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Zollprüfung im Unternehmen: Ablauf, Dauer und Vorbereitung

© contrastwerkstatt – stock.adobe.com

Jedes Unternehmen, das im internationalen Warenverkehr tätig ist, kann regelmäßig einer Zollprüfung unterzogen werden. Dabei untersucht das Zollamt unterschiedliche Sachverhalte, z. B. die gezahlten Einfuhrabgaben oder mögliche Schwarzarbeit im Unternehmen. Wie können sich Betriebe auf eine Zollprüfung vorbereiten, welche Unterlagen prüft der Zoll und wie lange dauert die Untersuchung?

Inhaltsverzeichnis

  1. Was ist eine Zollprüfung?
  2. Was wird bei der Zollprüfung geprüft?
  3. Wer muss eine Zollprüfung durchlaufen?
  4. Wie läuft eine Zollprüfung ab?
  5. Konsequenzen bei Verstößen
  6. Vorbereitung auf Zollprüfung
  7. Wie lange dauert die Zollprüfung?
  8. Wie oft werden Zollprüfungen durchgeführt?

Was ist eine Zollprüfung?

Der Begriff „Zollprüfung“ ist ein Sammelbegriff für verschiedene Prüfungen, bei denen Zollämter das Tagesgeschäft international tätiger Unternehmen beleuchten. Es gibt allgemeine Zollprüfungen, Außenwirtschaftsprüfungen, Außenprüfungen, Präferenzprüfungen und Prüfungen durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit. Sie unterscheiden sich hinsichtlich ihrer Themenschwerpunkte und des Ablaufs der Prüfung.

Art der Zollprüfung Was wird geprüft?
Allgemeine Zollprüfung Zahlung der erforderlichen Einfuhrabgaben (Vollständigkeitsprüfung, Prüfung der Zollnummern, Sonderzölle und Präferenzzölle, korrekter Zollwert)
Außenwirtschaftsprüfung Einhaltung der Bestimmungen des europäischen sowie deutschen Außenwirtschafts- und Exportkontrollrechts (AWG, AWV, Dual-Use-Verordnung)
Außenprüfung (= Betriebsprüfung) Steuerlich korrekte Ansetzung von in den Steuererklärungen angegebenen Einnahmen und Ausgaben
Präferenzprüfung Erfüllung der Voraussetzungen für das Ausstellen einer Präferenzbescheinigung (EUR.1, Ursprungserklärung); vorherige Ankündigung duhr das Hauptzollamt
Finanzkontrolle Schwarzarbeit Einhaltung sozialversicherungsrechtlicher Regelungen als Arbeitgeberin bzw. Arbeitgeber (im Rahmen von Schwarzarbeit, illegaler Beschäftigung und Einhaltung des Mindestlohns)

Daneben gibt es noch das sog. Monitoring. Es kann als Vorstufe der Zollprüfung angesehen werden. Hierbei prüft das Zollamt einzelne Zollabwicklungsvorgänge, die meist auf einem bestimmten Vereinfachungsverfahren (z. B. zugelassener EmpfängerVersender oder Ausführer) basieren.

Was wird bei der Zollprüfung geprüft?

Bei einer allgemeinen Zollprüfung wird untersucht, ob bereits abgeschlossene grenzüberschreitende Transaktionen eines Unternehmens den geltenden zoll- und außenwirtschaftlichen Regelungen entsprechen. Hierzu gehören insbesondere die Vorgaben des UZK und ergänzender Rechtsvorschriften. Insgesamt kann die Zollprüfung alle rechtlichen Elemente umfassen, die für die vorschriftgemäße Zoll- und Einfuhrsteuerzahlung relevant sind.

Zu den wichtigsten Prüffragen einer allgemeinen Zollprüfung gehören:

  • Wurden die korrekten Zolltarifnummern angemeldet bzw. eingereiht?
  • Sind alle infrage kommenden Drittlandlieferungen dem deutschen Zoll gemeldet worden?
  • Wurden die korrekten Zoll- und Steuerwerte angemeldet?
  • Mussten Antidumping- oder Ausgleichszölle gezahlt werden?
  • Liegen alle Dokumente vor, die für die Zollerhebung notwendig sind?

Nicht alle international tätigen Unternehmen werden im Rahmen von Zollprüfungen unter die Lupe genommen. Vielmehr beeinflussen bestimmte Faktoren die Wahrscheinlichkeit, dass das Zollamt auf einen Betrieb aufmerksam wird.

Wer muss eine Zollprüfung durchlaufen?

Grundsätzlich kann jedes deutsche Unternehmen, das am grenzüberschreitenden Güter- und Dienstleistungsaustausch beteiligt ist, einer Zollprüfung unterzogen werden. Ob und welche Unternehmen in Frage kommen, hängt insbesondere von folgenden Faktoren ab:

  • Größe und Branche des Unternehmens (z. B. Baubranche und Gastronomie bzgl. Schwarzarbeit)
  • Umfang des eigenen grenzüberschreitenden Güterverkehrs
  • Nutzung zollrechtlicher Vereinfachungsverfahren (zugelassener Ausführer, Empfänger etc.)
  • Prüfungsrelevante Tatbestände im Rahmen der Risikoanalyse des Zolls von Drittlandgeschäften

Je nachdem, welche Rahmenbedingungen ein Betrieb erfüllt, sollte er sich umfassend mit dem Ablauf einer Zollprüfung beschäftigen.

Wie läuft eine Zollprüfung ab? 

Der Ablauf einer regulären Zollprüfung ist exakt vorgegeben und wird vom Sachgebiet D (Prüfungsdienst) des zuständigen Hauptzollamts durchgeführt. Das für die Zollprüfung zuständige Hauptzollamt muss jedoch nicht zwingend dem Zollamt entsprechen, das die Prüfung angeordnet hat. Grund dafür sind entsprechende Zentralisierungen im Zoll.

In der Praxis läuft die Zollprüfung eines Unternehmens wie folgt ab:

  • Vor Beginn der Zollprüfung:
    • Das betroffene Unternehmen erhält eine schriftliche Prüfungsanordnung vom zuständigen Hauptzollamt. Dort ist festgehalten, wann die Prüfung stattfindet, welche Unterlagen vorzubereiten sind und welche Steuerarten bzw. Sachverhalte analysiert werden.
    • Das Unternehmen kann den geplanten Termin der Zollprüfung auf Antrag einmalig verschieben lassen, sofern es wichtige Gründe vorweisen kann.
  • Beginn der Zollprüfung:
    • Die Prüferin bzw. der Prüfer kommt vom zuständigen Hauptzollamt und verifiziert sich per Dienstausweis.
    • Der Beginn der Zollprüfung wird aktenkundig gemacht, um eventuelle spätere Fragen wegen Verjährung oder Hemmung eindeutig zu klären.
  • Durchführung der Zollprüfung:
    • Die Prüferin oder der Prüfer untersucht alle relevanten Geschäftsunterlagen des Unternehmens.
    • Das Unternehmen muss der prüfenden Person einen geeigneten Arbeitsplatz sowie Auskunft und Zugang zu den Unterlagen ermöglichen.
  • Ende der Zollprüfung:
    • Wird in der Zollprüfung festgestellt, dass die Besteuerungsgrundlagen des Unternehmens zu ändern sind, wird eine sog. Schlussbesprechung durchgeführt (§ 201 AO).
    • Das Ergebnis der Zollprüfung wird in einem gesonderten Prüfungsbericht festgehalten (§ 202 AO).
    • Das für die Besteuerung verantwortliche Hauptzollamt prüft den Bericht und führt ggf. entsprechende Korrekturen am Besteuerungsverfahren durch (Nacherhebungen, Erstattungen etc.).

So strikt der Ablauf der Zollprüfung vorgegeben ist, so konsequent sind auch die Folgen, wenn klar wird, dass ein Unternehmen gegen die geltenden zollrechtlichen Vorgaben verstößt.

Konsequenzen bei Verstößen

Stellt das Hauptzollamt fest, dass gegen zollrechtliche Vorgaben verstoßen wurde, also z. B. bestimmte Zölle nicht gezahlt wurden, sind ggf. Nacherhebungen und Erstattungen notwendig (§§ 328 ff. AO).

Kommt im Verlauf der Zollprüfung der Verdacht auf, dass das Unternehmen eine Straftat oder Ordnungswidrigkeit begangen hat, darf das Zollamt die betroffenen Prüfungsmaßnahmen erst weiterführen, wenn das Unternehmen über die Einleitung des Straf- oder Bußgeldverfahrens informiert wurde. Außerdem muss die Prüferin oder der Prüfer den Betrieb darüber aufklären, dass er nicht mehr dazu gezwungen werden kann, bei der Aufklärung des Sachverhalts mitzuwirken (§§ 393, 397 AO).

Bei geringfügigen Ordnungswidrigkeiten darf die Zollprüfung fortgesetzt werden, sofern keine formellen Maßnahmen eingeleitet wurden oder das Unternehmen lediglich eine Verwarnung erhalten hat. Das Unternehmen muss jedoch u. U. ein Verwarnungsgeld zahlen. Bei schwerwiegenderen Fehlern oder Unregelmäßigkeiten wird ggf. ein Straf- oder Bußgeldverfahren eingeleitet.

Zollprüfung: Verjährung

Nachzahlungen oder andere Schulden, die durch Zollprüfungen aufkommen, lassen sich nicht unbegrenzt lange einfordern. Stattdessen gelten bestimmte Verjährungsfristen für die einzelnen Tatbestände im Zollrecht. Hier ein Überblick:

Tatbestand Verjährungsfrist
Zollschulden (allgemein) 3 Jahre
Zollschulden (vorsätzliches Vergehen) 10 Jahre
Zollhinterziehung (einfach) 5 Jahre
Zollhinterziehung (besonders schwerer Fall, z. B. gewerbsmäßiger, gewaltsamer oder bandenmäßiger Schmuggel) 10 Jahre
Steuerhehlerei (einfach) 5 Jahre
Steuerhehlerei (gewerbsmäßig oder bandenmäßig) 10 Jahre
Ordnungswidrigkeiten im Zollbereich (leichtfertige Steuerverkürzung, Steuergefährdung) 5 Jahre

Um gar nicht erst eventuelle Nachzahlungen leisten zu müssen, müssen sich die zu prüfenden Unternehmen entsprechende vorbereiten.

Vorbereitung auf Zollprüfung

Hat das jeweilige Zollamt eine Zollprüfung im Unternehmen angekündigt, muss sich der Betrieb ausreichend auf die Prüfung vorbereiten. Hierfür sollte es alle Unterlagen und Dokumente vorbereiten, die in der Prüfungsanordnung gefordert werden.

Eine Optimierung der internen Prozesse kann hierbei sinnvoll sein. Insbesondere die interne Zoll- und Exportabteilung sowie die Buchhaltung sollten so strukturiert sein, dass im Arbeitsalltag alle Unterlagen, die für eine mögliche Zollprüfung relevanten sind, gesondert hinterlegt werden – idealerweise elektronisch. Außerdem empfiehlt es sich, für jeden Teilbereich eine verantwortliche Person festzulegen, die die Strukturierung dieser Unterlagen überwacht. So können Unternehmen bei Ankündigung einer Zollprüfung schnell auf die erforderlichen Dokumente zugreifen.

Darüber hinaus sollten Unternehmen den letzten Prüfungsbericht ihrer Zollprüfung noch einmal untersuchen. Damit führen sie sich mögliche Fehler aus der Vergangenheit vor Augen und wissen direkt, worauf sie bei der nächsten Zollprüfung besonders achten müssen.

→ Wie Sie sich optimal auf die nächste Zollprüfung vorbereiten, erfahren Sie im Online-Seminar „Wenn der Zollprüfer kommt – Was kann/muss ich vorbereiten?“. Jetzt anmelden!

Welche Unterlagen prüft der Zoll?

Je nach Art der Zollprüfung prüft das Zollamt unterschiedliche Dokumente. Bei einer allgemeinen Zollprüfung sind v. a. steuerrelevante Dokumente wie Rechnungen und Geschäftsberichte entscheidend, bei einer Zollprüfung auf Schwarzarbeit hingegen Unterlagen wie Arbeitsverträge oder Lohnabrechnungen.

Nachfolgend eine Übersicht mit einigen wichtigen Dokumenten, die bei einer Zollprüfung untersucht werden:

Art der Zollprüfung Dokumente und Unterlagen 
Allgemeine Zollprüfung
  • Verträge
  • Rechnungen
  • Kontoauszüge
  • Unterlagen der Lagerbuchhaltung (z. B. Zugangs-, Abgangs- und Bestandsaufzeichnungen)
  • Kalkulationen
  • Geschäftsberichte und Wirtschaftsprüfungsberichte
  • Jahresabschlüsse
Außenwirtschaftsprüfung
  • Ausfuhrvorgänge (über ATLAS-Daten) inkl. dazugehöriger Dokumente (Kundenanfragen, Versand etc.)
  • Produktstammdaten, technische Datenblätter und Warenkataloge der Produkte
  • Schriftverkehr mit dem BAFA (bzgl. Ausfuhrgenehmigungen und Allgemeiner Genehmigungen)
Außenprüfung
  • Bescheinigung über den Lohnsteuerabzug
  • Lohn- und Gehaltskonten
  • Kassenbuch
  • Sachkonten 
  • Bilanzen und Abschlussberichte
Präferenzprüfung
  • Präferenzpapiere (falls das Unternehmen in der Vergangenheit Zollermäßigungen beantragt hat)
  • Bei Eigenproduktionen: Stücklisten und Vormaterialien
  • Bei Handelswaren: Lieferantenerklärungen der Herstellerinnen und Hersteller
Zollprüfung Schwarzarbeit
  • Lohnabrechnungen (wegen Mindestlohn)
  • Arbeitsverträge
  • Verträge mit Subunternehmen
  • Nachweise zur Arbeitszeiterfassung
  • Nachweise über Meldungen zur Sozialversicherung

Wie Unternehmen mit dieser Vielzahl an zollrelevanten Dokumenten korrekt umgehen, zeigt die „Dokumentenmappe: Zoll- und Exportabwicklung“. Sie enthält Checklisten und Mustervorlagen, die die tägliche Zollabwicklung im Unternehmen erleichtern. Wie die Verantwortlichen im Betrieb die dazugehörigen Zolldokumente korrekt ausfüllen, erklärt die Software „PC-gestützte Bearbeitung komplexer Zolldokumente“.

Wie lange dauert die Zollprüfung?

Wie lange eine Zollprüfung dauert, ist nicht einheitlich festgelegt. Sie hängt v. a. von der Größe des Unternehmens ab und kann sich über wenige Tage bis hin zu mehreren Wochen strecken. Jede Zollprüfung findet während der üblichen Geschäfts- oder Arbeitszeit des Unternehmens statt.

Laut Generalzolldirektion soll sich die Zollprüfung auf das Wesentliche fokussieren und ihre Dauer auf das notwendige Maß beschränken. In seiner Prüfungsanordnung gibt das Zollamt zudem den genauen Zeitraum an, in dem die Geschäftsunterlagen des Unternehmens untersucht werden. In der Regel sind das die letzten drei Jahre.

Wie oft werden Zollprüfungen durchgeführt?

Es gibt keine festen Intervalle, zu denen eine Zollprüfung stattfindet. Daher lässt sich nicht allgemein sagen, wann oder wie oft eine Zollprüfung durchgeführt wird. Fest steht, dass sie entweder routinemäßig abgehalten werden oder wenn ein konkreter Anlass besteht, etwa wenn das Zollamt einen Verstoß gegen die zollrechtlichen Vorgaben vermutet.

Diese unangekündigten Spontanprüfungen werden nicht vorab bekannt gegeben, genauso wenig wie Zollprüfungen wegen Schwarzarbeit. Wurden in der Vergangenheit des Öfteren Verstöße im Unternehmen festgestellt, ist es wahrscheinlicher, dass das Zollamt häufiger (unangekündigte) Zollprüfungen anordnet.

→ Um jederzeit einer solchen Zollprüfung gewappnet zu sein, gibt es das Online-Seminar „Wenn der Zollprüfer kommt – Was kann/muss ich vorbereiten?“. Jetzt informieren!

Quellen: „Themenbrief Export & Zoll“, „Dokumentenmappe: Zoll- und Exportabwicklung“, zoll.de, bussgeldkatalog.org

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