Bautagebuch führen: Vorlage für Bauleiter und Architekten

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Das Bautagebuch ist ein gängiges Mittel zur Dokumentation des Fortschritts eines Bauvorhabens. Auftraggeber nutzen das Dokument, um nach Abschluss den Bauablauf und die Vorkommnisse am Bau nachvollziehen zu können. Gleichzeitig kann das Tagebuch den Bauleiter oder leitenden Architekten im Streitfall rechtlich entlasten – vorausgesetzt, er führt es fachgerecht. Wie muss so ein Bautagebuch formal bzw. inhaltlich aussehen und wer führt es?

Inhaltsverzeichnis

  1. Was steht in einem Bautagebuch?
  2. Wie sieht ein Bautagebuch aus?
  3. Vorlage für ein Bautagebuch
  4. Sind Bautagesberichte Pflicht?
  5. Wer schreibt Bautagesbericht?
  6. Digitales Bautagebuch durch Software und Apps

Was steht in einem Bautagebuch?

Für das Bautagebuch füllt der Bauleiter bzw. überwachende Architekt einzelne Tagesberichte aus. Sie helfen ihm, die wesentlichen Einzelheiten des Baugeschehens zeitlich genau und beweiskräftig zu dokumentieren. Das nützt ihm bei der späteren Bauabnahme, falls der Auftraggeber Baumängel o. ä. beanstandet. Die Inhalte des Bautagebuchs kann der Bauleiter selbst bestimmen. Sie sollten jedoch das gesamte Geschehen auf der Baustelle abbilden und zuverlässig sowie beweiskräftig schildern.

Um dieses Ziel zu erreichen, sollten in den Tagesberichten mindestens folgende Punkte enthalten sein:

Übergabe der Ausführungsunterlagen
Arbeitskräfte (getrennt nach Qualifikation) und eingesetzte Maschinen
Leistungen der ausführenden Unternehmen
Materiallieferungen
Witterungsverhältnisse/klimatische Bedingungen
besondere Vorkommnisse auf der Baustelle
Arbeitsbehinderungen und Behinderungsanzeigen
Überprüfungen und Beanstandungen, festgestellte Mängel
 Art und Zeitpunkt der Beseitigung von Beanstandungen/Baumängeln
Baustellenprotokolle, Inhalt und Ergebnisse von Gesprächen mit Beteiligten am Bau

Insbesondere bei größeren Bauvorhaben sollten Auftraggeber und Bauleiter vertraglich festhalten, welche Inhalte und Form das Bautagebuch aufweisen soll.

Wie sieht ein Bautagebuch aus?

Laut HOAI gibt es keine bestimmte Schriftform für Bautagebücher. Anlage 10 Leistungsphase 8e) der Ordnung schreibt vor, dass der Bauleiter selbst entscheiden kann, in welcher Form er das Bautagebuch führen will – analog, digital oder EDV-gestützt. Hierbei kann das Dokument auch Fotos, Videos oder andere Aufzeichnungen enthalten. Allerdings ist bereits in vielen Bauverträgen die Form des Bautagebuchs festgelegt.

Um sich die Baudokumentation zu erleichtern, ist es in jedem Fall ratsam, einheitliche Dokumente zu nutzen, z. B. auf Basis entsprechender Vorlagen.

Vorlage für ein Bautagebuch

Wie ein Bautagebuch aussehen kann, zeigt unsere Vorlage „Bautagebuch“ – inklusive einem Muster für einzelne Tagesberichte. Die Vorlage macht deutlich, welchen formellen Aufbau das Bautagebuch haben sollte, welche Inhalte für die Dokumentation wichtig sind und mit welchen Folgen Bauleiter sowie Bauherren rechnen müssen, wenn sie ihrer Verpflichtung zur Dokumentation nicht nachkommen.

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Weitere hilfreiche Vorlagen und Muster bietet das „Formular-Paket für Bauleiter“. Es enthält Checklisten, Protokollvorlangen, Musteranschreiben sowie Verträge für die Bauleitung, z. B. zum Bauvertrag nach VOB und BGB, aber auch zu Themen wie Bauüberwachung und Bauleiterbestellung.

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Wenn es sowohl bei der Form als auch bei den Inhalten des Tagebuchs größere Freiheiten gibt, stellt sich häufig die Frage: Ist das Führen eines Bautagebuchs überhaupt verpflichtend?

Sind Bautagesberichte Pflicht?

In bestimmten Fällen, ja – das ist abhängig von der vertraglichen Vereinbarung zwischen Bauleiter und Auftraggeber. In jedem Fall muss der Bauablauf im Allgemeinen dokumentiert werden (siehe Anlage 10 LPH 8e) HOAI). Um dieser Pflicht nachzukommen, ist beispielsweise das Führen eines Bautagebuchs mit entsprechenden Tagesberichten möglich. Es sind jedoch ebenso andere Arten der Baudokumentation zulässig. Auch nach Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen – Teil B (VOB/B) gibt es keine Pflicht zum Bautagebuch. Wenn jedoch im Bauvertrag vereinbart wurde, dass der Bauherr seine Leistungen gem. § 15 Abs. 2 HOAI erbringt, muss er zwingend ein Bautagebuch führen.

Die Bautagesberichte muss der Bauleiter zwar nicht zwingend jeden Tag ausfüllen. Meist reicht es aus, wenn er sie anhand des Rhythmus pflegt, der sich aus seiner Überwachungspflicht ergibt. Allerdings sollte der Bauleiter das Bautagebuch im eigenen Interesse stets gewissenhaft führen, da ihm bei nicht ordnungsgemäßer Führung rechtliche Konsequenzen drohen.

Was passiert, wenn der Bauleiter das Tagebuch nicht ordnungsgemäß führt?

Das Führen des Bautagebuchs ist eine Hauptleistungspflicht des Bauleiters bzw. überwachenden Architekten. Daher kann der Auftraggeber dessen Honorar kürzen, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:

  • Das Bautagebuch wurde gar nicht oder nicht ordnungsgemäß geführt.
  • Der Auftraggeber hat vor der Honorarkürzung eine gesetzliche Nacherfüllungsfrist gewährt.
  • Die Nacherfüllung ist jedoch nicht mehr möglich.

Um zu wissen, um wie viel das Honorar gekürzt werden kann, sind einschlägige Honorarermittlungstabellen (z. B aus der HOAI) geeignet.

Neben der Honorarminderung muss der Bauleiter bei Vernachlässigung seiner Hauptleistungspflicht ggf. mit persönlichem Schadensersatz rechnen. Diese Regelung gilt, wenn der Auftraggeber im vollen Umfang beweisen kann, dass durch eine Schlechtleistung ein Schaden am Objekt entstanden ist. Das Bautagebuch hat somit Beweisfunktion. Des Weiteren hat der Auftraggeber das Recht, jederzeit das Bautagebuch einzusehen und darf eine Kopie verlangen.

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Jeder Bauleiter bzw. Architekt sollte das Bautagebuch gewissenhaft führen. Ansonsten drohen ihm im Schadensfall rechtliche Konsequenzen von Seiten des Auftraggebers.
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Wer schreibt Bautagesbericht?

Nach HOAI ist für das Schreiben des Bautagesberichts der Bauleiter bzw. bauaufsichtsführende Architekt zuständig. Er muss sowohl das Bautagebauch als Ganzes wie auch die einzelnen Tagesberichte führen. Er hat den genauesten Überblick über den aktuellen Stand des Bauvorhabens und den Fortschritt, der am Ende des Tages erreicht wurde.

Insbesondere bei größeren Bauvorhaben müssen häufig auch die ausführenden Unternehmen ein Bautagebuch führen. Doch selbst in diesem Fall muss der Bauleiter bzw. Architekt weiterhin sein eigenes Dokument schreiben. Hintergrund hierfür ist, dass die Bauskripte der Unternehmen andere Punkte beinhalten als die des Bauleiters. Während letzterer das gesamte Bauobjekt in seinem Tagebuch beschreibt, tragen die Unternehmer lediglich Angaben zur Ausführung ihrer eigenen Bauleistung ein.

Digitales Bautagebuch durch Software und Apps

Digitale Bautagebücher mithilfe von Software oder Apps zu erstellen gewinnt immer stärker an Zuwachs. Mithilfe der digitalen Lösungen sollen sich Bauleiter die Dokumentation der Baustellenberichte vereinfachen und Zeit sparen. Die Dokumentation kann direkt auf der Baustelle oder am Computer im Büro erfolgen. Gleichzeitig hat der Bauleiter, wie beim gedruckten Bautagebuch, ein Beweismittel vorliegen, falls es zu Rechtsstreitigkeiten mit dem Auftraggeber kommen sollte.

Dennoch kann es hilfreich sein, sich erst einmal darüber zu informieren, welche Formate es für digitale Bautagebücher gibt.

Welche Formate gibt es?

Für digitale Bautagebücher gibt es derzeit insbesondere folgenden Angebotsformen auf dem Markt:

  • als App auf dem Smartphone oder Tablet
  • als Software/Programm auf dem PC
  • eigene mobile Erfassungsgeräte (mit Akku oder Batterie)
  • Cloud-Applikationen

Neben den Formaten gibt es weitere Aspekte, auf die Bauleiter und leitende Architekten achten sollen, wenn sie eine digitale Baudokumentation nutzen wollen.

Worauf müssen Bauleiter bei digitalen Bautagebüchern achten?

Aspekt Beschreibung
allgemeine Anforderungen

Das digitale Bautagebuch sollte einige grundlegende Anforderungen erfüllen. Dazu gehören insbesondere diese Eigenschaften:

  • intuitive Bedienung
  • einfache Strukturierung
  • praxisorientierte Details und Funktionen
Zielgruppe und Nutzer

Bevor sich der Bauleiter für einen konkreten Anbieter entscheidet, sollte er prüfen, an welche Zielgruppe sich das jeweilige Angebot richtet. Zwar ist der Großteil an Apps, Software und CO. an leitende Bauplaner angepasst, es gibt jedoch bereits auch einige Angebote, z. B. für ausführende Bauunternehmen.

Abhängig von der Zielgruppe unterscheiden sich ggf. die Inhalte und Funktionen der digitalen Formate.

Internetverbindung notwendig Bei Apps sollten Bauleiter darauf achten, dass die wichtigsten Funktionen auch offline funktionieren, also ohne eine intakte Internetverbindung. Vor allem auf Baustellen ist nicht immer eine stabile Verbindung gewährleistet.

Gut zu wissen: Es gibt ebenso bereits eigene Angebote, die speziell angepasst sind auf das Erfassen, Dokumentieren und Verwalten von Baumängeln und ihrer Beseitigung (Mängelmanagement).

Aber welche Vorteile bietet ein digitales Bautagebuch verglichen mit der analogen Variante?

Vorteile eines elektronischen Bautagebuchs

• Digitale Vor-Ort-Erfassung vereinfacht Dokumentation

Wenn der Bauleiter sein Tagebuch digital auf dem Smartphone oder Tablet mit sich führt, kann er unmittelbar vor Ort neue Informationen zum aktuellen Baugeschehen ergänzen. Dadurch hat er weniger Aufwand, als wenn er nachträglich Notizen und Dokumente im analogen Tagebuch zusammentragen muss.

Falls Fotos oder Videos in das Tagebuch eingebaut werden sollen, können auch sie in einer digitalen Anwendung oft unkomplizierter integriert werden als bei einer analogen Lösung. So lassen sich auch digitale Baupläne oder gescannte Lieferprotokolle leichter einfügen.

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Eine immer gebräuchlichere Alternative zum haptischen Bautagebuch: Eine digitale Lösung. Mithilfe von Software, Apps oder eigenen mobilen Erfassungsgeräten lassen sich die Tagesberichte elektronisch verfassen.
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• Automatisch ergänzte Daten sparen Zeit

Beim digitalen Bautagebuch muss der Nutzer die Projektdaten (einzelne Bauleistungen, beteiligte Firmen und Personen, etc.) nicht mehr in jedem Tagesbericht neu eingeben, sondern kann auf die im System hinterlegten Daten zurückgreifen. Sie werden vom Programm meist automatisch in den jeweiligen Bericht übernommen und sparen damit Zeit bei der Baudokumentation.

Eine integrierte Suchfunktion ist ebenfalls hilfreich, wenn eine bestimmte Bauleistung oder Baufirma gesucht wird.

• Spezifische Daten im Bautagebuch hinterlegen

Der Bauleiter kann in der App oder Software neben den allgemeinen Daten auch unternehmens- oder projektspezifische Informationen hinterlegen. Dazu gehören z. B. Daten zu Arbeitskräften, Witterungsverhältnissen oder Materialeinsatz. Da auch diese Daten meist automatisch im Bautagesbericht ergänzt werden, spart sich der Verfasser auch hier wieder Zeit und Nerven.

• Durchgängige Datennutzung

Wenn das Modul in eine der folgenden Modelle eingebunden ist, lassen sich die Daten durchgängig nutzen:

  • Büro- und Projektmanagement (BMSP)
  • internetbasiertes Projektmanagement (IBPM)
  • AVA-Software

Damit können Auftraggeber und Bauleiter die Daten auch nach Fertigstellen des Bauvorhabens nutzen, z. B. für das Nachverfolgen von Baumängeln oder das Planen der Bauzeiten.

Das elektronische Bautagebuch zeigt, dass die Digitalisierung auch im Bauwesen immer weiter voranschreitet. Genauso kontinuierlich verändern sich die Technik und rechtlichen Vorgaben für Bauleiter. Um keine wichtigen Neuerungen zu verpassen, gibt es den Informationsdienst „Der Bauleiter“. Mit dem Infodienst erhalten Bauleiter speziell zugeschnittene Arbeitshilfen, die sie als Verantwortliche auf der Baustelle brauchen. Zehn Ausgaben im Jahr liefern praxisnahe Beiträge aus den Bereichen Baurecht, Bautechnik und Management.

Quellen: „Der Bauleiter“, Ausgabe Februar 2019

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