Case Management Pflege: Definition, Phasen und Beispiele

24.02.2026 | T. Reddel – Online-Redaktion, FORUM VERLAG HERKERT GMBH

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KI-generiert

Im Pflegealltag treffen komplexe Bedarfe auf begrenzte Ressourcen. Pflegeeinrichtungen stehen vor der Aufgabe, eine lückenlose und effiziente Versorgung zu organisieren. Das Case Management bietet hierfür ein strukturiertes Instrument mit klaren Rollen und Abläufen. Doch was genau ist darunter zu verstehen und wie läuft ein erfolgreiches Case Management in der Pflege ab?

Inhaltsverzeichnis

  1. Was ist Case Management in der Pflege? – Definition
  2. Was macht man beim Case Management? – Aufgaben
  3. Welche Phasen gibt es im Case Management?
  4. Fallbeispiel für die Praxis
  5. Weiterbildung für Pflegekräfte
  6. Fazit

Was ist Case Management in der Pflege? – Definition

Das Case Management beschreibt die Organisation und Betreuung pflegerischer Versorgungsbedarfe. Im Mittelpunkt steht der einzelne Fall, also eine pflegebedürftige Person mit komplexem Unterstützungsbedarf. Neben körperlichen Einschränkungen werden dabei auch psychosoziale Faktoren, das familiäre Umfeld sowie vorhandene Ressourcen der Betroffenen berücksichtigt.

Dieser systematische Prozess soll Pflegebedürftige bei komplexen Behandlungsverfahren unterstützen und nach dem Entlassungsmanagement eine einrichtungsübergreifende Versorgung ermöglichen. Er beinhaltet beispielsweise den Kontakt zu Kliniken, Sozialdiensten und Kostenträgern, damit die Betroffenen zur passenden Zeit die passende Unterstützung erhalten. Um diese Aufgaben kümmern sich idealerweise speziell weitergebildete Case Managerinnen und Case Manager.

Insgesamt lässt sich die Qualität des Case Managements, ähnlich wie bei Expertenstandards, in drei Bereiche unterteilen:

Strukturqualität
  • Organisation der sozialen und gesundheitlichen Versorgung
  • Personaleinsatz und -ausbildung
  • Zugangsbedingungen
  • Räumliche Situation
  • Informations- und Kommunikationsabläufe
Prozessqualität
  •  Methoden der Leistungserbringung
  • Ressourceneinsatz (Abläufe und Effizienz)
  • Qualität der Kooperation
  • Vorhandene oder erforderliche Standards
  • Güteklasse des Hilfeplans
Ergebnisqualität
  •  Zielerreichung
  • Soll-Ist-Vergleich
  • Grad der Ressourcenaktivierung
  • Zufriedenheit der Patientin oder des Patienten

Welche Punkte bei der Zielerreichung unter anderem berücksichtigt werden, zeigt der folgende Abschnitt.

Welche Ziele verfolgt das Case Management in der Pflege?

Das Case Management in der Pflege dient vorrangig dem folgenden Zweck:

  • Überflüssige Krankenhausaufenthalte und Mehrfachuntersuchungen vermeiden.
  • Ambulante über stationäre Behandlung priorisieren (Ambulantisierung).
  • Engeren Austausch mit Pflegebedürftigen, ihren Angehörigen und den Leistungserbringenden fördern.
  • Individuelle Wünsche der Patientinnen und Patienten einbeziehen.
  • Gemeinsame und längerfristig geplante pflegerische Versorgung durch spezialisierte ambulante Versorgungseinrichtungen ermöglichen.
Damit diese Ziele erreicht werden, müssen Pflegekräfte im Rahmen des Case Managements bestimmte Aufgaben erfüllen. 

Was macht man beim Case Management? – Aufgaben

Zum Case Management gehören sämtliche Aufgaben, die die pflegerische Versorgungs- und Betreuungssituation einer Person verbessern. 

Beispiele hierfür sind:

  • Fortlaufende Analyse des Unterstützungsbedarfs und der Ressourcen der pflegebedürftigen Person.
  • Erstellung eines analytischen Versorgungsplans auf Basis der erfassten Pflegedaten zur Organisation einer präventiven, kurativen oder rehabilitativen Betreuung.
  • Kommunikation mit allen an der medizinischen Betreuung Beteiligten (etwa Ärztinnen und Ärzte, Pflegekräfte, Sozialdienst des Krankenhauses, Pflegeberatende der Pflegekassen).
  • Sicherung der Bereitstellung der erforderlichen Daten und Dienstleistungen.
  • Monitoring und Evaluation der geplanten Unterstützungsmaßnahmen.
  • Dokumentation und Qualitätssicherung zur Weiterentwicklung interner Strukturen.

Diese Aufgaben betreffen alle Bereiche des individuellen Versorgungskontinuums – sei es in chronischen Krankheitsphasen oder zur Prävention, im Krankenhaus, in ambulanten Diensten, in Rehabilitationseinrichtungen oder in Hospizen.

Für eine strukturierte Arbeitsweise lassen sich die Tätigkeiten des Case Managements in mehrere Phasen unterteilen.

Welche Phasen gibt es im Case Management?

Idealerweise orientiert sich das Case Management in der Pflege an den Phasen des Pflegeprozesses:

1. Informationssammlung
  • Individuelle Pflegedaten zur jeweiligen Patientin/zum jeweiligen Patienten erheben (Anamnese).
  • Mögliche Klassifikationssyteme:
    • International Classification of Functioning, Disability and Health (ICF)
    • Nursing Data
    • Resident Assessment Instrument (RAI)
2. Probleme und Ressourcen
  • Auf Basis der Informationssammlung einzelne Probleme und vorhandene Ressourcen zur Bedürfnisbefriedigung der Pflegebedürftigen ermitteln.
  • Individuelle Fähigkeiten und Kompetenzen im sozialen sowie strukturellen Umfeld erfassen.
3. Ziele festlegen
  • Gemeinsam mit der pflegebedürftigen Person und dem interdisziplinären Team abstimmen (inklusive pflegender Angehöriger und ehrenamtlich Tätiger).
  • Sollten verbindlich, realisierbar und motivierend formuliert sein.
4. Maßnahmenplanung 
  • Maßnahmen detailliert und verbindlich planen, etwa in Form von:
    • Aktivitäten des täglichen Lebens (ATL) nach Juchli
    • Pflegemodell nach Orem
    • NANDA-I-Pflegediagnosen
    • Nursing-Data-Klassifikationen
  • Maßnahmen so planen, dass alle Disziplinen und Beteiligten eine einheitliche Fachsprache sprechen und eine kontinuierliche Pflege und Betreuung sichergestellt ist.
5. Durchführung
  • Geplante Maßnahmen verbindlich und zielgerichtet von den Betroffenen durchführen.
  • Speziell geschulte Care Managerin/Care Manager prüft regelmäßig den aktuellen Stand der Zielerreichung.
6. Evaluation
  • Care Managerin/Care Manager prüft mithilfe eines Erhebungsbogens, ob die gemeinsam erarbeiteten Ziele erreicht wurden oder neue festzulegen sind.
  • Planung bei Bedarf anpassen, zum Beispiel bei veränderter Pflegesituation oder Betreuung.

Die dazugehörige Dokumentation des Case Managements kann beispielsweise wie folgt aufgebaut sein:

  • Stammdaten
  • Assessment (RAI, Barthel-Index etc.)/Erhebungsbogen
  • Berichtbogen des Besuchs
  • Planung
  • Folgedokumentation (Evaluationsbogen)
  • Abschlussbericht
In jedem Fall sollten die Verantwortlichen darauf achten, dass das Case Management transparent und nachvollziehbar gestaltet ist.

Fallbeispiel für die Praxis

Folgendes Fallbeispiel zeigt, wie ein gelungenes Case Management in der Pflege aussieht:

Beispiel für Case Management

Eine ältere Patientin erleidet einen Schlaganfall. Nach dem Krankenhausaufenthalt besteht hoher Unterstützungsbedarf. Die Angehörigen fühlen sich überfordert. Mehrere Parteien sind beteiligt: Klinik, ambulanter Pflegedienst, Physiotherapie und Hausärztin.

Die verantwortliche Case Managerin analysiert zunächst die Situation. Sie erfasst Mobilität, kognitive Einschränkungen und Wohnsituation der Betroffenen. Anschließend definiert sie gemeinsam mit den Beteiligten konkrete Ziele und Maßnahmen:

  • Erhalt der Mobilität:
    • Organisation regelmäßiger physiotherapeutischer Behandlungen und Übungen zum Erhalt der Mobilität
    • Abstimmung eines individuellen Bewegungsplans mit dem Pflegedienst
    • Beantragung und Bereitstellung geeigneter Hilfsmittel wie Rollator oder Gehstock
  • Vermeidung von Stürzen:
    • Durchführung eines strukturierten Sturzrisiko-Assessments
    • Anpassung der Beleuchtung in Flur und Bad
  • Entlastung der Angehörigen:
    • Organisation eines ambulanten Pflegedienstes für Grund- und Behandlungspflege
    • Information über Pflegegrade und Unterstützung bei der Antragstellung

So koordiniert die Case Managerin die Hilfsmittelversorgung, organisiert einen barrierefreien Umbau und plant regelmäßige Therapietermine. Während des Monitorings stellt sie fest, dass sich der Gesundheitszustand verbessert. Die Patientin gewinnt mehr Selbstständigkeit und die Angehörigen berichten von spürbarer Entlastung.

→ Ohne die strukturierte Koordination des Case Managements hätten Informationsverluste und Verzögerungen die Versorgung erschwert.

Dieses Beispiel zeigt, wie das Case Management Prozesse bündeln und Versorgungslücken schließen kann. Um dieser Rolle gerecht zu werden, sind jedoch spezielle Kompetenzen erforderlich, etwa durch Weiterbildungen.

Weiterbildung für Pflegekräfte

Für das Case Management in der Pflege gibt es spezielle Weiterbildungen. Die Deutsche Gesellschaft für Care und Case Management (DGCC) gibt Richtlinien zur Weiterbildung Case Management in der Pflege vor. Es gibt jedoch keine allgemeine Ausbildungs- oder Prüfungsordnung und der Begriff „Case Managerin“ ist nicht geschützt. Dafür bieten öffentliche Hochschulen und private Unternehmen berufsbegleitende Kurse an, mit denen sich Pflegekräfte und andere Interessierte weiterbilden können.

Generell sollten Angestellte im Gesundheitswesen ihr Fachwissen regelmäßig auffrischen und erweitern. So bleiben sie über neue medizinische Erkenntnisse und aktuelle Anforderungen an die professionelle Pflege informiert.

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Fazit

Das Case Management ist ein zentrales Instrument zur Steuerung komplexer Versorgungsprozesse in der Pflege. Es verbindet Analyse, Planung, Koordination und Evaluation. Die Ziele reichen von Qualitätssicherung über Ressourceneffizienz bis hin zur Stärkung der Selbstständigkeit pflegebedürftiger Menschen. Pflegekräfte und Pflegedienstleitungen profitieren von transparenten Prozessen, verbesserter Kommunikation und höherer Versorgungssicherheit. 

Entsprechende Praxisbeispiele zeigen, wie eine strukturierte Koordination Versorgungsbrüche verhindern und Angehörige entlasten kann. Gleichzeitig wird das Case Management in der Pflege angesichts steigender Komplexität im Gesundheitswesen immer wichtiger. Weiterbildungen zu verschiedenen Pflegekompetenzen helfen, die Fachkenntnisse und organisatorische Stärke von Pflegekräften zu fördern.  So sichern die jeweiligen Einrichtungen auch langfristig ihre Qualität und Professionalität.

Quellen: „Praxishandbuch Pflegestärkungsgesetz“, Software „Pflege- und Expertenstandards“