Geschäftsführung und Management

Re-Zertifizierung nach ISO 9001:2015: Möglicher Umsetzungsplan

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Unternehmen, die nach DIN EN ISO 9001:2008 zertifiziert sind, müssen ihre QM-Systeme bis September 2018 auf die neue Norm DIN EN ISO 9001:2015 umstellen, sofern sie ihr Zertifikat aufrechterhalten wollen. Ein möglicher Umsetzungsplan könnte wie folgt aussehen.

Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2015: Möglicher Umsetzungsplan 

Zertifizierte Unternehmen sollten frühzeitig mit der Umstellung auf die DIN EN ISO 9001:2015 beginnen, um die Zeit für eine sorgfältige Überwachung ihrer Qualitätsmanagement-Systeme (QM-Systeme) zu nutzen. So könnte die Umstellung umgesetzt werden: 

1. Information der Geschäftsführung

Die oberste Leitung des Unternehmens sollte z. B. mittels eines Workshops über die neuen Anforderungen der DIN EN ISO 9001:2015 informiert werden. In diesem Workshop sollten sich die Führungskräfte mit Themen wie Kontext des Unternehmens, Erfordernisse und Erwartungen der interessierten Parteien sowie dem risikobasierten Ansatz befassen. 

Die strategische Ausrichtung des Unternehmens muss in diesem Rahmen überprüft und gegebenenfalls aktualisiert werden. Dasselbe gilt für die Qualitätspolitik und -ziele. 

2. Ermitteln des Handlungsbedarfs

Der Handlungsbedarf zur Überarbeitung des QM-Systems muss ermittelt werden. Dies kann durch eine Prüfung der bestehenden QM-Dokumentation anhand der Anforderungen der DIN EN ISO 9001:2015 erfolgen. Die ISO-Korrelationsmatrix zwischen der DIN EN ISO 9001:2008 und der neuen Norm kann die Zuordnung zu den Anforderungen erleichtern. 

Wenn betriebliche Veränderungen noch nicht oder nicht ausreichend in das QM-System integriert wurden, besteht weiterer Handlungsbedarf. 

3. Umsetzungsmaßnahmen planen 

Die Maßnahmen zur Anpassung des QM-Systems an die neue Norm sollten sorgfältig geplant werden. Falls die Anpassung einen großen Handlungsbedarf aufzeigt, sollte eine grundlegende Überarbeitung des QM-Systems und der QM-Dokumentation in Betracht gezogen werden. 

Die QM-Dokumentation kann jeder Anwender an sein Unternehmen individuell anpassen, da die DIN EN ISO 9001:2015 weder Vorgaben für die Gliederung der Dokumentation noch für die Verwendung der Normbegriffe enthält. 

4. Überarbeiten des QM-Systems

Änderungen und Ergänzungen des QM-Systems sollten etappenweise umgesetzt werden. Werden neue Prozesse eingeführt und wesentliche Prozesse verändert, müssen die notwendigen organisatorischen Veränderungen im Vorfeld vorgenommen werden. 

Die Mitarbeiter müssen rechtzeitig informiert und in der Anwendung der neuen Verfahren geschult werden. Implementierungsaudits können dabei helfen, Mitarbeiter bei der Anwendung der neuen QM-Verfahren zu unterstützen sowie aufkommende Hindernisse zu beseitigen. 

5. Wirksame Anwendung der DIN EN ISO 9001:2015 prüfen

Nach der Umsetzung aller notwendigen Maßnahmen muss die normkonforme Anwendung der DIN EN ISO 9001:2015 durch ein internes Systemaudit überprüft werden. In diesem Zuge sollte auch die Konformität der QM-Dokumente mit den Normanforderungen kontrolliert werden. 

Das Audit sollte zudem dazu genutzt werden, Ansätze für weitere Verbesserungen zu identifizieren. Nach dem Systemaudit ist es Aufgabe der Geschäftsführung das QM-System zu bewerten. 

6. Information der Zertifizierungsstelle 

Die Zertifizierungsstelle sollte über die Umstellung des QM-Systems rechtzeitig informiert werden. Die erste Zertifizierung nach der DIN EN ISO 9001:2015 kann auch während des Zertifizierungszyklus als Überwachungsaudit durchgeführt werden. 

Für den Mehraufwand zur Umstellung des Zertifizierungsverfahrens hat die Deutsche Akkreditierungsstelle (DAkkS) folgende Festlegungen getroffen: 

  • Die Auditzeiten vor Ort erhöhen sich bei einer Umstellung als Re-Zertifizierung um 10 %, mindestens aber um 0,25 Audittage. 
  • Für das Überwachungsaudit müssen Organisationen 20 % mehr Auditzeit, mindestens aber 0,5 Audittage einplanen. 

Unternehmen, die ihr QM-System nach DIN EN ISO 9001 zertifizieren lassen möchten, können aus einer Vielzahl akkreditierter Zertifizierungsstellen auswählen. Welche Zertifizierungsstellen für eine bestimmte Branche akkreditiert sind, erfahren die Unternehmen auf der Internetseite der DAkkS. 

Die Erstzertifizierung nach ISO 9001:2015

Grundsätzlich ist eine Zertifizierung von Managementsystemen nach DIN EN ISO 9001 in Deutschland nicht gesetzlich geregelt. Letztendlich bringt eine ISO-Zertifizierung jedoch Vorteile bei öffentlichen Ausschreibungen oder beim Kontakt mit Kunden, die anhand der Zertifizierung entscheiden, ob ein Unternehmen seine Anforderungen erfüllen kann. 

Erstzertifizierungen werden seit März 2017 nur noch auf Grundlage der DIN EN ISO 9001:2015 durchgeführt. 

Unternehmen, die sich zum ersten Mal zertifizieren lassen wollen, können sich mit dem Werk "Praxishandbuch Qualitätsmanagement" auf die Erstzertifizierung vorbereiten. In dem Handbuch erfahren Geschäftsführer, wie eine Zertifizierung abläuft und was die Zertifizierungsstelle prüft. Das Werk liefert außerdem einen Überblick über die alte und die neue Norm. Mit der Praxis-DVD "Qualitätsmanagement nach DIN EN ISO 9001:2015" gelingt auch die Schulung der Mitarbeiter problemlos. 

Quelle: "Praxishandbuch Qualitätsmanagement" 

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