistenprüfungen. Allerdings muss jedes Unternehmen sicherstellen, dass es sanktionierten Personen oder Organisationen keine Gelder oder wirtschaftlichen Ressourcen zur Verfügung stellt. Daher bietet eine Sanktionslistenprüfung die einfachste Möglichkeit, solche Risiken zu vermeiden und die Sanktionsbestimmungen zu erfüllen.
Zudem ist eine Sanktionslistenprüfung Pflicht, sobald ein Unternehmen eine Bewilligung für ein vereinfachtes Zollverfahren (z. B. AEO oder zugelassener Ausführer) beantragen will. Dort wird bereits im Rahmen der Antragsstellung untersucht, ob das Unternehmen Sanktionslistenprüfungen durchführt.
Zu berücksichtigen ist jedoch auch die jeweilige Größe des Unternehmens. So ist etwa ein kleines Unternehmen mit wenigen Angestellten, das ausschließlich Ladenverkäufe tätigt, einem geringeren Risiko ausgesetzt, gegen die Sanktionslisten zu verstoßen, als ein großer Konzern, der regelmäßig große Mengen an Gütern importiert oder exportiert.
Daher sollten insbesondere alle international tätigen Unternehmen regelmäßig Sanktionslistenprüfungen durchführen. Aber wie läuft eine solche Prüfung ab und worauf sollten Betriebe achten?
Wie führt man eine Sanktionslistenprüfung durch?
Sanktionslistenprüfungen können entweder automatisiert per Software oder anhand manueller Abgleiche mit offiziellen Datenbanken (z. B. Finanzsanktionsliste des Justizportals des Bundes und der Länder, EU-Datenbank) erfolgen. Hierbei sind alle Neukunden, Lieferanten und Dienstleister auf mögliche Sanktionen zu prüfen. Ebenso müssen Bestandskunden und Lieferanten, mit denen eine längere Kooperation besteht, in regelmäßigen Abständen im Rahmen der Sanktionslistenprüfung untersucht werden.
Da jeder Arbeitgeber darauf achten muss, dass im eigenen Unternehmen die Sanktionslistenprüfung gewissenhaft durchgeführt wird, lohnt es sich, diese Prüfung innerbetrieblich verbindlich zu regeln.
Sanktionslistenprüfung im Unternehmen organisieren
Es empfiehlt sich, die Sanktionslistenprüfung nach den einzelnen Prüfschritten und Zuständigkeiten zu organisieren. Eine Arbeits- und Organisationsanweisung sollte mindestens folgende Fragen beantworten:
- Wer verantwortet das Antiterror-Recht? Die Verantwortung sollte auf der Geschäftsführerebene verankert sein.
- Wer ist im operativen Geschäft für die Sanktionslistenprüfung zuständig und hat die Befugnis, ggf. einen Export zu stoppen?
- Welche Prüfmittel werden eingesetzt?
- Wie werden Prüfumfang und Prüfabstände definiert?
- Wie und in welchem Umfang wird (in Form von Audits und Revisionen) geprüft, ob die verantwortlichen Mitarbeiter ihrer Prüfpflicht nachkommen?
- Wie und wo werden verantwortliche Mitarbeiter im Umgang mit den Sanktionslisten geschult?
Aufgrund des Umfangs der verschiedenen Sanktionslisten ist es für Unternehmen nahezu unmöglich, die Sanktionslistenprüfung manuell durchzuführen. Deshalb gibt es spezielle Softwarelösungen, wie die Software „SanScreen“. Ihre enthaltenen Sanktionslisten werden täglich aktualisiert und sparen Betrieben Zeit beim Datenabgleich von Personen- und Firmenadressen.
Sanktionslistenprüfung: Mitarbeiter überprüfen?
Neben den Daten von Geschäftspartnern, Lieferanten und Co. sollten Unternehmen auch ihre eigenen Mitarbeiter hinsichtlich eventueller Sanktionen überprüfen. Denn unterliegt ein Arbeitnehmer bestimmten Sanktionsverordnungen, muss der Arbeitgeber spezielle Regelungen beachten, z. B. bei der Gehaltszahlung. So ist für die Entlohnung der Arbeit eine gesonderte Genehmigung des BAFA oder einer anderen zuständigen Behörde notwendig.
Hinweis: In der Praxis kommt es immer wieder vor, dass in den EU-Sanktionslisten Personen gelistet sind, die ihren gewöhnlichen Wohnsitz in der EU haben, gegen die jedoch keine konkreten strafrechtlichen Maßnahmen ergriffen wurden. Deshalb können Arbeitgeber mit einem bloßen Treffer eines Beschäftigten in der Sanktionsliste ggf. nur eingeschränkte Rückschlüsse auf deren Leumund ziehen. Der Treffer alleine stellt noch keinen Kündigungsgrund dar.
Was passiert, wenn man auf der Sanktionsliste steht?
Wird bei der Sanktionslistenprüfung ein Geschäftspartner oder Mitarbeiter gefunden, muss der Arbeitgeber in jedem Fall prüfen, ob es sich um einen tatsächlichen Sanktionstreffer oder einen sog. trivialen Treffer handelt. Denn beim erstmaligen Datenabgleich können u. U. einige Einträge aufkommen, die nur teilweise mit den Daten der Geschäftspartner oder Beschäftigten übereinstimmen, aber trotzdem als Treffer gewertet werden.
Folgendes Schema zeigt, wie Unternehmen vorgehen sollten, wenn sie einen Treffer in ihrer Sanktionslistenprüfung feststellen.
| Handelt es sich um einen trivialen Treffer? | |||
| ↓ | ↓ | ||
| Ja | Nein | ||
| keine weiteren Schritte notwendig | weitere verfügbare Daten aus dem Original-Sanktionslisteneintrag hinzuziehen (z. B. Adressdaten, Geburtsdaten) | ||
| Vollständige Übereinstimmung? | |||
| ↓ | ↓ | ||
| Ja | Nein | ||
| originalen Sanktionslisteneintrag aus der jeweiligen EU-Verordnung bzw. Anordnung des BMWK nutzen → nur diese Dokumente sind rechtsverbindlich | keine weiteren Schritte notwendig | ||
| Vollständige Übereinstimmung? | |||
| ↓ | ↓ | ||
| Ja | Nein | ||
| keine weiteren Schritte notwendig | ||
Hinweis: Auch wenn ein Unternehmen einen tatsächlichen Treffer bei der Sanktionslistenprüfung unverzüglich meldet, kann ein Strafverfahren wegen Verdacht des Verstoßes gegen außenwirtschaftliche Bestimmungen eingeleitet werden. Daher ist es in jedem Fall sinnvoll, einen anwaltlichen Rat einzuholen.
Steht eine Person, ein Unternehmen oder eine Gruppe eindeutig auf einer Sanktionsliste, dürfen keine Rechtsgeschäfte mit ihnen durchgeführt werden. Ihr Vermögen, Eigentum und ihre wirtschaftlichen Ressourcen werden quasi eingefroren.
Nach EU-Verordnung 881/2002 dürfen beispielsweise folgende Rechtsgeschäfte nicht mit sanktionierten Gruppen durchgeführt werden:
- Zahlung von Geld für Waren, Dienstleistungen oder Gehälter
- Kauf, Verkauf oder gewerbliche Vermietung von Immobilien
Insgesamt dürfen den gelisteten Personen und Unternehmen keine Gelder, finanziellen Vermögenswerte oder anderen wirtschaftlichen Ressourcen, die zur Erzielung von Geld dienen, bereitgestellt werden. Wird trotz Eintragung in einer Sanktionsliste eine der o. g. Geschäfte mit der sanktionierten Partei betrieben, kann dies als Verstoß gegen die erlassenen Verbote gewertet werden, wodurch das beteiligte Unternehmen ebenfalls Sanktionen erhält.
Beim Treffer eines Mitarbeiters im Verzeichnis sollte das weitere Vorgehen mit der Personalabteilung abgestimmt werden. Es tritt kein automatisches Beschäftigungsverbot ein.
Wie oft ist eine Sanktionslistenprüfung nötig?
In welchen Zeitabständen eine Sanktionslistenprüfung erforderlich ist, regeln die gültigen EU-Verordnungen nicht explizit. In der Praxis haben sich jedoch folgende Prüfabstände bewährt:
- Vor Abschluss von Verträgen oder der unmittelbaren Abwicklung eines Geschäfts
- Kleine und mittlere Unternehmen: alle zwei bis drei Monate
- Spediteure, Banken und andere Dienstleister: mindestens ein- bis zweimal im Jahr
Unternehmen mit intensiven Export- und Importverbindungen stehen dabei schnell vor der Frage, wie sie eine effektive Sanktionslistenprüfung innerbetrieblich gewährleisten können. In den meisten Fällen wird die einzige Lösung sein, auf elektronische Hilfsmittel (EDV-Programme) oder spezielle Software für Sanktionslistenprüfungen zurückzugreifen.
Sanktionslistenprüfung: Software
Software zur Sanktionslistenprüfung unterstützt Unternehmen bei der Automatisierung des Sanktionslistenscreenings. Dabei können die Anwender selbst entscheiden, welche Sanktionslisten mit den unternehmensrelevanten Personendaten abgeglichen werden sollen. Diese Analyse kann entweder auf Ebene der Stammdaten (vorab definierte Geschäftspartnerdaten) oder auf Belegebene (Adressdaten aus Lieferungen, Rechnungen etc.) erfolgen.
Die Software „SanScreen“ ist genau für solche Aufgaben entwickelt worden. International tätige Unternehmen können mit SanScreen Personen- und Firmenadressen ohne zusätzlichen Aufwand mit den gängigen Sanktionslisten abgleichen. Die Ergebnisse werden übersichtlich in einem Protokoll dargestellt, das als Nachweis bei einer Zoll- und Außenprüfung dient.
→ Jetzt Zeit und Arbeit sparen bei der Sanktionslistenprüfung mit der Software „SanScreen“!
Quellen: „ZOLL.EXPORT-Spezial: Basics der Exportkontrolle“, „PC-gestützte Bearbeitung komplexer Zolldokumente“ , IHK Düsseldorf
