Exportkontrollbeauftragter im Unternehmen: Aufgaben, Rechtsgrundlage und Abgrenzung zum Ausfuhrverantwortlichen

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Jeder Exportvorgang im Unternehmen unterliegt geltenden Regelungen. Kommt es zu einem Verstoß, drohen teils hohe Bußgeldstrafen. Um sicherzustellen, dass alle Ausfuhren rechtssicher abgewickelt werden, kann das Unternehmen einen Exportkontrollbeauftragten bestimmen. Er berichtet meist direkt an die Geschäftsleitung oder den Ausfuhrverantwortlichen. Aber sind Betriebe grundsätzlich dazu verpflichtet, einen Exportkontrollbeauftragten zu bestellen und welche Aufgaben übernimmt er?

Inhaltsverzeichnis

  1. Was ist ein Exportkontrollbeauftragter?
  2. Was macht ein Exportkontrollbeauftragter? – Aufgaben
  3. Welche Voraussetzungen muss der Beauftragte erfüllen?
  4. Ist ein Exportkontrollbeauftragter Pflicht im Unternehmen?
  5. Wie haftet ein Exportkontrollbeauftragter?
  6. Exportkontrollbeauftragter: Rechtsgrundlage

Was ist ein Exportkontrollbeauftragter?

Der Exportkontrollbeauftragte ist dafür zuständig, dass alle geplanten Exporte eines Unternehmens die geltenden rechtlichen Vorgaben einhalten. Um das zu gewährleisten, prüft der Beauftragte die Ausfuhrregeln jedes Exportvorgangs im operativen Tagesgeschäft.

Häufig gibt es eine eigene Abteilung, die die Exportkontrolle überwacht. Der Exportkontrollbeauftragter fungiert meist als Leiter dieser Abteilung und hat eigene Beschäftigte unter sich, die ihn bei seinen Aufgaben unterstützen. Gleichzeitig besteht eine solche Abteilung i. d. R. unter fachlicher und disziplinarischer Aufsicht des Ausfuhrverantwortlichen. Er erteilt dem Exportkontrollbeauftragten und seinen Mitarbeitern die notwendigen Rechte.

Aber inwiefern unterscheiden sich diese Positionen voneinander?

Unterschied zwischen Exportkontrollbeauftragter und Ausfuhrverantwortlicher

Ein Ausfuhrverantwortlicher ist notwendig, wenn genehmigungspflichtige Güter exportiert werden sollen. Im Gegensatz dazu ist der Exportkontrollbeauftragte für die rechtssichere Ausführung aller Exporte im Unternehmen zuständig. Während der Ausfuhrverantwortliche i. d. R. nicht im operativen Tagesgeschäft eingebunden ist, übernimmt der Exportkontrollbeauftragte genau diese Aufgabe.

Außerdem muss das Unternehmen dem „Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle“ (BAFA) ausdrücklich mitteilen, wer der betriebliche Ausfuhrverantwortliche ist. Beim Exportkontrollbeauftragten entfällt diese Pflicht.

Des Weiteren muss der Ausfuhrverantwortliche zur oberen Leitungsebene im Betrieb gehören, z. B. als Vorstand in einer AG oder als Geschäftsführer in einer GmbH. Somit steht er hierarchisch über dem Exportkontrollbeauftragten. Zwar kann der Verantwortliche seine Aufgaben nicht delegieren. Er kann jedoch entsprechende innerbetriebliche Strukturen schaffen, die dafür sorgen, dass die Exportregeln bei jeder Ausfuhr eingehalten werden. Hierzu wird meist ein Exportkontrollbeauftragter bestimmt.

Neben diesen beiden Positionen gibt es auch noch den betrieblichen Zollbeauftragten.

Exportkontrollbeauftragter und Zollbeauftragter

Der Zollbeauftragte ist für einzelne Bewilligungen und Zertifizierungen verantwortlich. Er kann gleichzeitig Exportkontrollbeauftragter sein, allerdings ist seine Bezeichnung kein festgelegter Begriff. So kann er auch als „Zollverantwortlicher“, „Zollkoordinator“ oder „Zollermächtigter“ im Unternehmen agieren.

Hinzu kommt, dass der Zollbeauftragte keine gesetzlich vorgeschriebenen Funktionen, Rechte und Pflichten hat. Vielmehr legt jedes Unternehmen diese Punkte selbst fest – meist in Abhängigkeit von der Art und innerbetrieblichen Organisation.

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Neben dem Exportkontrollbeauftragten gibt es den Zollbeauftragten und den Ausfuhrverantwortlichen. Sie alle tragen Verantwortung für die fachgerechte Exportabwicklung in ihrem Unternehmen, unterscheiden sich jedoch in ihren Befugnissen und Pflichten.
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Was macht ein Exportkontrollbeauftragter? – Aufgaben

Grundsätzlich prüft der Exportkontrollbeauftragte, welche Exportregeln das Unternehmen bei einer geplanten Ausfuhr einhalten muss und ob es sich an die Vorgaben hält. Stellt er einen Verstoß gegen zollrechtliche Vorschriften fest, stoppt er die laufenden Exportvorgänge. Hierfür muss ihm der Ausfuhrverantwortliche ein abteilungsübergreifendes Stopp- und Weisungsrecht erteilen.

Außerdem untersucht der Beauftragte, welche Lieferungen gar nicht oder nur mit besonderen Genehmigungen durchgeführt werden dürfen, z. B. ein Großteil der Dual-Use-Güter. Um festzustellen, welche Güter eine solche Genehmigung benötigen, sollte der Exportkontrollbeauftragte insbesondere folgende Kriterien prüfen:

  • Güterart
  • Verwendung im Bestimmungsland
  • Sonderbeschränkungen (Embargos)
  • personenbezogene Beschränkungen (Terrorlisten-Screening)

Als zentrale Genehmigungsstelle für industriell-gewerbliche Produkte in Deutschland gilt das BAFA. Es unterliegt dem Bundeswirtschaftsministerium und erteilt entsprechende Sondergenehmigungen an Exportunternehmen. Für einige Güter, die als nicht besonders sensibel eingestuft sind, gibt es gesonderte Allgemeine Genehmigungen (AGG).

Neben der Prüfung der geplanten Ausfuhren hat ein Exportkontrollbeauftragter v. a. folgende Aufgaben und Funktionen:

  • Als Ansprechperson für Behörden (Zoll, Ausfuhr- und Ausgangszollstelle, BAFA etc.) und Dienstleister (Spediteure, Verlader, etc.) fungieren
  • Außenhandelsrechtliche Klassifizierung der exportierten Güter bestimmen (anhand der Ausfuhrlisten- und Zolltarifnummern)
  • Sanktionslistenprüfungen durchführen
  • Notwendige Genehmigungen für die Zollabwicklung beantragen
  • Ausfuhr­anmeldungen und Begleitpapiere anfertigen
  • Ablaufende Fristen kontrollieren
  • Artikel- und Materialstämme pflegen

Welche Voraussetzungen muss der Beauftragte erfüllen?

Zwar gibt es keine gesetzlich vorgeschriebenen Voraussetzungen, die ein Exportkontrollbeauftragter erfüllen muss. Dennoch sollten Entscheidungsträger auf folgende Punkte achten, um zu beurteilen, ob eine Person die erforderlichen Kompetenzen eines Exportkontrollbeauftragten erfüllt:

  • Er sollte die gesetzlichen Regeln und innerbetrieblichen Verwaltungsprozesse bei der Exportabwicklung kennen. Auch über aktuelle Änderungen sollte er auf dem Laufenden bleiben.
  • Er sollte aufgeklärt sein über die Haftung und juristische Konsequenzen bei Fehlverhalten.

Darüber hinaus sollten Unternehmen ihrem Exportkontrollbeauftragten regelmäßig Weiterbildungsangebote zukommen lassen. Interessante Schulungen bieten z. B. die Seminare und E-Learnings der AKADEMIE HERKERT.

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Da der Exportkontrollbeauftragte große Verantwortung für das Unternehmen trägt, sollte er gewisse Kompetenzen und Erfahrung aufweisen. Nur so schafft er es, die täglichen Herausforderungen in der Exportkontrolle zu meistern.
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Ist ein Exportkontrollbeauftragter Pflicht im Unternehmen?

Nein, es gibt für Unternehmen keine gesetzliche Pflicht zur Bestellung und Ernennung eines Exportkontrollbeauftragten. Im Gegensatz zum Ausfuhrverantwortlichen muss er auch nicht gegenüber dem BAFA ausdrücklich benannt werden. 

Dennoch ist es für ein international tätiges Unternehmen sinnvoll, einen eigenen Exportkontrollbeauftragten zu bestimmen. Da die Geschäftsleitung von der Zollverwaltung verpflichtet wird, muss sie geeignete Maßnahmen treffen, um für die Einhaltung der zollrechtlichen Vorschriften zu sorgen. Eine Maßnahme kann die Bestellung eines Exportkontrollbeauftragten sein. 

Allerdings kommt ein Unternehmen damit nicht nur seiner zollrechtlichen Pflicht nach. Der Exportkontrollbeauftragten kann im Ernstfall das gesamte Unternehmen vor solchen Risiken und Gefahren schützen, die bei Verletzen oder Missachten der Exportregeln drohen. Daher ist es meistens ratsam, einen solchen Beauftragten zu benennen.

Wie haftet ein Exportkontrollbeauftragter?

Der Exportkontrollbeauftragte haftet grundsätzlich nicht persönlich, da er nicht zur Leitungsebene des Unternehmens gehört und dem Ausfuhrverantwortlichen unterstellt ist – dieser haftet hingegen persönlich. Gibt es keinen Ausfuhrverantwortlichen im Unternehmen, haftet der leitende Geschäftsführer bzw. Vorstand persönlich. Der Exportkontrollbeauftragte ist lediglich ein ausführendes Organ im Auftrag der Geschäftsleitung bzw. des Ausfuhrverantwortlichen. Allerdings kann auch er haftbar gemacht werden, wenn er grob fahrlässig oder vorsätzlich handelt.

Dennoch ist für Exportkontrollbeauftragte wichtig zu wissen: Verstößt ein Unternehmen gegen das Exportkontrollrecht, drohen teils hohe Straf- oder Bußgelder. Hierbei müssen insbesondere die Geschäftsleitung oder andere verantwortliche Organe haften, je nach Rechtsform des Betriebs. Häufige Ursachen für Straf- oder Bußgelder sind z. B. ungenehmigte Ausfuhren oder Technologietransfers.

Die Höhe der Bußgelder richtet sich nach dem Tatvorwurf und seiner Schwere. So sind etwa folgende Strafen möglich:

Strafbestand Bußgeld
Verletzung der Aufsichtspflicht mindestens 5.000 Euro
leichtfertige Steuerverkürzung bis zu 50.000 Euro
in schweren Fällen bis zu 500.000 Euro

Wichtig zu wissen: Bei inkorrekten Zollabwicklungen wird den Unternehmen oftmals eine Steuerverkürzung vorgeworfen. Solche Vorwürfe führen in der Praxis besonders häufig zu Bußgeldverfahren.

Exportkontrollbeauftragter: Rechtsgrundlage

In seiner Arbeit als Exportkontrollbeauftragter muss er die einschlägigen Regelwerke kennen und anhand derer prüfen, ob sein Unternehmen die darinstehenden Anforderungen bei der Exportabwicklung einhält. Wichtig sind hierbei insbesondere:

Sie bilden die wesentliche Grundlage des Exportkontrollrechts und somit auch die Basis für die Arbeit des Exportkontrollbeauftragten. Darüber hinaus sollte der Beauftragte noch weitere Regelungen kennen, wie z. B.:

  • zusätzliche Rechtsverordnungen (Lieferkettengesetz, Anti-Folter-Verordnung etc.)
  • länder- und personenbezogene Embargoverordnungen der EU
  • Güterlisten (auch Dual-Use-Güter)

Diese Rechtsgrundlagen sind v. a. von der Güterart und dem Bestimmungsland abhängig. Daher muss der Exportkontrollbeauftragter vor jeder Ausfuhr prüfen, welche Gesetze und Verordnungen für den geplanten Export wichtig sind. Eine Übersicht mit allen wichtigen Rechtsgrundlagen erhalten Exportkontrollbeauftragte mit dem Buch „Zoll & Export 2022“. Es richtet sich speziell an Mitarbeiter der Zoll- und Exportabteilungen – dazu gehört auch der Exportkontrollbeauftragte –  und enthält eine Zusammenfassung aller relevanten Vorschriften für das Jahr 2022.

Weitere Unterstützung erhalten Beschäftigte im Zoll- und Exportbereich mit dem Buch „ZOLL.EXPORT-Spezial: Basics der Exportkontrolle“. Es erklärt Schritt-für-Schritt, wie eine fachgerechte Exportkontrolle abläuft und hilft Unternehmen, die rechtlichen Vorgaben unkompliziert in die Praxis umzusetzen.

Quellen: „Themenbrief Export & Zoll“, „ZOLL.EXPORT-Spezial: Basics der Exportkontrolle

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