Inhaltsverzeichnis
- Was versteht man unter „Workation“? – Definition
- Warum Workation? – Vor- und Nachteile
- Workation: Rechtliche Voraussetzungen
- Wer zahlt Workation?
- Workation: Wie lange?
- Wo kann man Workation machen?
Was versteht man unter „Workation“? – Definition
Der Begriff „Workation“ ist eine Zusammensetzung der zwei englischen Wörter „Work“ (Arbeit) und „Vacation“ (Urlaub). Somit ist Workation eine Form des mobilen Arbeitens, bei der Beschäftigte ihren Arbeitsort selbst bestimmen dürfen und die Arbeit mit einem Urlaub kombinieren. Die Idee dahinter ist, den Arbeitsplatz vorübergehend an einen angenehmeren Ort zu verlegen, um Beruf und Erholung miteinander zu verbinden.
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Workation gibt es sowohl für Einzelpersonen als auch für Paare oder Gruppen. So können Arbeitgeber entweder einzelne Beschäftigte oder ganze Teams per Workation in das mobile Arbeiten schicken. Wichtig ist, dass die Personen, die mit ihrem Arbeitgeber eine Workation vereinbart haben, während dieser Zeit tatsächlich arbeiten.
Damit die Workation für alle Beteiligten zufriedenstellend verläuft, müssen sowohl Arbeitgeber als auch Beschäftigte spezielle rechtliche Vorgaben beachten – insbesondere, wenn die Workation im Ausland stattfinden soll.
Ist Workation (eine) Entsendung?
Grundsätzlich handelt es sich nur um eine Entsendung, wenn sie vom Arbeitgeber ausgeht, etwa im Rahmen einer Dienstreise. Allerdings kommt der Wunsch nach einer Workation meist von Arbeitnehmerseite, sodass rein arbeitsrechtlich keine Entsendung vorliegen würde. In diesem Fall wäre z. B. die Abwicklung der Sozialversicherung wesentlich umständlicher.
Allerdings kann eine Workation laut einem Leitfaden der EU-Kommission zur Telearbeit als Entsendung im sozialversicherungsrechtlichen Sinn betrachtet werden – solange sie im EU-Ausland stattfindet. Hintergrund ist die grundlegende Freizügigkeit in der EU. Dadurch lässt sich die Sozialversicherung der betroffenen Beschäftigten für ihre Arbeitgeber leichter organisieren.
Das bedeutet jedoch auch, dass alle Workations, die außerhalb der EU stattfinden sollen, nicht als Entsendung gelten und Arbeitgeber weitere rechtliche Vorgaben beachten müssen.
Worauf es bei der Abrechnung von Beschäftigungen im Ausland ankommt, zeigt das Handbuch „Das aktuelle Reisekosten- und Bewirtungsrecht“.
Warum Workation? – Vor- und Nachteile
Gründe für eine Workation gibt es viele. Mit ihr sollen Beschäftigte neue Motivation und Energie in einer angenehmen Arbeitsatmosphäre sammeln. Davon können sowohl die Angestellten als auch ihr Unternehmen profitieren, wie folgende Tabelle erläutert:
| Vorteile von Workation | Nachteile von Workation |
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Diese Gegenüberstellung zeigt, dass eine Workation einiges an Vorbereitung benötigt und nicht in jedem Unternehmen oder für jeden Arbeitsplatz umsetzbar ist. Aber dort, wo mögliche Potenziale stecken, sollten sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer vorab über die nötigen Voraussetzungen der Workation absprechen.
Workation: Rechtliche Voraussetzungen
Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer sollten einige Voraussetzungen erfüllen, wenn sie eine Workation organisieren. Da Workation als Form des mobilen Arbeitens im Arbeitsrecht nicht eindeutig geregelt ist, können sich die rechtlichen Rahmenbedingungen je nach Betrieb unterscheiden. Hier müssen Unternehmen und Beschäftigte individuelle Lösungen finden, mit denen beide Seiten einverstanden sind. Die gefassten Beschlüsse sollten schriftlich und mit Unterschrift beider Parteien dokumentiert werden.
Grundsätzlich lässt sich sagen: Ist die Workation in Deutschland geplant, müssen Arbeitgeber nur wenige rechtliche Änderungen befolgen. Soll die Workation jedoch im Ausland stattfinden, kommen weitere Regelungen vonseiten der EU oder den jeweiligen Drittstaaten dazu.
Deshalb sollten Arbeitgeber vor einer Workation folgende Punkte genau festlegen:
- Umfang und Dauer der Workation
- Erbringung der Arbeitsleistung am Urlaubsort
- Arbeitszeit (täglich, wöchentlich etc.) und telefonische Erreichbarkeit
- Ausstattung des neuen Arbeitsplatzes (Technik, Arbeitsumgebung etc.)
- Regelung von Sozial- und Krankenversicherung, Lohnsteuer
- Notwendigkeit einer Arbeitserlaubnis, oder eines Aufenthaltstitels
Um zu bestimmten, welchen Arbeitnehmern überhaupt eine Workation zugesagt werden sollte, sollten Arbeitgeber auch bestimmte persönlichen Voraussetzungen der jeweiligen Beschäftigten prüfen.
Persönliche Voraussetzungen für Arbeitnehmer
Arbeitnehmern, die eine Workation nutzen wollen, sollten über ein ausgeprägtes Zeit- und Selbstmanagement verfügen sowie ein hohes Maß an Eigenverantwortung aufweisen. Die selbstständige Verteilung von Aufgaben und Zuständigkeiten sind insbesondere bei wechselnden Arbeitsorten essenziell, da hier die gewohnte Struktur des Betriebs fehlt. Nur wer genug Selbstdisziplin mitbringt, kann die Aufgaben auch in der Workation zufriedenstellend erledigen.
Des Weiteren sollten Beschäftigte eine gewisse Offenheit für Neues sowie Kommunikationsstärke mitbringen. Schließlich kann die veränderte Arbeitsumgebung für zahlreiche neue Eindrücke und Kontakte sorgen.
Tipp für Arbeitgeber: Mitarbeiter, die bereits im Home-Office strukturiert arbeiten, sollten diese Arbeitsweise auch im Rahmen einer Workation fortsetzen können. Haben Unternehmen demnach positive Erfahrungen mit einem Beschäftigten im Home-Office gemacht, sollte diese Person auch in der Workation weiterhin produktiv arbeiten.
Arbeitszeit und Urlaub
Je nach Vereinbarung arbeiten Beschäftigte während der Workation entweder genauso lange wie üblich oder mit weniger Wochenarbeitszeit. So ist es z. B. möglich, am Urlaubsort die regulär vereinbarte Anzahl an Werktagen zu arbeiten und den Rest der Woche den Urlaub vor Ort zu genießen. In diesem Fall müssten die Beschäftigten keinen gesonderten Urlaub beantragen.
Wollen Angestellte während der Workation weniger Wochenstunden als sonst arbeiten, müssen sie dies entweder vorab mit dem Arbeitgeber absprechen oder zusätzlichen Urlaub beantragen.
Sozialversicherung und andere Regelungen
Wollen Beschäftigte für die Workation nicht in Deutschland bleiben, sondern ins Ausland reisen, müssen Arbeitgeber besondere steuer- und versicherungstechnische Regelungen befolgen. Hier ist entscheidend, ob die Workation innerhalb oder außerhalb der EU stattfindet. Soll sie im EU-Inland durchgeführt werden, kommen meist weniger Neuerungen auf die Unternehmen zu, als wenn Beschäftigte in einem Drittstaat arbeiten wollen.
Bei Fragen rund um die Sozialversicherung können sich Arbeitgeber an die zuständigen Sozialversicherungsträger wenden (Krankenkasse, Rentenversicherung). So ist z. B. eine A1-Bescheinigung erforderlich, wenn Angestellte zeitlich begrenzt im Ausland arbeiten wollen, aber weiterhin in Deutschland sozialversichert sind. Außerdem brauchen die Betroffen ggf. besondere Aufenthaltstitel oder Arbeitserlaubnisse.
Bzgl. der Krankenversicherung verpflichtet sich Arbeitgeber nach Art. 17 SGB V zur Gewährleistung des Versicherungsschutzes der Beschäftigten und ihrer begleitenden Familienangehörigen, sofern sie die Workation genehmigen.
Auch steuerrechtlich gibt es bei einer Workation einiges zu berücksichtigen. Abhängig von der Dauer des Aufenthalts und der Art der Tätigkeit müssen sich Arbeitgeber um Punkte wie die steuerrechtliche Betriebsstätte oder eine mögliche Steuerpflicht im Ausland informieren. Dauert die Tätigkeit etwa weniger als 183 Tage an, gilt das deutsche Lohnsteuerrecht (sog. 183-Tage-Regelung).
Wer zahlt Workation?
Generell gibt es keine Verpflichtung für Unternehmen, die Kosten einer Workation für ihre Beschäftigten zu übernehmen. Daher sollten sich interessierte Arbeitnehmer frühzeitig mit ihren Arbeitgebern zusammensetzen, um mögliche Finanzierungsmodelle zu besprechen.
Allerdings kann ein Unternehmen die Workation u. U. als Betriebsausgabe von der Steuer absetzen. Das ist beispielsweise möglich, wenn ein gesamtes Team diese Art des mobilen Arbeitens nutzt und ein eigenbetriebliches Interesse vorliegt. Das Interesse sollte unbedingt dokumentiert werden, insbesondere die genaue Agenda der Workation (Inhalte, Ziele etc.). Nur wenn das Unternehmen die Workation z. B. als feste Weiterbildungsmaßnahme für eine Abteilung nachweisen kann, bestehen Chancen, die Kosten der Workation als Betriebsausgaben abzusetzen.
Worauf Unternehmen bei der korrekten Abrechnung von Reisekosten während der Workation achten müssen, zeigt das Handbuch „Das aktuelle Reisekosten- und Bewirtungsrecht“. Es liefert praktische Handlungsempfehlungen, Berechnungsbeispiele und Arbeitshilfen.
Workation: Wie lange?
Die meisten Workations haben die Dauer eines regulären Erholungsurlaubs, also etwa ein bis drei Wochen. Zwar gibt es gesetzlich gesehen keine maximale Dauer für Workations, allerdings müssen Arbeitgeber weitere arbeitsrechtliche Vorgaben beachten, falls die Workation länger als vier Wochen andauert. So greifen dann z. B. die arbeitsrechtlichen Regelungen des ausländischen Staates.
Wo kann man Workation machen?
Workation kann entweder im Inland oder im Ausland erfolgen – egal ob am Meer, in einer Ferienwohnung oder an anderen Orten. Bei der Länderwahl gibt es grundsätzlich keine Einschränkungen. Allerdings können die Zeitzonen des Ziellands eine Rolle spielen, falls z. B. wichtige Meetings live abgehalten werden sollen.
Zudem sollte der neue Arbeitsplatz der Workation bestimmte Kriterien erfüllen. Sie sind abhängig vom Tätigkeitsbereich und der Branche des Unternehmens. Daher eignet sich beispielsweise nicht immer der Strand oder ein Café für die Workation.
Insgesamt sollte der Arbeitsort der Workation mindestens folgende Punkte erfüllen:
- angemessene Arbeitsumgebung (Lautstärkepegel, Datenschutz von Geschäftsgeheimnissen usw.)
- ergonomische Ausstattung des Arbeitsplatzes (Tisch und Stuhl, Beleuchtung, Lüftung etc.)
- stabile Internetverbindung (z. B. für Videocalls mit Kollegen oder der Benutzung von internetabhängiger Software)
Gerade in größeren Städten gibt es zudem sog. Crowdworking-Spaces. Sie richten sich primär an Beschäftigte im mobilen Arbeiten und können für bestimmte Zeiträume gemietet werden.
→ Noch mehr Informationen zu flexiblen Arbeitsmethoden bietet die „Digitale Vorlagensammlung Flexible Arbeitsmodelle“. Sie enthält verschiedene Vorlagen, Muster und Checklisten zu unterschiedlichsten Arbeitsmodellen (z. B. Home-Office, Crowdworking oder Brückenteilzeit).
