Was ist ein Ausfuhrverantwortlicher? Pflichten, Aufgaben und Voraussetzungen

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Wenn ein Unternehmen genehmigungspflichtige Güter aus Deutschland exportiert, benötigt es einen Ausfuhrverantwortlichen. Dieser prüft, ob die geltenden Vorschriften zur Exportkontrolle eingehalten werden. Welchen Pflichten unterliegt ein Ausfuhrverantwortlicher und welche Voraussetzungen muss er erfüllen?

Inhaltsverzeichnis

  1. Was ist ein Ausfuhrverantwortlicher?
  2. Aufgaben eines Ausfuhrverantwortlichen
  3. Wann muss ein Ausfuhrverantwortlicher genannt werden?
  4. Voraussetzungen: Wer kann Ausfuhrverantwortlicher sein?
  5. Ausfuhrverantwortlicher: Pflichten
  6. Rechtliche Grundlagen für Ausfuhrverantwortliche

Was ist ein Ausfuhrverantwortlicher?

Bei jedem Export aus Deutschland muss das ausführende Unternehmen die geltenden Exportkontrollregeln einhalten. Dafür muss das Unternehmen bereits vor Versand die entsprechenden Ausfuhrregeln prüfen, was besonders bei genehmigungspflichtigen Gütern entscheidend ist. Hierbei hilft der Ausfuhrverantwortliche – er kennt sich mit den geltenden Exportkontrollvorschriften aus und stellt sicher, dass das Unternehmen alle rechtlichen Vorgaben beim Export genehmigungspflichtiger Waren einhält. 

Gleichzeitig ist der Ausfuhrverantwortliche persönlich dafür verantwortlich, dass das Unternehmen alle außenwirtschaftsrechtlichen Vorschriften befolgt. Um dieses Ziel zu erreichen, setzt der Verantwortliche alle erforderlichen personellen und sachlichen Maßnahmen um. Daher muss der Ausfuhrverantwortliche auch im Unternehmen Teil eines vertretungsberechtigten Organs sein.

Hält sich ein Unternehmen beim Export nicht an die geltenden Ausfuhrregelungen, indem es z. B. ungenehmigte Ausfuhren oder Technologietransfers in die Wege leitet, drohen strafrechtliche Folgen oder Bußgelder. Hier haftet der Ausfuhrverantwortliche persönlich für außenwirtschaftsrechtliche Verstöße, die durch organisatorische Fehler entstanden sind.

Ausfuhrverantwortlicher, Exportkontrollbeauftragter und Zollbeauftragter

Nicht zu verwechseln ist der Ausfuhrverantwortliche mit dem Exportkontrollbeauftragten oder dem betrieblichen Zollbeauftragten. Während der Ausfuhrverantwortliche nur bei der Ausfuhr genehmigungspflichtiger Güter erforderlich ist, kümmert sich der Exportkontrollbeauftragte um die rechtssichere Ausführung aller Exporte im Betrieb.

Für den Zollbeauftragten gibt es wiederum mehrere Bezeichnungen, darunter auch „Zollverantwortlicher“, „Zollkoordinator“ oder „Zollermächtigter“. Seine Aufgaben und Zuständigkeiten sind abhängig von der Art des Unternehmens, dem Lieferprogramm und den Exportregionen sowie der innerbetrieblichen Organisation.

Aufgaben eines Ausfuhrverantwortlichen

Der Ausfuhrverantwortliche nimmt eine zentrale Rolle bei der Exportabwicklung im Unternehmen ein. Erkennbar ist das insbesondere an seinem Aufgabenbereich, da dieser viel Verantwortung mit sich bringt.

So erfüllt der Ausfuhrverantwortliche vorrangig folgende Aufgaben:

  • Der Ausfuhrverantwortliche prüft, welche Exportregeln im Einzelfall gelten und welche Ausfuhren sich ggf. nicht durchführen lassen.
  • Er organisiert und überwacht die betrieblichen Exportkontrollmechanismen. Mit den fertigen Checklisten aus der Premium-Ausgabe des neuen Buchs „ZOLL.EXPORT Basics der Exportkontrolle“ kann er die Exportkontrolle einfacher und rechtssicher durchführen
  • Der Verantwortliche kontrolliert außerdem regelmäßig, ob die Vorgaben der innerbetrieblichen Ablauforganisation beim Export eingehalten werden.
  • Des Weiteren bringt er in Erfahrung, welche Waren nur mit besonderen Genehmigungen in ein anderes Land versendet werden dürfen. Ob bestimmte Exportwaren genehmigungspflichtig oder verboten sind, hängt insbesondere von folgenden Faktoren ab:
    • Güterart der Exportwaren
    • länderbezogene Sonderbeschränkungen (Embargos)
    • Verwendung der Güter im Bestimmungsland
    • personenbezogene Beschränkungen (Terrorlisten-Screening)
  • Daneben bestimmt der Ausfuhrverantwortliche das erforderliche Personal für die Kontrollmechanismen und beschränkt es auf qualifizierte Fachleute.
  • Er muss dafür sorgen, dass die beauftragten Mitarbeiter regelmäßig an internen oder externen Schulungen teilnehmen, um sich weiterzubilden und ihr Wissen aktuell zu halten. Hierfür eignen sich z. B. die Weiterbildungen im Bereich Zoll und Export der AKADEMIE HERKERT.
  • Der Ausfuhrverantwortliche muss den Beschäftigten Zugang zu den einschlägigen Gesetzen, Verordnungen und Bekanntmachungen ermöglichen. Dafür gibt es das Buch „Zoll & Export 2022“. Es fasst alle relevanten Vorschriften im Zoll- und Exportbereich übersichtlich in einem Werk zusammen. Außerdem erhalten Ausfuhrverantwortliche hilfreiche Handlungstipps von Experten und sehen dank einer Markierung, was sich zum neuen Jahr geändert hat.

Wann muss ein Ausfuhrverantwortlicher genannt werden?

Ein Unternehmen muss dann einen Ausfuhrverantwortlichen benennen, wenn es regelmäßig exportkontrollierte Güter ausführt. Dazu gehören v. a. Kriegswaffen und rüstungsrelevanten Gütern (auch Dual-Use-Güter). Diese Forderung ist in den Überwachungsgrundsätzen der Bundesregierung zur Exportkontrolle verankert. Betriebe, die keine oder nur selten exportkontrollierte Güter versenden, benötigen keinen gesonderten Ausfuhrverantwortlichen.

Ausfuhrverantwortlicher und BAFA

Unterliegt ein Exporteur der Pflicht zum Bestimmen eines Ausfuhrverantwortlichen, hat er dem Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) schriftlich mitzuteilen, wer der Ausfuhrverantwortliche im Betrieb ist.

Hierfür muss das Unternehmen folgende Formulare ausfüllen:

  • Formular zur Benennung eines Ausfuhrverantwortlichen (AV 1)
  • Formular zur Verantwortungsübernahme (AV 2) 

Das Formular AV 1 enthält einen auszufüllenden Antrag zum Bestimmen des Ausfuhrverantwortlichen. Die Benennung durch das Formular bleibt solange gültig, bis sie schriftlich gegenüber der BAFA widerrufen wird. Zusätzlich muss das Unternehmen einen Auszug aus dem Handelsregister an das BAFA übermitteln. 

Bei dem Formular AV 2 handelt es sich um eine gesonderte Erklärung zur Verantwortungsübernahme des Ausfuhrverantwortlichen, in der er sinngemäß folgende Punkte bestätigt:

  • Der Ausfuhrverantwortliche kennt die einschlägigen Exportkontrollvorschriften.
  • Er hat alle erforderlichen betriebsinternen Vorkehrungen getroffen, um die Vorschriften zur Exportkontrolle einzuhalten.
  • Kommt es zu einer Zuverlässigkeitsprüfung, kann sich der Verantwortliche nicht darauf berufen, die geltenden Regeln nicht zu kennen.

Das Formular AV 2 ist jeweils ein Jahr gültig. Ohne gültige Erklärung muss der Ausfuhrverantwortliche alle Einzelanträge auf Ausfuhrgenehmigung persönlich unterschreiben. Außerdem ist der Name des Verantwortlichen in allen Anträgen auf Ausfuhrgenehmigung anzugeben. 

Voraussetzungen: Wer kann Ausfuhrverantwortlicher sein?

Grundsätzlich muss der Ausfuhrverantwortliche zur oberen Leitungsebene eines Unternehmens gehören. Diese Regelung bestimmt das BAFA im Formular AV 1 und 2. Abhängig von der Rechtsform des Antragstellers muss der Ausfuhrverantwortliche einem vertretungsberechtigten Organ angehören.

Möglich sind folgende Positionen:

Rechtsform Position
AG Vorstand
GmbH Geschäftsführung
GmbH & Co. KG Geschäftsführung der Komplementär-GmbH
OHG vertretungsberechtigter Gesellschafter
KG Komplementär
GbR vertretungsberechtigter Gesellschafter
e. V. Vorstand
ausländische Rechtsform je nach Rechtsform analog zu den oben genannten Regelungen (Unternehmen muss belegen, dass die Person in der Rechtsform vertretungsberechtigt ist)

 Angestellte aus anderen Leitungsebenen dürfen nach Formular AV 1 und 2 keine Ausfuhrverantwortlichen sein.

Ausfuhrverantwortlicher: Pflichten

Jeder Ausfuhrverantwortliche unterliegt aufgrund seines Aufgabengebiets und seiner Verantwortung im Betrieb einer Vielzahl von Pflichten. Wichtig sind insbesondere folgende Punkte:

Pflicht Bedeutung
Organisationspflicht Der Ausfuhrverantwortliche muss die innerbetrieblichen Prozesse bei der Exportabwicklung so strukturieren, dass sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Hierfür muss er die Exportkontrolle im Organigramm des Unternehmens ausdrücklich benennen.
Pflicht zur Personalauswahl Er bestimmt die notwendigen Fachkräfte zur Exportkontrolle. Diese müssen eine entsprechende Qualifikation und Weiterbildungszertifikate nachweise.
Weiterbildungspflicht Alle Angestellten im Zoll- und Exportbereich des Unternehmens müssen regelmäßig an Weiterbildungen teilnehmen, auch der Ausfuhrverantwortliche selbst. Das hat der Verantwortliche zu organisieren. 
Überwachungspflicht Der Verantwortliche überwacht, ob die betriebsinternen Abläufe und Mechanismen bei der Exportkontrolle fachgerecht ausgeführt werden.

Durch diese Pflichten soll das Unternehmen sicherstellen, dass es alle geltenden Vorschriften zur Exportkontrolle im Betrieb einhält.

Rechtliche Grundlagen für Ausfuhrverantwortliche

Als rechtliche Grundlage für Ausfuhrverantwortliche gelten in Deutschland insbesondere folgende Gesetze und Verordnungen:

Das deutsche Exportkontrollrecht basiert zum Großteil auf diesen Regelwerken, mit denen sich der Ausfuhrverantwortliche auskennen muss. Zusätzlich muss er die aktuellen Güterlisten beachten, die die Güter und Technologien definieren, die das Unternehmen nur mit einer Genehmigung der Aufsichtsbehörde in Drittländer exportieren darf. Allerdings gelten solche Regelungen ggf. auch für Güter, die nicht in einer Güterliste genannt sind, wenn der Export in besonders kritische Länder erfolgt und für Militärzwecke bestimmt sind.

Außerdem muss der Ausfuhrverantwortliche für einige Dual-Use-Güter, die als nicht besonders sensibel eingestuft sind, bei Lieferungen in bestimmte Länder sog. Allgemeine Genehmigungen (AGG) beachten. Hier muss der Exporteur keine besonderen Einzelgenehmigungen beantragen, wenn er bestimmte Meldeauflagen berücksichtigt.

Daneben gibt es weitere Rechtsverordnungen, die der Ausfuhrverantwortliche und das exportierende Unternehmen u. U. berücksichtigen müssen. Dazu gehören insbesondere:

  • Anti-Folter-Verordnung
  • länder- und personenbezogene Embargoverordnungen (Sanktionslisten)

Mit der Software „Sanscreen“ können exportierende Unternehmen Personen- sowie Firmenadressen auf Sanktionslisten prüfen und halten gleichzeitig die gesetzlichen Vorschriften zur Terrorismusbekämpfung ein. 

Weitere Informationen zu wichtigen Vorschriften im Exportkontrollbereich enthält das Buch „ZOLL.EXPORT Basics der Exportkontrolle“. Damit erhalten Ausfuhrverantwortliche alle aktuellen und relevanten Vorschriften kompakt in einem Buch – inkl. Neuerungen der Dual-Use-Verordnung, die am 09.09.2021 in Kraft treten wird.

Quellen: „Themenbrief Export & Zoll“, Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA)

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