Geschäftsführung und Management

Führung durch Kommunikation: Mitarbeitergespräch führen und Feedback geben

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Gute Kommunikation ist eines der effektivsten Mittel für zufriedene Mitarbeiter. Deshalb ist es so wichtig, dass Führungskräfte schwierige Gespräche wie Mitarbeitergespräche souverän führen können. Dazu gehört auch, Feedback zu geben und Feedback annehmen zu können.

Das Mitarbeitergespräch

Bei vielen Führungskräften, aber auch Mitarbeitern, löst das Mitarbeitergespräch nicht unbedingt positive Gefühle aus. Es wird oft als anstrengend, krampfhaft und sogar als sinnlos empfunden. Dennoch ist es verbindlich und sollte einmal jährlich stattfinden.

Dabei bietet das Mitarbeitergespräch den nötigen Rahmen, um Informationen und Erwartungshaltungen auszutauschen und Ziele und Strategien zu besprechen. Um das Verkrampfte aus dem Gespräch zu nehmen, sollten Führungskräfte in ihrem Team eine kommunikationsfreundliche Atmosphäre abseits des Mitarbeitergesprächs schaffen, sich also möglichst ungezwungen und häufig mit den Mitarbeitern austauschen. Das hilft nicht nur, auf dem Laufenden zu bleiben. Für die Mitarbeiter wird die Hürde vom informellen zum formellen Austausch kleiner. 

Tipps für einen runden Ablauf des Mitarbeitergesprächs

Bei der Vorbereitung auf das Mitarbeitergespräch können Führungskräfte folgende Punkte beachten:

  • Zeit nehmen: Um eine vertrauensvolle Basis für das Mitarbeitergespräch zu schaffen, sollten sich Führungskräfte Zeit für das Gespräch nehmen und sich gut darauf vorbereiten. Das Mitarbeitergespräch sollte nicht als Tagesgeschäft abgestempelt werden.
  • Gesprächsdauer: Die Dauer hängt vom Anlass ab. Länger als eine Stunde sollte die Ausnahme sein, es sollte dennoch genug Zeit eingeplant werden.
  • Zeitpuffer: Möglichst einen Zeitpuffer einplanen und keine direkt anschließenden Termine ausmachen.
  • Ablenkung vermeiden: Das Gespräch sollte ungestört verlaufen. Ablenkungen wie Smartphone sollten Führungskräfte deshalb beiseitelegen.
  • Dialog statt Monolog: Während des Mitarbeitergesprächs sollten beide Parteien ausreichend zu Wort kommen.
  • Keine Alibidiskussion: Hat die Führungskraft schon eine Entscheidung gefällt, sollte sie es vermeiden, im Mitarbeitergespräch vorzugaukeln, dass noch alles offen wäre. Eine solche Alibidiskussion zerstört das Vertrauen.
  • Frühzeitige Einladung: Das Mitarbeitergespräch sollte frühzeitig geplant werden, sodass der Mitarbeiter sich darauf vorbereiten kann. Es kann auch vorher schon erfragt werden, welche Themen der Mitarbeiter einbringen möchte.
  • Um welche Informationen geht es? Auch die Führungskräfte müssen sich vorher überlegen, welche Themen sie ansprechen und welche Informationen weitergeben wollen.
  • Gesprächsablauf: Es ist durchaus sinnvoll, sich vorher einen roten Faden für den Ablauf des Mitarbeitergesprächs zu überlegen, der nicht zwingend eingehalten werden muss. Je besser Führungskräfte ihre Mitarbeiter kennen, desto besser können sie sich auf das Mitarbeitergespräch vorbereiten.

Mit einer guten Vorbereitung wird aus einem verkrampft geführten Mitarbeitergespräch ein Raum für offenen und konstruktiven Austausch.

Das Feedbackgespräch: Feedback geben und Feedback annehmen

Konstruktives Feedback ist ein wichtiges Werkzeug im Führungsalltag. Dabei geht es nicht nur darum, Feedback an seine Mitarbeiter geben zu können, sondern auch Feedback von diesen anzunehmen.

Feedback geben

Ein Feedbackgespräch sollte nicht zwischen Tür und Angel geführt werden. Mit diesen Tipps meistern Führungskräfte dieses Gespräch souverän:

  • Eine entspannte Atmosphäre schaffen (unter vier Augen).
  • Mit Menschen sprechen, nicht über sie.
  • Das Feedback zeitnah geben.
  • Feedback nicht erzwingen, lieber nachfragen, ob es gerade erwünscht ist.
  • Verallgemeinerungen vermeiden. Lieber konkret beobachtbare Verhaltensweisen beschreiben.
  • Lösungsorientierte Hinweise geben.
  • Feedback sollte nicht nur positiv, aber auch nicht nur negativ, sondern beides sein.
  • Ein ehrliches Lob wirkt im Feedbackgespräch wertschätzend.

Feedback annehmen

Mit diesen Tipps lernen Führungskräfte, Feedback von den Mitarbeitern anzunehmen:

  • Aktiv zuhören, ohne sich zu rechtfertigen oder zu verteidigen.
  • Bei Unklarheiten nachfragen.
  • Das Gegenüber ausreden lassen.
  • Es hilft, zusammenzufassen, was bei einem wie angekommen ist.
  • Für die ehrliche Rückmeldung bedanken.
  • Immer daran denken: Ein Feedback bewertet ein Verhalten, nicht die Person an sich.

Eine respektvolle und situationsgerechte Kommunikation ist eine der wichtigsten Fähigkeiten einer guten Führungskraft und ein wichtiger Garant dafür, als Führungskraft anerkannt zu werden. Das Mitarbeitergespräch und Feedbackgespräche sind aber nur zwei Formen von Gesprächsführung. Welche konfliktreichen Gespräche Führungskräfte sonst noch meistern müssen und wie sie das machen, beschreibt das Dokument "Effektive Führung durch lösungsorientierte Kommunikation", das Sie hier kostenlos herunterladen können.

Quelle: "Effektive Führung durch lösungsorientierte Kommunikation"

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