Verbandbuch: Datenschutz bei Dokumentation von Erste-Hilfe-Maßnahmen beachten

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Um Maßnahmen der Ersten Hilfe ordnungsgemäß zu dokumentieren, sind Unternehmen verpflichtet, ein Verbandbuch zu führen. In vielen Fällen liegt das Verbandbuch gleich neben oder im Verbandskasten, sodass jeder Mitarbeiter die personenbezogenen Daten einsehen kann. Das verbietet die europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Wie geht also die Dokumentation der Ersten Hilfe datenschutzkonform?

 

Definition: Verbandbuch 

Ein Verbandbuch ist eine Dokumentation, in der jede Erste-Hilfe-Maßnahme festgehalten wird, die in Betrieben, Behörden, Schulen und Kindertagesstätten geleistet wurde. Das Verbandbuch ist vertraulich zu behandelt. 

Verbandbuch ist für jedes Unternehmen Pflicht

Die Berufsgenossenschaften (DGUV Vorschrift 1) schreiben vor, dass jede Erste-Hilfe-Leistung dokumentiert werden und die Dokumentation mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden muss. Deshalb liegen in den Unternehmen Verbandbücher aus. Wer diese Verbandbücher füllen darf und wer nicht, ist in der DGUV dagegen nicht geregelt.

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Erste-Hilfe-Meldeblock

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In der Praxis läuft die Meldung eines kleinen Arbeitsunfalls folglich oft so ab: Ein Beschäftigter schneidet sich mit Papier in den Finger, geht zum Verbandskasten, holt sich ein Pflaster und trägt den Vorfall direkt in das ausliegende Verbandbuch ein. In diesem notiert er folgende Informationen: 

  • Name der verletzten Person 
  • Datum und Uhrzeit 
  • Ort (Unternehmensteil) 
  • Unfallhergang 
  • Art und Umfang der Verletzung bzw. Erkrankung 
  • Name der Zeugen 
  • Art und Weise der Erste-Hilfe-Maßnahmen 
  • Name des Ersthelfers/ der Ersthelferin 

Bei diesen Angaben handelt es sich nicht nur um personenbezogene Daten des Verletzten, sondern um besondere personenbezogene Daten, zu denen Gesundheitsdaten gezählt werden. Aufgrund ihrer hohen Schutzbedürftigkeit dürfen diese Daten nur unter strengen Voraussetzungen verarbeitet werden. Im Rahmen des Beschäftigtenverhältnisses erlaubt das Datenschutzrecht die Verarbeitung personenbezogener Daten, wenn der Arbeitgeber nur dadurch seine Pflichten gemäß Arbeitsrecht erfüllen kann.  

Das ist dann der Fall, wenn der Arbeitgeber krankheitsbedingte Fehlzeiten melden muss. Aber auch für den Arbeitnehmer ist die Verarbeitung dieser Daten von Vorteil, wenn er aufgrund des Arbeitsunfalls Leistungsansprüche gegenüber dem Träger der gesetzlichen Unfallversicherung durchsetzen will. 

Verbandbuch: Datenschutz muss eingehalten werden

Die Gesundheitsdaten dürfen also weiterhin dokumentiert werden, jedoch ist das in Form eines klassischen Verbandbuchs nicht mehr datenschutzkonform. Und schon gar nicht, solange dieses offen herumliegt und jeder Mitarbeiter die Gesundheitsdaten der Kollegen einsehen kann. Zwar fordert auch die DGUV, die Daten vertraulich zu behandeln, doch mit der DSGVO kommen empfindliche Strafen auf die Unternehmen zu, wenn sie sich an diese Vorgabe nicht halten. 

Folglich sollte das Verbandbuch nur dort lagern, wo nur zwingend berechtigte Personen Zugriff darauf haben. Das setzt gleichzeitig voraus, dass dieser Raum immer mit einem/einer Berechtigten besetzt sein muss. 

Einfacher ist es, künftig das Verbandbuch durch einen Meldeblock zu ersetzen. So wird jeder Arbeitsunfall auf einer separaten Seite dokumentiert, die einfach herausgetrennt werden kann. Die personenbezogenen Daten werden somit vertraulich behandelt, weil sie für den Nächsten nicht mehr einsehbar sind. Eine geeignete Vorlage bietet der Formularsatz „Erste-Hilfe-Meldeblock“, der einfach neben dem Verbandskasten ausgehängt/ausgelegt werden kann. 

Sinnvoll ist es zudem, einen verschlossenen Briefkasten zu integrieren, in den Mitarbeiter die Seiten hineinwerfen können, falls die zur Einsicht berechtigte Person krank, im Urlaub etc. ist.  

Quelle: Forum Verlag Herkert GmbH 

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